Les directeurs financiers et les chefs d'entreprise exigent des résultats rapides de la part de leurs responsables des achats dans le cadre des négociations de contrats SaaS, avec pour priorités la réduction des risques et des coûts. Cependant, un certain nombre de fournisseurs de SaaS présentent leurs offres comme non négociables, avec des mécanismes qui peuvent souvent faire grimper les coûts. Le champ d'application reste large et obscur, ce qui peut compliquer le modèle de tarification. Les conditions de service et de sortie ne sont souvent pas documentées, ce qui peut conduire à un sentiment d'emprisonnement vis-à-vis d'un fournisseur. Toutes ces contraintes font que de nombreux contrats SaaS sont signés "en l'état", ce qui peut augmenter les risques pour les entreprises. De plus, par manque de temps, les coûts ne sont souvent pas budgétés sur la durée du contrat et lors des renouvellements.
Commentnégocier ou renégocier un contrat SaaS et obtenir un prix satisfaisant ?
La négociation est l'un des moyens par lesquels les entreprises peuvent réduire leurs coûts, augmenter leur trésorerie et améliorer leurs marges. Les acheteurs voudront toujours réduire leurs coûts tout en maintenant la qualité du service ; les fournisseurs, quant à eux, voudront toujours augmenter leurs marges.
Compte tenu des objectifs concurrents, votre meilleure option en tant que négociateur sera de trouver un équilibre ou de parvenir à un accord acceptable avec les vendeurs. Étant donné que votre budget est serré, comment pouvez-vous obtenir ce que vous attendez de ces fournisseurs, même lorsque le rapport de force est en votre défaveur ? Nous l'expliquons ici.
Négocier un prix inférieur : quelles conditions retenir ?
La négociation d'un contrat SaaS est la première étape pour garantir un service de qualité à votre entreprise. Les avantages d'un contrat SaaS sont les suivants
- Rapport coût-efficacité ;
- Temps de préparation réduit ;
- Interface utilisateur intuitive ;
- Amélioration des performances.
Toutefois, lorsque vous concluez un contrat, vous devez avoir un objectif clair et suivre une procédure opérationnelle standard (POS) :
- Établir un plan de tarification personnalisé sur la base de vos projections, de préférence à long terme ;
- Soyez également conscient des futurs coûts cachés (mises à jour, service après-vente, réversibilité des données, coûts miroirs au sein des équipes pour l'intégration des outils, la formation...) ;
- En ce qui concerne les caractéristiques des services, commencez par un plan de base: vous pourrez l'améliorer par la suite ;
- Vérifiez également si le vendeur vous offre la possibilité de réduire vos dépenses en cas de récession;
- Assurez-vous que la sécurité de vos données est suffisante et que vous pouvez les sauvegarder à tout moment ;
- Inclure une clause de résiliation dans le contrat: imaginez que vous n'appréciez pas le service du vendeur après l'avoir utilisé pendant un certain temps.
Déterminez exactement ce que vous voulez, y compris le modèle de prix, les caractéristiques et d'autres détails avant de négocier. Prenez le temps de réfléchir à votre stratégie, à vos objectifs et à vos besoins afin de préparer au mieux votre négociation.
Comment éviter d'offenser le vendeur ou le fournisseur SaaS lors de l'achat ?
S'il faut veiller aux intérêts de sa propre entreprise, il ne faut pas perdre de vue ceux de l'autre. Un partenariat réussi et durable ne peut se construire que dans le respect mutuel et la prise en compte des contraintes de chacun.
Vous devez essayer d'identifier les bonnes et les mauvaises nouvelles pour votre vendeur. Qu'est-ce qu'il serait fier d'annoncer à sa direction et qu'est-ce qui lui ferait peur ?
Lorsque le rapport de force est largement en faveur de votre fournisseur, il n'a aucun doute sur l'issue de la négociation. En revanche, si votre fournisseur SaaS consacre du temps et de l'énergie à négocier avec vous, c'est qu'il attend quelque chose de vous. Atteindre son objectif en totalité serait une très bonne nouvelle pour son entreprise, l'atteindre en partie le serait moins. C'est dans ce contexte que vous pouvez jouer un rôle pour le faire douter. Comme tout le monde, il préférera terminer sa négociation sur une très bonne nouvelle que sur une moins bonne. Cette règle du doute est fondamentale dans toute négociation. Tant que votre interlocuteur ne sait pas si sa négociation sera un succès, il fera des efforts, mais s'il est convaincu que vous lui donnerez ce qu'il veut, pourquoi bougerait-il sa position ?
Soutenez votre négociation en remplaçant vos arguments par des avantages et des pénalités.
On ne gagne pas une négociation parce qu'on a les bons arguments. Une négociation se joue à un niveau plus profond et plus réfléchi qu'un simple argument : celui des objectifs et des enjeux des négociateurs.
Un argument est utilisé pour expliquer ou justifier des éléments, il sera souvent suivi d'un contre-argument et ainsi de suite. Si vous voulez vraiment appuyer une demande ou un refus, vous devez mettre en avant les avantages et/ou les inconvénients. Pour comprendre, les avantages sont attrayants pour votre vendeur, plus il voudra les obtenir, plus il fera des efforts dans votre direction. Les pénalités sont des conditions que votre homologue a déjà obtenues de vous et qu'il ne veut pas perdre, mais que vous pouvez décider de lui retirer.
