Qu'est-ce que l'intake-to-procure et comment améliorer les achats ?

Les problèmes d’achat surviennent dès que le système reçoit une demande mal formulée.

D'habitude, les entreprises adoptent des processus d’intake-to-procure (I2P) pour standardiser la manière dont les demandes de dépenses sont reçues, examinées, approuvées et transformées en achats.

Mieux encore, grâce à des plateformes SaaS avancées de gestion des dépenses, les problèmes d’achat ne sont plus forcément coûteux.

C’est quoi l’intake-to-procure ?

L’intake-to-procure (I2P) est un processus d’achat structuré qui démarre lorsqu’un collaborateur soumet une demande de produit ou de service et se termine lorsque celle-ci est approuvée et achetée.

En termes simples, c’est la porte d’entrée des achats. La partie qui capte la demande, l’organise et s’assure que chaque achat suit le bon processus avant qu’un seul euro ne soit dépensé.

Concrètement, l’intake-to-procure est le point d’entrée de toutes les demandes de dépenses.

Au lieu de fils de messages éparpillés, l’I2P établit un workflow structuré pour que les équipes achats puissent contrôler les dépenses au moyen de politiques appropriées.

Un processus d’intake-to-procure complet peut inclure :

• La saisie des demandes d’achat dans un format structuré
• La validation des besoins, des budgets et des politiques
• Le routage des approbations vers les bons interlocuteurs
• La préparation et l’émission d’un bon de commande

Vous pouvez utiliser différents modèles de processus d'achats pour gérer les demandes et les dépenses : I2P, P2P ou ITP.

• L'intake-to-procure (I2P) qui s'assure qu'une demande d'achat est exacte, justifiée et alignée avec les politiques de l'entreprise avant tout engagement financier. Il s'agit de bien formuler la demande avant que les achats ne commencent. Cette étape met l'accent sur la validation des demandes, les approbations des parties prenantes, les vérifications budgétaires, les recommandations de fournisseurs et la conformité aux politiques d'achats.
• Le procure-to-pay (P2P) qui se concentre sur l'exécution opérationnelle des activités d'achat et de paiement après qu'une demande a été approuvée. Il porte principalement sur l'exécution des achats et le bouclage efficace du cycle de paiement. Ce processus comprend généralement la création de bons de commande, leur envoi aux fournisseurs, la réception des biens ou services, le traitement des factures et l'émission des paiements.
• L'intake-to-pay (ITP) qui combine l'intake-to-procure et le procure-to-pay dans un workflow connecté de bout en bout, gérant tout depuis la demande initiale jusqu'au paiement final du fournisseur. Il démarre dès l'identification d'un besoin et se poursuit à travers les approbations, le sourcing, l'achat, la facturation et le paiement final.

Comment fonctionne l’intake-to-procure ?

Un workflow d’intake-to-procure suit une séquence simple:

1. Saisie de la demande

Le processus démarre lorsqu’un collaborateur ou un département soumet une demande d’achat via un système de saisie centralisé ou une plateforme d’achats.

La demande comprend généralement des informations essentielles : le produit ou service nécessaire, le fournisseur préféré, le budget estimé, la justification métier, le délai de livraison et la catégorie d’achat.

Par exemple, imaginez que le département marketing a besoin d’un nouvel abonnement à un logiciel de design pour une campagne à venir.

Au lieu d’envoyer des e-mails à plusieurs responsables pour obtenir une validation, le collaborateur soumet une demande formelle via le portail achats, en précisant le fournisseur, le coût de l’abonnement, le budget du département et la raison pour laquelle ce logiciel est nécessaire.

Cela permet aux équipes achats de collecter toutes les informations en amont afin d’évaluer les demandes plus efficacement et d’éviter les soumissions incomplètes.

2. Validation et vérifications de conformité

Après la soumission, la demande passe par des contrôles de validation et de conformité.

Le système ou l’équipe achats vérifie que la demande respecte les politiques d’achat et les directives budgétaires de l’entreprise.

Cette étape peut inclure la vérification de la disponibilité du budget, le contrôle que l’achat respecte les seuils de dépenses autorisés, et la confirmation que toutes les pièces justificatives sont jointes.

Par exemple, si un collaborateur demande du matériel de bureau pour 8 000 € mais que le département n’a plus que 5 000 € dans son budget, le système signale automatiquement la demande pour examen ou rejet.

