Introduction :
Le SaaS a révolutionné le marché des logiciels. Mais la façon dont les entreprises achètent le SaaS est défectueuse les entreprises achètent leur SaaS est défectueuse : par manque de négociation et de connaissance du marché, elles surpayent le SaaS de 30% en moyenne.
Comment optimiser vos dépenses SaaS ? Comment négocier les prix ? Pourquoi devez-vous surveiller vos utilisateurs ? Cet article est là pour répondre à toutes vos questions sur la façon de gérer vos dépenses SaaS.
Identifiez vos besoins
Pour commencer, vous devez définir clairement les besoins de votre entreprise en matière de logiciels SaaS.
Cela peut se faire en rédigeant un cahier des charges ou tout autre document qui identifie :
- Les fonctionnalités et les services nécessaires pour répondre aux besoins de votre entreprise ;
- Une estimation du nombre de licences, de l'espace de stockage, etc. dont vous avez besoin.
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Évaluez vos alternatives sur le marché du SaaS
Le marché du SaaS est en constante évolution et il existe de nombreux logiciels qui proposent des services similaires. C'est pourquoi il est nécessaire de réaliser une brève étude de marché avant de s'engager auprès d'un fournisseur.
Une fois vos besoins identifiés, il s'agit ensuite d'évaluer et de comparer les différentes options de logiciels SaaS disponibles afin de sélectionner celles qui répondent le mieux aux besoins de votre entreprise.
Voici un exemple de comparaison d'outils pour un outil de comptabilité :
Négociez les prix avec vos fournisseurs
Un élément souvent négligé est la négociation des prix avec les fournisseurs. Vous disposez de certains leviers pour optimiser vos dépenses SaaS que vous devez utiliser lors de ces négociations :
- Négociez un plafond sur les augmentations de prix lors du renouvellement des licences, afin de rester dans votre budget ;
- Identifiez et négociez à l'avance tout coût supplémentaire, tel que la limitation de l'espace de stockage ;
- Préférer une tarification basée sur la consommation, afin de payer le service proportionnellement aux fonctionnalités effectivement utilisées ou consommées.
De manière générale, n'hésitez pas à profiter de la multiplicité des services SaaS sur le marché pour négocier avec les différents fournisseurs afin d'obtenir les meilleures conditions et les meilleurs prix.
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Fixez un budget pour vos dépenses Saas
L'établissement d'un budget vous permet de fixer un calendrier à respecter afin d'éviter les dépassements de coûts.
Pour établir ce budget, vous pouvez reprendre le cahier des charges dans lequel vous avez déterminé vos besoins. Attribuez à chaque service les coûts que vous vous autorisez, en fonction du type de SaaS, du nombre d'utilisateurs auxquels il est destiné...
Suivez l'activité de vos utilisateurs
L'un des plus grands domaines d'opportunité pour réduire les dépenses SaaS est la sous-utilisation des fonctionnalités.
Il est donc essentiel de surveiller l'utilisation des logiciels SaaS par les utilisateurs pour s'assurer qu'ils en tirent le meilleur parti, ainsi que pour identifier les logiciels qui ne sont plus nécessaires.
Cela signifie qu'il faut traquer les licences sous-utilisées, supprimer les applications en double et supprimer les droits des utilisateurs inactifs, comme les anciens employés, dont beaucoup conservent l'accès aux applications malgré leur départ de l'entreprise.
Centraliser vos achats de logiciels
Afin de réaliser des économies d'échelle et d'avoir une meilleure visibilité sur vos dépenses, il est recommandé de centraliser vos achats.
Il peut être tentant pour chaque département ayant des besoins spécifiques de gérer ses propres achats de logiciels SaaS. Mais une gestion centralisée permettra d'optimiser les coûts, notamment en évitant les doublons.
Suivi des coûts associés
Ensuite, vous devez suivre les coûts associés au logiciel SaaS afin d'identifier les opportunités d'économies, telles que :
Les coûts d'utilisation ;
Les coûts d'intégration ;
Les coûts de maintenance.
Mettre en place un système de gestion des licences
Mettre en place un système de gestion des licences pour s'assurer que les utilisateurs disposent des licences nécessaires pour les logiciels qu'ils utilisent. Cela peut inclure :
- Désactiver les comptes inutilisés ;
- Analyse des points chauds inactifs ;
- Récupération des licences non utilisées.
Assurez-vous que votre logiciel SaaS est conforme
Assurez-vous que le logiciel SaaS que vous utilisez est conforme aux politiques et aux normes de l'entreprise pour éviter les mauvaises surprises, comme les problèmes de confidentialité.
Continuer à évaluer les besoins de votre entreprise
L'évaluation des besoins et des pratiques de votre entreprise en matière de logiciels SaaS doit être permanente. Elle doit permettre de :
- Mettez à jour les logiciels pour optimiser leur utilisation ;
- Acquérir de nouveaux logiciels plus performants, sans hésiter à remplacer ceux qui sont devenus insuffisants ;
- Débarrassez-vous des outils qui sont devenus inutiles ou sous-utilisés.
Conclusion
Une bonne gestion de vos dépenses SaaS nécessite deux éléments principaux : une gestion rigoureuse et centralisée des différents logiciels et le suivi de leur sous-utilisation.
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