Shadow propose des solutions basées sur le cloud qui permettent aux utilisateurs d’utiliser un PC sur n'importe quel appareil, ce qui leur permet de travailler, de jouer et de créer depuis n'importe où. En tant que responsable juridique et DPO, Nicolas Bodin Guittard doit s'assurer que l'utilisation, la gestion et l'achat de SaaS respectent les normes juridiques et réglementaires de Shadow, tout en réduisant efficacement les risques associés. Après une première expérience positive avec Najar dans sa précédente entreprise, Nicolas a décidé de s’engager à nouveau avec Najar pour améliorer les process d’achat SaaS chez Shadow.
Avant
+300 SaaS décentralisés entre toutes les équipes
Impossible de savoir s’ils payaient le juste prix
Trop de temps consacré aux négociations
Risques liés à la sécurité et à la conformité
Après
Centralisation de tous les contrats et des dates de renouvellement
Assurance d’obtenir le meilleur prix grâce au benchmark Najar
Négociations déléguées aux acheteurs IT de Najar
Monitoring des nouvelles applications et meilleure gestion des risque
Un manque de visibilité et de process lors des achats SaaS à cause de la décentralisation
Avant de s'associer à Najar, Shadow était confronté à la gestion de plus de 300 applications SaaS, ce qui reflète les défis de la gestion SaaS dans un paysage technologique en pleine croissance. Avant Najar, les équipes achetaient les outils et négociaient les prix de manière indépendante. Les services juridiques, financiers et informatiques étaient souvent impliqués trop tard dans le cycle d’achat, leur laissant peu de marge de négociation. De plus, leur filiale Genymotion, qui achète aussi ses propres solutions SaaS, était également confrontée à des problèmes de duplication d'outils. L'absence d'une approche structurée de l'achat rendait la négociation moins efficace et de l’argent était laissé sur la table.
Et pour les achats les plus conséquents, même quand Nicolas était sollicité au bon moment de la négociation et malgré une très bonne expertise en négociation, il manquait d’informations sur les benchmarks de pricing ou les leviers à activer pour chaque éditeur. Cela l'empêchait de savoir s’il obtenait bien les meilleures offres à chaque négociation.
En outre, les négociations ont pris beaucoup de temps, ce qui a posé un problème dans le cadre de la gestion simultanée des projets.
“Il y a certains leviers dont je ne dispose pas, notamment une compréhension globale des pratiques tarifaires du marché et des stratégies tarifaires des éditeurs. Ce manque d'information affecte inévitablement mon processus de négociation, le ralentissant considérablement et le rendant plus long.”
De plus, les négociations lui prenaient beaucoup de temps, ce qui posait un problème dans la gestion de ses projets en simultané.
Cette décentralisation rendait particulièrement difficile le suivi des nouveaux outils utilisés et cela favorisait les risques de sécurité et confidentialité des données.
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La rationalisation des achats et l'amélioration des négociations ont permis de réaliser 33 % d'économies en moyenne
Grâce à l’expertise de l'équipe Procurement de Najar, Shadow a pu renforcer et structurer ses process d’achat.
Shadow a pu s’appuyer sur la connaissance du benchmark de Najar pour renégocier les contrats sur lesquels ils surpayaient leurs licences. Par exemple, lors du renouvellement de leur CRM, les discussions avec les acheteurs de Najar ont révélé qu’il était possible d’obtenir de meilleures conditions financières, juridiques et opérationnelles que celles proposées initialement.
Désormais, l'équipe de Shadow sait qu'elle obtient toujours les meilleures offres, tant pour les nouveaux achats que pour les renouvellements.
En remettant l’expertise d’achat au sein de l’entreprise, les équipes ont pu adopter de bonnes pratiques pour réaliser de meilleures négociations. Comme le fait d’anticiper les renouvellements au moins 3 mois avant la date de reconduction ou bien en systématisant la mise en concurrence.
“L'un des atouts de Najar est que nous avons affaire à des acheteurs qui sont tous des experts et qui ont une très bonne connaissance des éditeurs avec lesquels ils négocient.”
Efficacité opérationnelle et optimisation financière
Ces changements stratégiques ont conduit à des améliorations opérationnelles et financières très importantes, notamment avec +200 000 euros économisés. De plus, la plateforme de Najar, qui centralise les contrats et les informations critiques associées, a permis de rationaliser l'élimination des outils redondants et a permis d'améliorer l'alignement du portefeuille SaaS sur les besoins opérationnels. Enfin, les alertes de renouvellement permettent à Shadow d'anticiper les reconductions tacites à venir et de les exploiter de manière stratégique. Cette approche permet non seulement de réaliser des économies, mais aussi d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
“La plateforme Najar me permet de visualiser tous les outils SaaS utilisés par les équipes, mais surtout de gérer facilement mes contrats. Grâce à cet outil, j'accède facilement aux informations nécessaires à la bonne gestion de mes contrats : Je peux connaître la date de fin de mon contrat et la marge de négociation dont je dispose. Ce sont des questions juridiques essentielles, et Najar le fait parfaitement bien !”
Le fait de disposer d'une équipe Procurement pour faciliter les négociations et d'une plateforme centralisée a donné à Shadow la structure dont elle avait besoin pour l'achat de SaaS, car cela lui a permis d'anticiper davantage ses besoins et de mettre en œuvre une solution en douceur. Cette anticipation permet non seulement à chaque équipe de disposer de plus de temps pour traiter les dossiers en cours, mais aussi d'obtenir les meilleures conditions possibles.
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