De même, si la politique de l’entreprise exige trois devis pour les achats dépassant un certain montant, le système peut bloquer la demande tant que les documents nécessaires ne sont pas téléchargés.

Ces contrôles aident les organisations à prévenir les dépenses inutiles, les violations de politique et les retards d’achat dès le début du processus.

3. Routage des approbations

Une fois la demande validée, elle est automatiquement acheminée vers les parties prenantes appropriées pour approbation.

Les workflows d’approbation sont généralement basés sur des règles prédéfinies : département, montant des dépenses, type de projet ou catégorie d’achat. L’automatisation de ce processus définit clairement qui doit approuver quoi et crée une piste d’audit transparente.

Par exemple, un petit achat de logiciel inférieur à 1 000 € peut ne nécessiter que l’approbation du responsable de département.

En revanche, une demande d’infrastructure IT à 50 000 € pourrait nécessiter les approbations du directeur IT, du département finance et de l’équipe achats.

Les systèmes d’achats envoient automatiquement des notifications d’approbation aux bonnes personnes et suivent le statut en temps réel.

4. Confirmation du fournisseur

Une fois les approbations obtenues, les achats vérifient les informations du fournisseur avant de procéder à l’achat. L’équipe vérifie si le fournisseur figure déjà dans la base de données des fournisseurs agréés de l’entreprise ou si un nouveau fournisseur doit être intégré et évalué.

Par exemple, si le département finance demande des services de conseil auprès d’un fournisseur ayant déjà passé les contrôles de conformité et de risque, les achats peuvent avancer rapidement.

Mais si le fournisseur demandé est nouveau, les achats devront peut-être collecter des informations fiscales, des coordonnées bancaires, des contrats, des attestations d’assurance ou des documents de conformité avant de l’approuver.

5. Création du bon de commande

Une fois la demande entièrement approuvée et le fournisseur confirmé, le système d’achats génère un bon de commande (BDC).

Le bon de commande est un document officiel qui détaille les produits ou services convenus, les prix, les conditions de livraison et les modalités de paiement. Il est ensuite envoyé au fournisseur pour initier formellement l’achat.

Par exemple, après validation de toutes les approbations pour l’abonnement au logiciel de design, le système crée automatiquement un bon de commande contenant les détails de l’abonnement, la valeur du contrat et les informations de facturation.

Le fournisseur reçoit le BDC et commence à fournir le service.

À ce stade, le processus d’intake-to-procure est terminé, et l’organisation passe à la phase procure-to-pay, qui comprend la réception des factures et le traitement des paiements fournisseurs.

Quels sont les avantages de l’intake-to-procure ?

Un processus d’intake-to-procure solide améliore fondamentalement la façon dont une entreprise contrôle ses dépenses, collabore en interne et prend ses décisions d’achat.

• Visibilité totale sur les dépenses de l’entreprise

Sans intake-to-procure, les demandes d’achat sont souvent éparpillées dans des e-mails, des outils de messagerie et des conversations informelles, ce qui rend presque impossible le suivi des engagements avant qu’ils ne deviennent des dépenses réelles.

Avec un processus de saisie centralisé, chaque demande est enregistrée, catégorisée et suivie dès le départ.

Les équipes achats et finance disposent d’une vue en temps réel des dépenses à venir, pas seulement de ce qui a déjà été facturé.

Cela impacte directement les prévisions budgétaires, l’analyse des dépenses et la planification financière.

• Des cycles d’approbation plus rapides et prévisibles

Les processus d’approbation manuels créent des goulots d’étranglement : les demandes s’accumulent dans les boîtes mail, les responsabilités sont floues et les relances ralentissent tout.

L’intake-to-procure introduit un routage automatisé et des chemins d’approbation clairs, ce qui signifie que la bonne personne est notifiée au bon moment, avec des responsabilités et des délais clairement établis.

Le résultat : des cycles plus courts et moins de retards pour les collaborateurs en attente de leurs achats.

• Un meilleur respect des politiques et de la conformité

Les politiques d’achats échouent souvent parce qu’elles sont difficiles à appliquer.

Un système d’intake-to-procure intègre ces politiques directement dans le processus de demande : les limites budgétaires sont vérifiées automatiquement, les approbations requises sont imposées et les fournisseurs préférés sont suggérés.

La conformité est assurée avant l’engagement des fonds, pas après.

• Réduction des achats sauvages (maverick spend)

Le maverick spend désigne les achats effectués en dehors du processus d’achats approuvé, par exemple, lorsqu’un collaborateur achète des produits ou services directement auprès de fournisseurs sans passer par les achats ni obtenir les approbations nécessaires.

