Place de marché de référence pour les appareils reconditionnés, Back Market est présente dans 16 pays, dont les États-Unis, le Royaume-Uni et le Japon, et compte 700 collaborateurs. Depuis sa création en 2015, l'entreprise a permis à des millions de consommateurs d'accéder à des appareils de qualité à des prix abordables.
Types d'outils utilisés :
CMS, Recherche et découverte produit, Suite collaborative, Intégration de données, Engagement client
Avant Najar
Des négociations menées dans l'urgence, qui laissaient peu de temps pour remettre en question le périmètre, faire du benchmarking tarifaire ou obtenir des économies
Des contrats suivis manuellement dans trois outils différents
Aucun benchmark externe pour évaluer les tarifs SaaS
Des outils redondants passaient parfois inaperçus d'une équipe à l'autre, ce qui entraînait des coûts évitables
Une seule personne gérait les achats à temps partiel, avec peu de disponibilité pour mener des appels d'offres ou des évaluations complexes
Après Najar
Les renouvellements sont anticipés plusieurs mois à l'avance, et les négociations sont préparées en amont
Des informations contractuelles cohérentes et accessibles, qui ne dépendent plus des responsables de chaque outil
Chaque négociation s'appuie sur une expertise du marché et sur la connaissance des solutions concurrentes
À chaque achat, le périmètre et les besoins en licences sont systématiquement remis en question
Les acheteurs IT de Najar prennent en charge aussi bien les négociations du quotidien que l'ensemble du processus achats
Une fonction Procurement réactive, des renouvellements difficiles à suivre et des tarifs sans point de comparaison
Back Market a amorcé en 2022 un virage stratégique vers la rentabilité, qui offrait l'occasion de rendre sa fonction Procurement plus efficace et mieux structurée. Le directeur des paiements internationaux, des risques et de la fraude, qui encadrait déjà une équipe de dix personnes sur ces sujets, a alors repris la fonction Procurement. Le Procurement occupait 20 % de son temps, et le gel des recrutements excluait toute embauche d'un expert dédié.
Trois difficultés s'imposaient en priorité. La première concernait le benchmarking : lorsque l'on demandait aux responsables des outils où se situaient les tarifs de Back Market par rapport à ceux d'entreprises comparables, il était difficile d'obtenir des réponses fiables. La deuxième portait sur les renouvellements de contrats, dont le suivi reposait sur la capacité de chaque responsable d'outil à savoir où se trouvaient ses contrats, ce que prévoyaient les clauses clés et à quelle date le préavis commençait à courir. Les contrats étaient répartis entre trois outils (Google Sheets, Jira et Docusign) qui avaient chacun leur utilité, mais dont la synchronisation demandait un effort manuel, d'où des incohérences et un risque réel de laisser passer des échéances critiques. La troisième tenait au calendrier : les autres services sollicitaient un accompagnement pour leurs négociations une fois le préavis écoulé, quelques jours seulement avant la signature, ce qui laissait peu de marge pour faire du benchmarking tarifaire, remettre en question le périmètre ou étudier d'autres solutions.
“J'avais l'impression de toujours travailler dans l'urgence.”
Avec le temps, le cloisonnement des outils et des sollicitations trop tardives ont également entraîné des doublons ponctuels entre équipes, ainsi que des négociations menées dans l'urgence qui, par nature, ne pouvaient pas aboutir aux mêmes résultats que des négociations préparées longtemps à l'avance.
Grâce à un accompagnement expert à chaque étape, la fonction Procurement gagne en rapidité, en pertinence et en dimension stratégique
Aujourd'hui, Najar accompagne Back Market selon deux modes. D'un côté, les équipes travaillent ensemble à la priorisation : elles cartographient les contrats à venir plusieurs mois à l'avance, contactent tôt les responsables des outils et définissent la stratégie de négociation bien avant l'échéance des préavis. De l'autre, Najar prend en charge les sujets urgents au fil de l'eau, qu'il s'agisse d'un renouvellement imminent, d'un problème précis lié à un SLA ou de toute question qui demande une résolution rapide. Pouvoir compter sur une expertise disponible à ces deux vitesses, c'est ce qui fait toute la valeur de ce partenariat.
“Le premier atout de Najar, c'est d'avoir quelqu'un de toujours disponible, avec une expertise pointue.”
Prenez les commandes de l'excellence financière.
Ce que Back Market apprécie le plus dans le travail des acheteurs IT de Najar se résume à deux domaines. Le premier est l'expertise SaaS : les acheteurs remettent en question le périmètre de chaque achat, vérifient que le nombre et le type de licences correspondent réellement au besoin, font du benchmarking tarifaire par rapport au marché et identifient les solutions concurrentes. Vient ensuite la négociation, pour laquelle ils relisent et affinent les projets d'e-mails et ajustent le ton de chaque échange avec les fournisseurs, ce qui permet à l'équipe de Back Market de préserver sa relation avec chacun d'entre eux.
Najar en action : piloter une évaluation logicielle complète, de l'appel d'offres à la proposition finale
Lorsqu'une équipe interne de Back Market, peu disponible, a dû évaluer une nouvelle suite logicielle, Najar a pris en charge l'ensemble du processus à sa place : rédaction de l'appel d'offres, prise de contact avec les fournisseurs, analyse des réponses, coordination des démonstrations et, pour finir, remise en question des propositions financières. L'équipe interne a été tenue informée à chaque étape, sans avoir à en assumer la charge de travail.
“Ils ont tout pris en main, des documents de l'appel d'offres jusqu'aux propositions financières. Ils se sont vraiment occupés de tout.”
Des économies mesurables, une équipe plus proactive et une nette progression dans la maturité de la fonction Procurement
Au cours des 12 derniers mois, Najar a permis à Back Market de réaliser en moyenne 16 % d'économies sur l'ensemble de ses contrats et a pris en charge pour son compte environ 300 heures de travail Procurement. Les équipes de Back Market ont pu consacrer ce temps à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Mais le signe le plus révélateur de cette réussite ne se mesure pas en chiffres. Les collaborateurs de Back Market se tournent désormais d'eux-mêmes vers Najar. Loin d'être un dernier recours, le Procurement est devenu une ressource à laquelle toute l'entreprise fait confiance et qu'elle utilise activement. C'est à cela que se reconnaît, concrètement, une fonction Procurement arrivée à maturité.