Avant la négociation, préparez vos avantages et vos pénalités. Rendez vos avantages attrayants, préparez des exemples de conséquences positives pour votre vendeur. Travaillez vos pénalités pour qu'elles soient crédibles, votre vendeur ne doit pas douter de votre sérieux et de votre capacité à les appliquer.
Mettre en place votre modèle comportemental
Le comportement et l'attitude que vous adoptez lors des échanges sont fondamentaux pour votre pouvoir de persuasion. Toutes les formes de communication doivent être prises en compte, qu'elles soient verbales (mots, contenu du discours), non verbales (vos gestes, mimiques, attitudes, etc.) ou paraverbales (ton de la voix, volume, rythme). L'ajustement et la synchronisation de votre comportement dépendent du scénario de négociation, qui doit être adapté en fonction de l'objectif dès le début de chaque échange.
Votre comportement dépend de :
- Votre stratégie de négociation qui vous donne votre attitude générale ;
- Le profil de négociation de votre vendeur pour s'adapter à lui ;
- L'objectif de chaque étape de la négociation.
Annoncez vos objectifs tôt et avec assurance
Les objectifs d'une négociation peuvent être
- Offensif: vous cherchez à obtenir quelque chose (par exemple : négocier un prix plus bas)
- Défensif: vous cherchez à ne pas perdre ce que vous avez déjà (par exemple : conserver toutes les fonctionnalités pour le prix négocié).
Il est important de définir et d'énoncer vos objectifs le plus tôt possible dans la transaction afin d'annoncer ce que vous souhaitez gagner ou conserver. Vous éviterez ainsi de tourner autour du pot ou que le vendeur ne réponde pas clairement à vos attentes. La meilleure façon d'annoncer ces objectifs est de le faire de manière affirmée et ambitieuse, alors montrez votre détermination !
Les règles d'or pour annoncer un objectif :
- Évitez le conditionnel ;
- Demandes commençant par "si" ;
- Les fourchettes : "entre 20 et 25", votre interlocuteur prendra ce qui est le plus avantageux ;
- Demander la "petite remise" : il s'agit généralement d'une réponse négative et non pertinente.
Recherchez les objectifs réels, les limites et vérifiez vos scénarios.
Il y a toujours une zone d'ombre dans la négociation entre les objectifs affichés et ceux que l'autre partie souhaite réellement. Par exemple, votre fournisseur vous dit qu'il veut travailler avec vous pour améliorer sa visibilité alors que son objectif est d'évincer un concurrent et d'augmenter sa part de marché. Si vous ne voulez pas faire fausse route dans votre négociation, vous devez valider les objectifs réels de votre fournisseur. Simplement en l'interrogeant, en lui posant des questions et en creusant : pourquoi veut-il mettre en place telle fonctionnalité ? D'où vient son intérêt pour ... ? Que se passera-t-il lorsque ... ?
Vient ensuite la connaissance de ces limites, c'est l'information la plus difficile à découvrir. Votre objectif est de rechercher les conditions minimales qu'il est prêt à accepter ? La méthode reste la même, creusez : pourquoi ne me proposeriez-vous pas un prix inférieur à ... ? Que seriez-vous prêt à accepter en échange ? Pouvez-vous refaire votre calcul et m'expliquer d'où viennent vos limites ? Expliquez-moi la différence de prix entre vous et vos concurrents ?
Éviter les concessions et être ambitieux en retour
Une concession vous coûte, mais si vous utilisez le principe du quid pro quo, vous obtenez quelque chose en retour. Vous devez aborder la négociation en étant prêt à donner quelque chose en échange de ce que vous voulez obtenir, c'est un exercice d'équilibre. N'oubliez pas que les concessions représentent un coût (argent, temps, pouvoir...), l'objectif est de faire ces "cadeaux" petit à petit en demandant une contrepartie pour chaque pas que vous ferez. Si vous faites vos concessions trop tôt, vous ne pourrez pas les valoriser et obtenir une contrepartie. L'astuce consiste à préparer des scénarios d'échange avant la négociation afin d'être clair pendant la réunion.
Un comportement assertif est préférable pour vos demandes et vos refus.
S'affirmer, c'est être capable de prendre une position ferme sans manquer de respect à l'autre ou le brusquer. Dans un échange, il est souvent difficile de rester ferme dans ses demandes ou ses refus. L'action est d'autant plus difficile que l'on apprécie la personne en face de soi ou que l'on ne veut pas la froisser.
La meilleure façon de s'affirmer est de se montrer :
- Ambitieux dans vos demandes, osez vous exprimer, expliquez vos objectifs, ce qui ne va pas dans la négociation ou le comportement de votre vendeur ;
- L'écoute, le respect, la transparence, un esprit positif et ouvert seront toujours plus efficaces pour votre interlocuteur que le contraire.
- Soyez clair et direct dans vos formulations: "Je veux", "Je vous demande de...", "Je n'accepte pas...".
Dernier conseil, l'objectif d'un fournisseur SaaS est de valider un certain nombre de licences dans le temps. Ne négligez pas la puissance de certains leviers de négociation, comme les prévisions de croissance à N, N+1, N+2, qui vous permettront de mieux négocier votre prix.