Ce phénomène est également lié au Shadow IT, qui survient lorsque des collaborateurs ou des départements achètent et utilisent des logiciels, des outils cloud ou des services technologiques sans l’accord de l’IT ou des achats.

Par exemple, une équipe marketing pourrait souscrire un outil de gestion de projet avec une carte de crédit d’entreprise sans impliquer les achats ou l’IT.

Bien que pratique sur le moment, cela peut créer des abonnements logiciels en double, des coûts plus élevés, des vulnérabilités de sécurité, des risques de conformité et des contrats fournisseurs fragmentés.

Un processus d’intake-to-procure efficace réduit à la fois le maverick spend et le Shadow IT en offrant aux collaborateurs un moyen simple et centralisé de soumettre leurs demandes d’achat via des workflows approuvés.

• Meilleure collaboration transversale

Les achats ne fonctionnent pas de manière isolée. À un moment ou un autre, tous les départements seront impliqués dans certaines décisions.

L’intake-to-procure crée un système centralisé où tous les membres de l’équipe peuvent consulter les demandes, les approbations et les activités d’achat en temps réel.

Cette visibilité partagée aide les équipes à rester alignées tout au long du processus d’achat et réduit les lacunes de communication causées par les e-mails déconnectés, les tableurs ou les workflows manuels.

Par exemple, si un département demande un nouveau SaaS, l’équipe achats peut impliquer l’IT dès le début pour évaluer la cybersécurité et la compatibilité système, pendant que le juridique examine les conditions contractuelles et que la finance vérifie la disponibilité budgétaire.

Cette approche collaborative améliore la prise de décision, renforce la transparence et garantit que les activités d’achats soutiennent les objectifs métier globaux.

• Amélioration de la gestion des fournisseurs

Le processus d’intake-to-procure renforce également la gestion des fournisseurs en s’assurant que la sélection et l’intégration des fournisseurs suivent des approches cohérentes.

Au lieu que les collaborateurs choisissent des fournisseurs de manière indépendante ou selon des relations informelles, les équipes achats peuvent orienter les achats vers des fournisseurs agréés qui répondent déjà aux normes de l’entreprise en matière de prix, de conformité, de qualité et de gestion des risques.

Lorsque la gestion des fournisseurs devient plus organisée, vous pouvez bénéficier d’un meilleur pouvoir de négociation, de conditions contractuelles améliorées et d’une plus grande efficacité des achats à long terme.

Comment améliorer votre processus d’achats ?

Un processus d’intake-to-procure réussi doit supprimer les frictions et renforcer le contrôle.

En d’autres termes, votre processus d’achats doit être simple et intuitif pour que tous les membres de l’équipe le respectent, sans être tentés de contourner le cadre sous prétexte que « ce n’est pas grave ».

Voici six conseils concrets que vous pouvez mettre en œuvre dans votre processus d’achats.

1. Standardisez et structurez toutes les demandes

Les demandes non structurées génèrent de la confusion et des retards. Définissez :

• Les champs obligatoires (budget, catégorie, justification)
• Les types de demandes (logiciels, services, matériel, etc.)
• Des règles de catégorisation claires

Cela permet à l’automatisation de fonctionner efficacement et réduit les clarifications manuelles.

2. Intégrez les achats aux systèmes finance et IT

Les systèmes déconnectés créent des silos de données et des doublons. Une configuration d’intake-to-procure solide devrait s’intégrer avec :

• Les ERP et outils comptables
• Les systèmes de suivi budgétaire
• Les bases de données fournisseurs
• Les outils de gestion des contrats

Cela garantit que les données circulent de manière fluide de la demande à l’exécution.

3. Rendez les politiques visibles et actionnables

Les politiques ne devraient pas vivre dans de longs PDF ennuyeux que personne ne lit et que personne ne retrouve. À la place :

• Intégrez-les directement dans le workflow de saisie
• Fournissez un retour en temps réel lors de la soumission de la demande
• Signalez automatiquement les demandes non conformes

Cela fait passer la conformité d’une posture réactive à une posture proactive.

4. Suivez les indicateurs clés des achats

On n’améliore pas ce qu’on ne mesure pas. Surveillez des métriques telles que :

• Le délai de la demande à l’approbation
• Les goulots d’étranglement dans les approbations
• Les dépenses par catégorie
• Les tendances d’utilisation des fournisseurs

Ces informations aident à identifier les inefficacités et à optimiser les workflows au fil du temps.

