Les 5 étapes clés pour trier et naviguer dans votre écosystème SaaS :
- Découverte
- L'évaluation
- Optimisation
- Règlement
- Contrôle
La présence des solutions SaaS n'a cessé de croître depuis leur invention dans les années 90. Peu coûteux, faciles à mettre en œuvre et à utiliser, ne nécessitant aucun effort de maintenance... les entreprises ont rapidement été séduites par ces outils et en utilisent aujourd'hui des centaines, une tendance qui ne devrait pas s'inverser dans les années à venir.
Selon Gartner, alors que l'écosystème SaaS ne représentait que 2 % du marché des logiciels en 2009 en France, il est aujourd'hui passé à 30 % et est estimé à 60 % d'ici 2026. Il est clair que l'utilisation de telles applications génère de nombreux bénéfices pour les entreprises, tant en termes de gain de temps que d'argent.
Cependant, avec la multiplication des applications SaaS répondant à des besoins spécifiques et leur accessibilité, de nombreux employés souscrivent à des outils pour leur propre usage ou celui de leur service, sans passer par le service informatique de leur entreprise. Pour faire face à cet afflux et réussir à gérer efficacement cet écosystème, il est donc essentiel de rationaliser le système.
Stratégie de rationalisation ou de découverte de l'écosystème SaaS
La rationalisation SaaS permet de distinguer les applications utiles à l'organisation de celles qui ne sont pas nécessaires à l'entreprise, ainsi que d'obtenir une vision globale des applications SaaS. Cette méthode permet de faire le tri entre les applications qui génèrent un bon retour sur investissement pour l'entreprise et celles qui représentent une perte d'argent fondamentale. En effet, le coût caché des applications SaaS, c'est-à-dire le coût des applications inutiles et non utilisées par l'entreprise, est estimé jusqu'à 30% du coût total des applications selon Gartner.
Au-delà de l'aspect financier, c'est aussi la productivité que l'entreprise doit revoir. L'utilisation de chacun de ces outils permet-elle réellement d'améliorer les processus et de faire gagner du temps à l'entreprise ? Comment trouver le bon équilibre pour réduire le périmètre des applications SaaS au strict nécessaire pour l'entreprise et son développement sans compromettre l'efficacité des salariés ?
230, c'est le nombre moyen d'outils SaaS utilisés par une entreprise de 100 à 3000 salariés en France, soit près d'un outil par salarié.
La stratégie de rationalisation peut être établie en 5 étapes principales : découverte, évaluation, optimisation, régulation et contrôle.
- La découverte : Cette étape s'apparente à l'établissement d'un inventaire.
Il s'agit de faire un inventaire précis de vos applications et notamment d'identifier leurs coûts, leurs licences, leurs administrateurs ou encore leurs contrats. Une fois centralisées, ces informations permettent d'avoir une première vision des outils les plus coûteux, qui devraient logiquement avoir le meilleur retour sur investissement, ainsi que de la date de fin de contrat, qui donne une idée des applications qui peuvent être mises de côté le plus rapidement, le cas échéant. Ces ébauches d'analyse servent à guider l'étape 2.
- L'évaluation : Cette étape permet d'étudier en profondeur l'impact de chaque application.
Il est important de trouver les bons indicateurs afin d'avoir une approche objective de l'utilité des applications. Cela peut prendre la forme d'indicateurs sur le coût de l'application, sur l'engagement des employés dans l'application et leur fréquence d'utilisation, sur la viabilité du fournisseur de l'application, etc. Elle donne également une idée des gains de temps générés par l'utilisation de ces outils et de l'optimisation des processus qu'ils engendrent.
En croisant ces données, il est possible de se faire une bonne idée du retour sur investissement de l'outil. En outre, une technique simple pour évaluer l'utilité d'un outil consiste à rédiger des "histoires d'utilisateurs" pour chaque application, c'est-à-dire à écrire la raison pour laquelle l'outil a été mis en œuvre et son utilité. C'est une façon de verbaliser le besoin et, selon la facilité avec laquelle il est verbalisé, de le confirmer ou non.
