Welcome to the Jungle aide les entreprises à attirer les talents grâce à la marque employeur et à une plateforme de recrutement moderne, proposant des profils d’entreprise complets et du contenu carrière inspirant. Leurs outils de recrutement connectent les bonnes entreprises aux bons candidats en mettant en valeur ce qui compte vraiment : les personnes qui se cachent derrière.
Types d’outils utilisés
IA / Productivité, Collaboration, Analyse de données, Recherche et tests UX, Gestion de projet
Avant Najar
70 % des achats effectués au prix catalogue
Suivi manuel des contrats dans des tableurs
Approbations prenant 1 à 2 mois, souvent floues ou bloquées
Approbations dispersées entre fils Slack et chaînes d’e-mails
Factures difficiles à rapprocher du budget à cause des alias fournisseurs, faisant perdre des heures à la Finance
Plus de 300 outils SaaS, avec une supervision et une stratégie limitées
Après Najar
406 000 € économisés sur 2 ans grâce à des négociations expertes
Alertes automatiques de renouvellement et vue consolidée des échéances
Temps moyen entre la demande et l’approbation 5× plus rapide, avec une responsabilité clairement définie
Workflows clairs et parallèles : Finance, Juridique et IT voient tous le statut au même endroit
L’expertise des acheteurs IT clarifie les alias fournisseurs, permettant à la Finance d’aligner plus rapidement les factures sur les bons budgets
Évaluations stratégiques et recommandations pour éviter les redondances
Une équipe en forte croissance avait besoin d’un processus Achats à la hauteur de son rythme
Avant de collaborer avec Najar, Welcome to the Jungle avait une approche des achats à la fois flexible mais dispersée. Les responsables de département géraient leurs achats de manière indépendante, souvent par carte bancaire, et les processus variaient selon l’urgence ou la personne en charge. Cette méthode favorisait la rapidité, mais posait des problèmes de gouvernance, de visibilité et de contrôle des coûts. De plus, il n’existait aucun cadre centralisé pour les appels d’offres ou les négociations.
“Eh bien, c’est arrivé, malheureusement, nous avons fini par payer les prix catalogue. Tout dépendait vraiment de la personne qui effectuait l’achat. Si le demandeur avait de l’expérience en négociation, il s’en chargeait. Mais je dirais qu’environ 70 % du temps, il n’y avait tout simplement aucune négociation.”
Les gros contrats arrivaient jusqu’à l’équipe dirigeante, mais les plus petits passaient souvent sous le radar, entraînant des choix de fournisseurs incohérents et un manque de comparaison des offres. Les contrats étaient suivis dans un outil, mais celui-ci n’était pas configuré pour gérer efficacement les renouvellements ou la répartition des responsabilités. Avec les changements de rôles, certains fournisseurs contactaient les mauvaises personnes, ce qui provoquait parfois des renouvellements accidentels. La Finance, de son côté, avait du mal à rapprocher les factures des bons budgets. Les fournisseurs facturaient souvent via leurs sociétés mères (comme Salesforce pour Slack), rendant l’allocation des coûts difficile sans l’aide de l’IT.
Des enjeux de sécurité aux défis de l’alignement inter-équipes
La volonté de formaliser le processus Achats est née des risques liés à la sécurité. Comme l’explique le Responsable IT & Sécurité :
“Il n’y avait aucun contrôle. Aucune validation n’empêchait l’ajout de logiciels potentiellement problématiques, interconnectés ensuite avec le reste de notre système d’information.”
L’équipe IT a pris les choses en main et est repartie de zéro, mais aligner l’IT, la Finance et le Juridique a pris du temps, il fallait trouver le bon équilibre entre conformité, contrôle budgétaire et protection des données. Ils ont tenté de créer un workflow basé sur Jira. Excellent pour la gestion de tickets, mais pas pour les Achats : aucun système d’approbation conditionnelle ou parallèle, et les approbateurs ne savaient pas toujours s’ils devaient agir ou simplement être consultés. Les validations ont alors glissé vers les e-mails et Slack, générant des frictions et des relances sans fin :
“Je passais mon temps à relancer les gens en leur disant : « Tu dois regarder ça. »”
Ce suivi manuel entraînait des changements de contexte et des retards. Les demandes pouvaient prendre 1 à 2 mois, avec très peu de visibilité sur les points de blocage :
“Les demandeurs n’avaient aucun moyen de savoir ce qui bloquait réellement leur demande.”
L’absence de notifications et de suivi centralisé faisait que même les demandes les plus simples pouvaient rester bloquées. Les règles conditionnelles ajoutaient de la confusion, par exemple : un engagement de trois ans à moins de 10 000 € par an nécessitait-il une validation ? Même une simple création de compte pouvait impliquer des données personnelles et donc des implications juridiques. Sans processus clair et simple, les équipes contournaient le système. Les validations n’étaient pas systématiquement appliquées, et de nombreux achats se faisaient en dehors du cadre établi :
“C’était beaucoup plus distrayant. On changeait de contexte en permanence… et on finissait par créer de la frustration chez les demandeurs, au point qu’ils ne voulaient plus utiliser le processus. On ne savait pas si le problème était juridique, ni même si l’équipe légale avait vu la demande.”
