Vos contrats SaaS s'accumulent et deviennent un véritable casse-tête pour vous ? La multiplication des abonnements SaaS peut entraîner une perte de contrôle des coûts et des dépenses inutiles qui pèsent lourdement sur le budget de l'entreprise. Et avec une telle quantité d'outils, difficile de suivre les dates de fin de chaque contrat.
Coûts supplémentaires, perte d’accès aux services et logiciels indispensables à votre activité : oublier le renouvellement de votre contrat SaaS peut avoir un impact significatif sur votre entreprise.
Voici nos meilleurs conseils pour vous aider à gérer vos contrats de logiciel en SaaS. Comment ne plus manquer aucun renouvellement de contrat SaaS en 4 étapes concrètes ?
Manquer lerenouvellement d'un contrat SaaS : quels impacts pour votre entreprise ?
Imaginez que votre entreprise perde l'accès à ses outils SaaS critiques, simplement parce que vous avez manqué le renouvellement d’un contrat. Les conséquences pourraient être désastreuses, allant des interruptions de service à la perte de données essentielles.
Une interruption de service
Premier effet du manquement d'un renouvellement de contrat SaaS : la perte de l'accès à un logiciel dont vous avez potentiellement absolument besoin pour faire fonctionner votre entreprise.
Ceci peut entraîner des interruptions de service, mais aussi pour vos clients, causant des problèmes de productivité, d'efficacité et de satisfaction des clients.
Ce dernier point peut conduire à la dégradation de l'image de votre entreprise auprès de vos clients. En effet, l'interruption de service due au non-renouvellement d'un contrat SaaS peut entraîner un arrêt de l'activité de vos clients.
L'image de votre entreprise en sera affectée. En effet, des clients frustrés ou mécontents pourraient nuire à votre réputation en ligne.
Imaginons que votre entreprise utilise un logiciel de service clientèle pour gérer les requêtes des clients. Une interruption de fonctionnement entraîne des temps d'attente plus longs et des retards dans le traitement des demandes, affectant négativement la satisfaction des clients et leur fidélité.
Coûts supplémentaires
Autre conséquence de l'oubli d'un renouvellement de contrat SaaS : devoir payer des frais supplémentaires pour réactiver votre compte ou pour souscrire à un nouveau contrat avec des conditions moins favorables.
Cumulés à plusieurs contrats, ces frais représentent une perte financière pour votre entreprise. D'une manière générale, il est essentiel d'apprendre à gérer vos dépenses en SaaS.
Concrètement, si votre entreprise manque le renouvellement d'un contrat de CRM (gestion de la relation client), elle pourrait être confrontée à des frais de réactivation coûteux pour récupérer l'accès à ses données de clientèle.
De plus, si votre entreprise doit souscrire un nouveau contrat dans l’urgence, les conditions peuvent être moins avantageuses. Vous pouvez être amené à payer plus cher pour accéder aux mêmes fonctionnalités qu'auparavant, sans pouvoir négocier les clauses de votre contrat.
Qu'il s'agisse d'un premier achat ou d'un renouvellement de contrat, nous vous conseillons d'entreprendre systématiquement une une négociation des prix avec les fournisseurs.
La perte des données
Ce point est la conséquence directe de la perte d'accès à votre logiciel en SaaS. Si votre contrat s'arrête, vous risquez de perdre les données que vous avez stockées sur la plateforme.
Cette perte peut vite s'avérer catastrophique pour votre entreprise, surtout si les données sont critiques pour votre activité.
Si votre entreprise stocke des données financières sur un logiciel SaaS de comptabilité, leur perte peut causer des retards de paiement, des erreurs dans les rapports financiers et une baisse de confiance de la part de vos investisseurs et de vos partenaires commerciaux.
Même après avoir contacté votre fournisseur SaaS, la récupération de ces données peut prendre beaucoup de temps et vous coûter cher. Notons que la plupart des SaaS vous permettent de récupérer vos données (dans un délai donné), même si vous n'utilisez plus leur service.
Perte de temps et de visibilité
Cet impact est finalement la conséquence des impacts précédents.
Une perte de temps pour vos employés
Vos salariés devront passer du temps à trouver une solution de remplacement ou à récupérer les données perdues, perturbant leur travail quotidien. Même si l'interruption ne dure qu'une journée, la perte de temps sera déjà conséquente.
Manque de visibilité
Si vous manquez le renouvellement d'un contrat SaaS, vous risquez de ne pas être informé des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités qui pourraient améliorer votre utilisation du logiciel. Si vous manquez plusieurs fois à l'appel, vous risquez d'être distancé par vos concurrents qui utilisent des outils plus performants.
