VusionGroup est le leader mondial des solutions IoT et digitales pour le retail, telles que les étiquettes électroniques intelligentes, la computer vision et l’IA au service d’un commerce durable et centré sur l’humain. L’entreprise accompagne plus de 350 grands distributeurs dans 60 pays, en transformant les magasins physiques en actifs connectés et pilotés par la donnée.
Avec la croissance de l’activité, VusionGroup a commencé à examiner de plus près le fonctionnement quotidien des achats. L’objectif n’était pas de tout réinventer, mais de s’assurer que les processus puissent suivre le rythme des nouvelles priorités, de la multiplication des outils et du nombre croissant de parties prenantes. Leur besoin : apporter davantage de clarté et de contrôle à un écosystème déjà en mouvement.
Types d’outils utilisés
CRM, gestion des contrats, gestion de projets et collaboration, collaboration visuelle, ERP
Avant Najar
Le sourcing manuel de nouveaux outils prenait du temps et demandait beaucoup d’efforts
Certains outils étaient achetés en dehors du processus
Visibilité limitée sur les benchmarks de prix
Les équipes internes, principalement l’IT, géraient les échanges avec les fournisseurs
Des coûts logiciels en hausse, avec un fort potentiel d’optimisation
Après Najar
Un processus plus rapide et plus fluide, avec une coordination structurée
Une visibilité complète sur l’ensemble des outils SaaS
Un accès aux benchmarks et un pouvoir de négociation renforcé
Un acheteur expert qui gère les relations fournisseurs, permettant d’économiser 25 % d’un ETP interne
25 % d’économies et un retour sur investissement x10 en un an
Les achats étaient manuels et certains outils étaient achetés en dehors du processus
VusionGroup disposait bien d’un processus achats, appuyé par des systèmes internes de ticketing et un ERP. Mais il n’était ni entièrement automatisé ni réellement standardisé. Lorsqu’une équipe avait besoin d’une nouvelle solution, l’approche restait très manuelle : identifier un ou deux fournisseurs et comparer les offres. Si ce fonctionnement permettait d’avancer, il mobilisait fortement les équipes internes, en particulier l’IT, et ralentissait l’exécution des projets.
“Nous cherchions simplement un ou deux fournisseurs capables de répondre à nos besoins, puis nous menions un petit tour de négociation avec eux”
En parallèle, le shadow IT a commencé à se développer. Certaines équipes achetaient des outils SaaS de manière autonome, en dehors du processus achats, rendant difficile le suivi des usages et l’alignement avec la stratégie IT globale.
“Par shadow IT, j’entends l’ensemble des utilisateurs internes qui ont pu acheter, de leur côté, différents logiciels, des solutions cloud, sur lesquels nous n’avions aucune visibilité.”
Même si l’équipe IT gérait correctement les négociations, elle disposait d’un accès limité aux insights marché plus larges. Avec l’augmentation des dépenses SaaS, ils savaient qu’il restait une marge d’optimisation, tant sur les prix que sur la qualité des décisions. Ils anticipaient également l’extension de leur stack technologique : évaluer de nouveaux outils, aligner les parties prenantes et négocier les conditions allait peser de plus en plus sur les ressources internes.
Au final, il ne s’agissait pas de reconstruire le processus de zéro, mais de gagner en contrôle, de s’appuyer sur un sourcing plus intelligent et de bénéficier d’un accompagnement expert pour passer à l’échelle efficacement.
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Les achats sont devenus plus rapides, plus fluides et plus simples à piloter
Lorsque VusionGroup a commencé à travailler avec Najar, un acheteur IT expert dédié leur a été attribué. Il est rapidement devenu une véritable extension des équipes internes. L’acheteur IT de Najar a compris les attentes de VusionGroup, s’est adapté à leur rythme interne et a structuré les négociations pour les rendre plus rapides et plus efficaces. Avec un point de contact unique pour gérer les échanges fournisseurs, la coordination juridique et les validations, le processus est devenu plus fluide, plus prévisible et beaucoup moins chronophage pour les équipes internes.
“Nous avons notre propre acheteur dédié chez Najar, qui a parfaitement compris qui nous sommes et quelles sont nos attentes. Cela nous a permis de mettre en place un processus très fluide et de répondre beaucoup plus rapidement à l’ensemble de nos besoins métiers. Nous avons quelqu’un qui nous accompagne de A à Z dans les négociations, très flexible dans son organisation et sa manière de travailler, aussi bien avec les équipes internes qu’avec les partenaires externes.”
“Je pense que l’un des principaux atouts a été cette capacité à mobiliser des ressources humaines dédiées, en particulier un acheteur très proche de nos attentes et de nos besoins. Cela nous a vraiment aidés à identifier les solutions les plus adaptées pour nous.”
Mais en coulisses, l’accompagnement ne s’est pas arrêté là.
En parallèle, VusionGroup a travaillé étroitement avec un Customer Success Manager dédié, chargé d’aligner la stratégie sur le long terme, de coordonner les équipes et de s’assurer que les achats continuent à créer de la valeur dans la durée.
Un sourcing plus intelligent et une visibilité totale ont rapidement porté leurs fruits
En centralisant les nouveaux achats et les renouvellements via Najar, VusionGroup a gagné une visibilité complète sur l’ensemble des outils utilisés, réduisant le shadow IT et faisant émerger de nouvelles opportunités de négociation.
“Aujourd’hui, avec Najar, nous sommes capables d’anticiper bien davantage et d’avoir une vision claire de ce que nous utilisons réellement.”
Cette visibilité s’est rapidement traduite par des résultats concrets. Par exemple, lors du renouvellement d’un logiciel de sécurité majeur (environ 200 000 €), Najar a mis en concurrence plusieurs revendeurs, permettant de réaliser 70 000 € d’économies. La preuve qu’une approche structurée et experte de la négociation peut générer une valeur réelle et mesurable.
Grâce à l’accès aux benchmarks de prix et à un accompagnement dédié à la négociation, les résultats ont été significatifs : 25 % d’économies sur les dépenses IT globales, 25 % de réduction du temps interne consacré aux achats, et un ROI x10 en un an.
“Le principal atout de ce partenariat, c’est la capacité de Najar à anticiper les négociations et renégociations, et à obtenir de meilleurs prix.”
Les achats sont devenus plus simples pour les équipes et plus performants pour l’entreprise
Mettre en place la bonne structure est une chose. La faire fonctionner efficacement entre différents départements en est une autre. Ce qui a réellement changé pour VusionGroup, ce n’est pas seulement la manière dont les achats opéraient, mais la façon dont ils s’intégraient au quotidien des équipes concernées. Grâce à un processus plus clair et au bon niveau d’accompagnement, les achats ne sont plus devenus un frein. Ils sont devenus un levier sur lequel les équipes peuvent s’appuyer, qu’il s’agisse de lancer un nouvel achat ou simplement d’anticiper les besoins à venir.
“La relation avec Najar nous a permis d’être plus efficaces au quotidien, car Najar a repris en charge des tâches que nous faisions auparavant et qui prenaient beaucoup de temps. Aujourd’hui, nous pouvons vraiment nous concentrer sur l’essentiel : l’IT stratégique, l’exécution des projets, etc.”
Les achats chez VusionGroup restent pleinement intégrés à l’ensemble des équipes, alignés avec les objectifs business et prêts à accompagner la croissance de l’entreprise.
