Cafeyn, pionnier de la presse digitale, a récemment constaté une augmentation importante de ses dépenses en SaaS, un problème courant pour les entreprises digitales qui se développent rapidement. Les besoins en SaaS n’ont cessé d’augmenter ces dernières années car les équipes et leurs besoins sont en constante évolution.
Cafeyn était confrontée à des défis dans la gestion de ses dépenses SaaS et dans ces processus d'achats SaaS. Avec une utilisation élevée de SaaS dans plus de 10 filiales, la complexité du suivi, de la négociation et de l'optimisation de ces dépenses représentait une charge de travail énorme. Laurent, le PDG de Cafeyn, fort d’une riche expérience financière en tant qu'ancien directeur financier, a vite compris le besoin critique d'une approche rationalisée.
Avant
Un besoin d’être plus efficace avec moins de budget
Une approche décentralisée des achats qui a causé des problèmes dans la gestion et le renouvellement des contrats
Impossible de savoir si les prix des SaaS négociés étaient compétitifs
Pas de visibilité sur les dépenses des différentes filiales en SaaS
Peu de temps alloué pour mener des négociations SaaS suffisamment poussé
Après
Économie de +80K€, réinvesti en partie dans d’autres outils pour améliorer l'efficacité de l'équipe
Gain de visibilité sur les outils utilisés et tranquillité d'esprit pour tous les renouvellements des contrats à venir
Certitude d’avoir les meilleures offres SaaS du marché grâce à notre expertise en négociation et notre connaissance du benchmark
Optimisation et visibilité à 360° des solutions SaaS pour toutes les filiales
Gain de temps énorme pour les équipes en déléguant les négociations à nos acheteurs IT
Le dilemme de Cafeyn face à la hausse des prix des SaaS et à la réduction des budgets
Les obstacles à un bon budget
En 2023, Cafeyn, au milieu de ses efforts de rationalisation des coûts, a dû relever le défi d'améliorer ses opérations avec un budget réduit. Le Responsable Finance Stratégique du Groupe, chargé de négocier les licences SaaS, a constaté une augmentation significative des prix, allant de 10 à 30 % chez les fournisseurs.
Cette hausse des coûts rendait difficile le respect de leur politique visant à en faire plus avec le même budget. Bien que compétent en matière de négociations, il ne pouvait s'engager dans cette tâche quotidiennement en raison des contraintes de temps et de l'évolution rapide des outils de négociation. De plus, il lui était difficile de savoir s'il obtenait réellement les meilleurs prix, étant donné que la tarification des SaaS varie souvent d'un cas à l'autre. Il manquait également de visibilité sur les leviers à activer lors des négociations avec divers fournisseurs.
“Nous avions bien négocié nos contrats, mais il restait encore des contrats pour lesquels nous nous faisions avoir et que nous pouvions challenger.”
Les défis de la décentralisation et du renouvellement des contrats
En outre, la gestion de leurs achats SaaS était fragmentée et prenait beaucoup de temps. Les demandes et les approbations étaient traitées via Trello, mais le suivi et la consolidation de ces dépenses, en particulier entre les filiales, constituaient un obstacle important. Laurent devait rencontrer toutes les équipes pour comprendre leurs besoins et remettre en question toutes les lignes de coûts. Au niveau comptable, c’était lourd. Il fallait éplucher toutes les factures et identifier les dépenses. Le manque de centralisation a conduit à une dispersion des contrats et à un manque de contrôle sur les renouvellements et les tacites reconductions. Cette approche décentralisée a posé des défis importants, consommant du temps et des ressources précieuses, en particulier dans la gestion des contrats et des négociations.
Comment Cafeyn a obtenu une vue à 360° de ses contrats et a pu réaliser des économies importantes
L’audit des dépenses SaaS de Cafeyn a révélé des opportunités d’économies
Nous avons effectué un audit et identifié des économies potentielles pour Cafeyn en comparant les prix de leurs licences avec ceux d'entreprises clientes avec des volumes similaires. Malgré des processus de négociation déjà bien en place et des bonnes pratiques partagées aux équipes, Cafeyn surpayait encore un certain nombre de ses contrats SaaS. Suite à cet audit, nous avons élaboré leur stratégie d’achat et nous sommes engagés sur un montant minimum d’économies garanties. La stratégie s’est très vite révélée payante puisque nous avons dépassé les économies garanties en quelques mois à peine !