5. Concentrez-vous sur le contrôle des dépenses SaaS et récurrentes

Le SaaS est l’une des catégories de dépenses qui croît le plus vite et qui est la plus difficile à contrôler. Sans un processus de saisie adéquat, vous risquez de vous retrouver avec des outils en double et des renouvellements coûteux, qui finissent par faire s’accumuler des coûts cachés.

Ajouter une saisie structurée pour les achats SaaS garantit une meilleure gestion des contrats et des renouvellements, ainsi qu’un suivi centralisé des fournisseurs.

6. Mettez en place une plateforme d’intake-to-procure

Les processus manuels et les outils génériques ne passent pas à l’échelle, ils reposent généralement sur des e-mails, des tableurs ou des formulaires de demande basiques.

Les plateformes modernes d’intake-to-procure offrent des fonctionnalités qui aident les équipes achats à gérer les activités d’achat de façon plus efficace et collaborative. Ces plateformes comprennent généralement :

• Des portails de saisie des demandes centralisés
• Des workflows d’approbation automatisés
• Des tableaux de bord en temps réel
• Des capacités de gestion des fournisseurs et des contrats

Des plateformes comme Najar sont conçues pour soutenir ces workflows en combinant la gestion des demandes, l’automatisation des achats, la supervision des fournisseurs et la visibilité sur les dépenses au sein d’une solution unique.

Choisir la meilleure plateforme d’intake-to-procure

Najar est une plateforme SaaS d’achats et de gestion conçue pour améliorer radicalement le processus d’intake-to-procure dès la première demande.

Au lieu de s’appuyer sur des outils éparpillés, des approbations manuelles ou des systèmes hérités rigides, Najar crée un environnement centralisé unique où toutes les demandes d’achat sont saisies, examinées et approuvées de manière structurée.

Najar se concentre sur la simplicité de la saisie pour les collaborateurs tout en donnant aux équipes achats et finance un contrôle total sur les dépenses.

Les collaborateurs peuvent soumettre des demandes d’achat via des formulaires guidés et intuitifs qui garantissent que toutes les informations requises sont incluses dès le départ.

Une fois la demande soumise, Najar l’achemine automatiquement vers le flux d’approbation approprié selon des règles prédéfinies : montant de la dépense, département ou catégorie d’achat.

Les notifications automatisées et le suivi maintiennent le processus en mouvement, réduisent les goulots d’étranglement et offrent une visibilité totale sur le statut des demandes.

Najar se distingue par sa gestion des SaaS et des fournisseurs, en centralisant tous les fournisseurs, les contrats et les abonnements en un seul endroit.

Cela vous permet de suivre l’utilisation des logiciels, de surveiller les renouvellements à venir et de prendre des décisions plus éclairées sur votre stack technologique avant de vous engager dans de nouvelles dépenses.

Si vous recherchez une plateforme qui combine facilité d’utilisation, puissante automatisation et une forte orientation vers les défis modernes des achats, notamment la gestion des SaaS, c’est celle-là.

Elle remplace les processus fragmentés et manuels par un système d’intake-to-procure rationalisé qui améliore l’efficacité, fait respecter les politiques et offre aux organisations une vue claire et centralisée de toutes les activités d’achat.

Améliorez vos processus d’intake-to-procure avec Najar

L’intake-to-procure est le socle du contrôle des dépenses, de la conformité, de la gestion des fournisseurs et de la collaboration transversale.

En standardisant la manière dont les demandes sont soumises et approuvées, vous pouvez réduire les achats sauvages, améliorer la visibilité sur les dépenses à venir, accélérer les cycles d’approbation et prendre de meilleures décisions d’achat avant tout engagement financier.

Les meilleures plateformes d’intake-to-procure, comme Najar, vont encore plus loin en automatisant les workflows, en connectant les achats à la finance et à l’IT, et en centralisant la gestion des fournisseurs et des contrats en un seul endroit.

À mesure que les achats deviennent plus complexes, notamment avec la croissance des dépenses SaaS et des logiciels récurrents, la mise en place d’un processus d’intake-to-procure structuré est indispensable pour les organisations qui souhaitent davantage de contrôle, d’efficacité et de transparence dans leurs opérations d’achat.

Essayez Najar dès aujourd’hui pour améliorer la gestion de vos dépenses SaaS.