Comment éviter de rater le renouvellement d'un contrat SaaS ?
Il est temps de passer à la pratique avec nos 4 conseils pour ne pas rater le renouvellement d'un contrat SaaS. Les solutions que nous proposons sont très efficaces et peuvent être facilement intégrées à votre entreprise.
1 - Créer un calendrier de renouvellement : pour avoir une vue d'ensemble de vos contrats à tout moment
Lorsque vous signez un nouveau contrat SaaS, ajoutez systématiquement la date de renouvellement à un calendrier de renouvellement.
Vous pouvez détailler les dates de fin et les conditions de renouvellement (période d'attente, périodes de préavis, etc.). Cela vous permet de planifier à l'avance d'éventuelles négociations contractuelles et d'éviter de manquer des dates de renouvellement.
Vous pouvez utiliser des outils tels que Google Calendar ou Trello pour créer un calendrier visuel et facile à suivre qui peut être partagé avec vos équipes.
2 - Programmer des alertes de renouvellement : pour être informé en temps réel
Mettez en place des alertes de renouvellement pour chaque contrat SaaS à l'aide d'outils de gestion de projet, d'applications de rappel ou même de fonctions intégrées au logiciel SaaS lui-même !
Vous recevrez des notifications avant la date d'échéance pour prendre les mesures nécessaires :
- Récupération et transfert des données en cas d'interruption de l'utilisation de l'outil.
- Nouveau contrat et paiement si reconduction.
Pour créer des alertes de renouvellement, vous pouvez passer par un outil de gestion de projet tel qu'Asana. Vous pouvez créer une tâche pour chaque contrat SaaS auquel vous avez souscrit et y ajouter une alerte de rappel.
Vous pouvez également utiliser un outil comme Zapier pour créer des alertes personnalisées qui s'intègrent avec vos applications préférées.
3 - Négocier le renouvellement : pour une tranquillité d'esprit à long terme
Avant de souscrire ou de renouveler un contrat SaaS, pourquoi ne pas prendre le temps de négocier avec le fournisseur pour obtenir des conditions plus avantageuses ?
Vous êtes particulièrement satisfait d'un outil ?Si vous savez que vous en ferez bon usage pendant plusieurs années, n'hésitez pas à demander des contrats SaaS pluriannuels pour lisser vos abonnements et éviter les oublis en limitant le nombre de renouvellements à prévoir chaque année.
De nombreux fournisseurs vous proposeront aussi d'opter pour un prélèvement automatique de votre abonnement. Vous pouvez même dans certains cas demander un renouvellement automatique de votre contrat à la date anniversaire.
Remarque: la durée n'est pas le seul point à négocier dans les termes du contrat. Vous pouvez par la même occasion demander aussi une réduction de prix, une extension de la période d'essai, une augmentation des fonctionnalités incluses, etc.
4 - Souscrire à une solution de SaaS Procurement : pour se faire accompagner de A à Z avec la gestion de ses outils
Si vous vous sentez dépassé par l'explosion du SaaS en entreprise, ce type de solution peut être une réponse adaptée.
Un gestionnaire de contrats SaaS vous permet de suivre facilement les dates d'expiration, les termes précis des contrats et leurs fournisseurs. Il vous aide à identifier les économies potentielles sur les outils en place.
La souscription à une solution de SaaS Procurement telle que celle proposée par Welii peut grandement faciliter la gestion de vos contrats SaaS.
Cette solution centralise tous vos abonnements SaaS en un seul endroit et fournit des informations détaillées sur chaque contrat souscrit, y compris les dates de renouvellement et les modalités de paiement.
Vous pouvez également surveiller les dépenses et les utilisateurs de chaque contrat SaaS, afin d'optimiser vos coûts et d'ajuster vos abonnements en fonction de vos besoins réels.
La gestion de vos contrats SaaS est essentielle pour éviter les conséquences néfastes liées à un manquement de renouvellement. Les impacts d'une interruption de service, des frais supplémentaires, de la perte de données, de la perte de temps et de visibilité peuvent être graves pour votre entreprise.
Pour être plus serein, prenez la peine de suivre les dates de fin de contrat, de négocier les prix et le niveau de service avec les fournisseurs et de stocker vos données de manière sécurisée.
Vous pouvez également utiliser des outils de gestion de contrats pour vous aider à surveiller vos contrats SaaS et à gérer efficacement vos dépenses en logiciels. Vous avez besoin d'un professionnel ? Découvrez dès maintenant la fonctionnalité de suivi des contrats de Welii.
Découvrez aussi grâce à notre calculateur de dépenses en ligne ce que vous coûtent réellement vos SaaS.