“Je suis très satisfait des résultats obtenus avec Najar et de la relation avec les équipes. Cela ne vous coûte rien d'essayer Najar, car vous avez la garantie d'économiser de l'argent !
La solution est tellement simple à mettre en place que je ne vois pas pourquoi on ne voudrait pas l'essayer. Tout ce que vous avez à faire, c'est d'essayer. Najar se charge de la plus grande partie du travail, de la collecte des données, de l'analyse et de la négociation. Pour moi, c’est irrationnel de ne pas essayer.”
Pour atteindre ces objectifs nous avons remis en question l’utilisation de certains outils au sein des équipes et avons procédé à une analyse rigoureuse des plus gros contrats SaaS. Nous avons challengé les fonctionnalités et l'utilisation des outils pour déterminer si elles correspondaient aux besoins de l'entreprise. Cette approche a permis à Cafeyn de réévaluer ses contrats et d'entamer des renégociations en s'appuyant sur des données d'utilisation solides.
Par exemple, avec des outils de longue date comme leur outil de gestion de projet informatique qui était initialement sur un abonnement mensuel, nous avons aidé Cafeyn à passer à un plan annuel et à explorer des alternatives. Cette transition a permis de réaliser des économies conséquentes, d'améliorer la prévisibilité du budget, de réduire les frais administratifs et d'obtenir des avantages potentiels en termes de négociation.
Comment Cafeyn a amélioré l'optimisation et la visibilité de l'utilisation des outils
La gestion des SaaS chez Cafeyn a été révolutionnée grâce à notre solution complète qui rationalise, améliore la transparence et permet d’obtenir des économies de coûts et de temps significatives.
“La gestion des négociations SaaS incombe souvent au directeur financier, qui peut trouver le processus frustrant et chronophage, en particulier pour les solutions de petite taille. Malgré le potentiel d'économies significatives, le temps et les efforts nécessaires peuvent être considérables. Il est donc nécessaire d'adopter une approche plus rationnelle et plus efficace de la gestion et de la négociation des SaaS, comme Najar.”
En utilisant la plateforme de Najar, Cafeyn a considérablement amélioré le suivi de l'utilisation de ses logiciels, ce qui a permis une allocation plus efficace des ressources. Sur un outil spécifique, ils ont découvert une anomalie où 300 licences étaient allouées mais seulement 200 étaient activement utilisées. Grâce à la plateforme de Najar, Cafeyn a pu rapidement supprimer les 100 licences redondantes, ce qui a permis de réaliser d'importantes économies en seulement 2 minutes.
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Centraliser leurs contrats pour mieux négocier et avoir l'esprit tranquille
Les fonctionnalités complètes de notre plateforme, telles que le système d'alerte sur les contrats et l'optimisation l'optimisation à 360° des solutions SaaS offrent à Cafeyn une grande tranquillité d'esprit, sachant que tous ses contrats sont regroupés en un seul endroit fiable, avec un accès facile aux informations vitales telles que les données commerciales, les parties responsables et les dates de renouvellement. Najar assure la continuité de la gestion, même en cas de changement de personnel, car toute personne qui prend la relève peut immédiatement accéder aux contrats, aux alertes et aux données cruciales pour les renégociations, ce qui ajoute une valeur significative à leurs opérations. Plus important encore, Najar contribue à l'alignement sur l'objectif de rationalisation des coûts et d'allocation efficace des ressources de Cafeyn.
“Pour moi, il est vraiment rassurant de savoir que tous nos contrats sont réunis en un seul endroit. Cette fonctionnalité apporte une valeur ajoutée considérable à mon équipe et à moi-même.”
Grâce à nos benchmarks et à l'expertise des acheteurs IT, nous avons négocié avec succès 5 contrats d'outils SaaS, obtenant une économie moyenne de 20%. Ces économies significatives ont permis à Cafeyn de réinvestir ces gains dans d'autres outils SaaS afin d'accéder à des fonctionnalités clés pour les équipes opérationnelles. Cette allocation stratégique s'est traduite par une allocation plus efficace des budgets, permettant à Cafeyn d'atteindre un ROI de x4.
Vous êtes confronté à des défis similaires dans la gestion et l'optimisation de vos outils SaaS ? Najar peut vous fournir la solution dont vous avez besoin pour rationaliser vos processus et réaliser des économies significatives.
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