- Optimisation : Il s'agit d'identifier les outils à retirer de l'écosystème SaaS de l'entreprise après avoir permis aux départements de communiquer entre eux sur leurs utilisations du SaaS et leurs meilleures pratiques.
Cette étape peut être particulièrement délicate puisqu'il s'agit de faire comprendre aux utilisateurs que leurs applications n'offrent pas assez de bénéfices pour l'ensemble de l'entreprise, et pour cela, il faut trouver des alternatives convaincantes à l'utilisation de l'application. La priorité doit être donnée à la suppression des applications redondantes, dont l'utilisation n'est pas optimale, ou celles pour lesquelles la conformité du fournisseur n'est pas certaine (notamment en matière de protection des données personnelles). Les outils SaaS redondants au sein de l'entreprise doivent être passés au crible, comparés entre eux et avec les utilisateurs interrogés afin de sélectionner le plus efficace.
Plus concrètement, il s'agit de se poser les questions suivantes : avons-nous plusieurs applications qui remplissent la même fonction dans différents services ? Les utilisateurs de l'application se connectent-ils assez régulièrement pour justifier une bonne utilisation ? Les applications contenant des données sensibles sont-elles suffisamment protégées ? Une façon d'optimiser les applications SaaS peut également être de passer principalement par le même fournisseur et d'éliminer les applications de niche provenant de plusieurs fournisseurs.
- Régulation : C'est la phase d'action, celle au cours de laquelle les applications inutilisées ou sous-utilisées seront retirées de l'environnement SaaS.
Une fois que les applications à supprimer ont été clairement identifiées, la gouvernance de l'écosystème SaaS dans l'entreprise doit être clairement définie. Un seul décideur doit conduire le changement et établir un processus uniforme dans l'entreprise pour souscrire à de nouveaux outils à l'avenir. Une communication précise et accessible doit également être mise en place pour sensibiliser l'ensemble des collaborateurs aux enjeux de la gestion du SaaS. Il est également utile que tous les employés aient une vue d'ensemble du parc d'applications SaaS utilisées dans l'entreprise, afin d'éviter de nouveaux risques de chevauchement à l'avenir.
Monitoring : la phase de monitoring, suivie de cette nouvelle stratégie de SaaS Management
Cela permet de suivre l'évolution à la fois de l'utilisation des applications restantes et du budget qu'elles représentent. En effet, il ne faut pas oublier que l'utilisation et donc la gestion des outils SaaS doit s'intégrer dans la stratégie à long terme de votre entreprise ! L'erreur à ne pas commettre serait de s'arrêter à une pratique de cost killing le premier mois sans penser à assurer la traçabilité des processus utilisés pour ne pas avoir à repartir de zéro l'année suivante.
La gestion de votre écosystème SaaS vous permet également d'avoir une meilleure vision de votre budget, donc des estimations plus précises et donc un réalignement des intérêts entre les départements informatiques, opérationnels et financiers.
Pour conclure, voici les 5 étapes d'une stratégie de rationalisation des applications SaaS :
- la découverte ou l'exposition de tous les logiciels pour lesquels l'entreprise paie une licence ;
- l'évaluation ou la "notation" de ces outils en fonction de leur utilité pour l'entreprise ;
- l'optimisation ou l'identification des applications sous-utilisées ou inutiles ;
- la réglementation ou la suppression des applications désignées et la phase de communication qui accompagne cette suppression ;
- le suivi ou l'administration de son écosystème SaaS avec un alignement optimal des différents départements de l'entreprise (IT, finance et opérations).
Ce processus permet bien sûr aux entreprises de faire des économies en résiliant les contrats de licence d'application qui ne seraient pas rentables, mais aussi de mieux gérer leur activité au sens large en identifiant les outils clés pour l'entreprise et en ayant une meilleure visibilité sur les budgets.
Plus généralement, cela permet de lutter contre shadow IT, l'écosystème caché de toute entreprise qui peut générer des pertes et des failles de sécurité, sur lequel nous reviendrons dans un prochain article.