Entrez dans le cockpit de l’excellence financière
Poser les bonnes questions, obtenir les meilleurs accords
Lorsque les sujets budgétaires ont émergé fin 2023, les équipes IT et Finance ont convenu qu’il était temps d’explorer un accompagnement externe. Après un appel d’offres, elles ont choisi Najar pour son adéquation culturelle, son approche axée sur les relations fournisseurs à long terme et sa capacité à former les managers aux bonnes pratiques Achats. Ce qui a vraiment fait la différence, c’est la posture de conseil : plutôt que de se limiter au benchmarking, Najar a challengé les besoins et ajusté les usages et licences, par exemple, en réévaluant la répartition des licences sur une suite de productivité majeure, au lieu de reconduire le modèle précédent sans réflexion.
Najar a combiné des négociations expertes avec une gestion contractuelle plus rigoureuse :
- Des alertes automatiques de renouvellement ont mis en évidence les dates clés et évité les reconductions involontaires.
- Des sessions stratégiques mensuelles ont instauré un rythme régulier pour analyser les usages, les prix et l’alignement avec la feuille de route avant chaque renouvellement.
“Grâce à l’accès à ces professionnels expérimentés, nous progressons, nous nous formons. Nous comprenons mieux le fonctionnement idéal d’un processus Achats et la manière d’obtenir de meilleures conditions sur le marché.
Mes fonctionnalités préférées sur la plateforme sont les alertes automatiques de renouvellement combinées aux discussions stratégiques mensuelles. Pouvoir réellement anticiper les renouvellements de contrats grâce à la timeline, c’est vraiment un atout, car cela nous permet de hiérarchiser les sujets de la bonne manière. C’est absolument parfait.”
Résultats : 406 000 € économisés sur deux ans, dont environ 20 % sur le renouvellement d’un CRM clé, mais aussi un véritable changement de mentalité, avec des équipes auparavant réticentes qui se sont réengagées après avoir constaté la valeur et la rapidité du processus.
Un processus Achats fluide : rôles clairs, validations rapides, zéro ambiguïté
Najar a co-construit avec Welcome to the Jungle un workflow de demande sur mesure, intégrant des validations parallèles, une logique conditionnelle et une répartition claire des rôles entre les équipes Juridique, Finance, IT et les managers.
“Grâce à l’expérience de la demande d’achat, nous avons vraiment pu rationaliser le processus avec des responsabilités claires pour chaque partie prenante impliquée. Cela nous a également donné l’occasion de prendre du recul sur notre façon de faire et de la faire évoluer.”
Ce travail a également permis d’affiner la structure interne : une étape juridique est devenue deux, confidentialité et commercial, car différents interlocuteurs étaient concernés. Le concepteur graphique a rendu le flux clair et intuitif, permettant aux demandeurs de visualiser instantanément le statut et les éventuels points de blocage.
“Je pense que ma fonctionnalité préférée, c’est l’éditeur graphique : pouvoir visualiser son processus et ses différentes branches, c’est vraiment satisfaisant.”
Impact : les validations sont passées de 1 à 2 mois à seulement quelques semaines, et l’adoption s’est imposée d’elle-même, plus de 20 demandes ont été approuvées en quelques mois, avec des équipes utilisant le système de manière proactive.
Au-delà des économies, la véritable avancée réside dans l’adoption. Dans une culture fondée sur l’autonomie, les équipes choisissent désormais de passer par le processus Achats, car il est clair, rapide et utile. Les demandes sont visibles de bout en bout, les responsabilités sont évidentes, et les approbations se bouclent en quelques semaines au lieu de plusieurs mois.
“C’est là qu’on sait que le processus fonctionne : quand quelqu’un demande à le suivre à nouveau parce qu’il en a vu les bénéfices. Tout le monde dans l’entreprise voulait passer par le processus Achats, car ils ont compris qu’avec Najar, ils pouvaient réaliser des économies, et que grâce à ces économies, ils libéraient du budget pour d’autres projets.”
Ce changement a été rendu possible grâce à la combinaison de trois leviers agissant ensemble tout au long du cycle intake-to-procure :
- Demandes d’achat : validations transparentes et parallèles, avec des responsabilités clairement définies.
- Acheteurs experts : stratégie de négociation, benchmarks de marché et exécution opérationnelle.
- Gestion des contrats : alertes automatiques de renouvellement et points stratégiques mensuels pour garder une longueur d’avance.
Ensemble, ces leviers offrent à Welcome to the Jungle un contrôle total et une efficacité de bout en bout, de la première demande jusqu’à la signature, avec un processus que les équipes ont réellement envie d’utiliser.
