Dans le contexte actuel de contraction des marchés, certaines entreprises voient leur accès au financement limité. Mais un secteur s'est montré plus que résilient: Les logiciels en tant que service ou SaaS.
Le SaaS est une méthode d’approvisionnement de logiciels qui utilise le cloud computing. Au lieu de télécharger et d’installer un logiciel sur un ordinateur local, un SaaS, comme Slack ou Salesforce, permet aux utilisateurs finaux d’accéder à une application cloud via un navigateur Internet. Une équipe d’approvisionnement quant à elle se charge de la gestion des achats et de l’approvisionnement au sein d’une organisation.
Ces méthodes comportent de nombreux avantages dont une réduction des coûts, la rationalisation des processus de production et plus de sécurité par rapport aux logiciels traditionnels permettant in fine d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale des entreprises.
Quand votre organisation doit-elle mettre en place une équipe procurement et/ou un système efficace de gestion des outils SaaS ? Il existe un certain nombre indicateurs qui peuvent vous aider à déterminer si ce besoin est présent dans votre entreprise, et dans quelle mesure.
L'importance croissante des équipes procurement et des solutions SaaS
L'utilisation généralisée des équipes procurement et des solutions SaaS est en augmentation dans le monde entier. Une étude de Research Report World publiée en juin 2023 montre que le marché mondial des logiciels en tant que service (SaaS) devrait croître à un taux de croissance annuel moyen de 30 % entre 2023 et 2030.
Les solutions SaaS contribuent à la transformation des organisations dans le contexte actuel de transition numérique, où les solutions traditionnelles sont progressivement abandonnées par les entreprises au profit de solutions basées sur le cloud. La pandémie a également eu un impact sur les solutions SaaS, comme en témoigne l'utilisation massive de la plateforme Zoom.
L'existence d'une équipe procurement permet à une entreprise donnée d'identifier sources d'économies potentielles. Cette équipe peut par exemple négocier des contrats et des tarifs avantageux avec les différents fournisseurs de l'entreprise, optimiser les licences et les abonnements ou encore suivre les dépenses liées au SaaS.
Il faut cependant noter qu’il existe des défis liés aux SaaS, relevés dans une étude Flexera de 2023: la sécurité, les dépenses et l'expertise. Les équipes d’approvisionnement jouent alors un rôle clé dans la sélection des fournisseurs les plus adaptés aux besoins de l’entreprise.
Comment déterminer si vous avez besoin d'une équipe procurement
Certains indicateurs-clés permettent de déterminer si votre entreprise a besoin de recourir à une équipe d’approvisionnement.
Gestion inadéquate des contrats
Une gestion inefficace des contrats (clients, fournisseurs, baux, etc.) peut avoir un impact négatif sur la croissance de votre entreprise.
Lorsque les dates de renouvellement des contrats ne sont pas respectées, des perturbations opérationnelles peuvent survenir, tout comme la perte d'accès à des logiciels essentiels ou des interruptions de service. En mettant en place une équipe dédiée à procurement , vous ne risquez plus de manquer les dates de renouvellement des contrats.
Vous évitez également les pénalités qui peuvent découler d'une mauvaise gestion des contrats, ce qui se traduit par des coûts évitables pour votre entreprise.
Vous vous prémunissez également contre les risques liés à une mauvaise gestion des ressources de l'entreprise, les risques juridiques - en cas de mauvaise interprétation des clauses contractuelles - ou la perte de confiance des clients en raison d'une gestion inefficace des contrats.
Absence de contrôle de votre logiciel
Une mauvaise gestion ou un suivi irrégulier de l'utilisation des différents logiciels en place dans l'organisation peut avoir des conséquences négatives sur les performances de votre entreprise.
Un inventaire des logiciels qui n'est pas effectué régulièrement peut vous amener à payer pour des licences qui ne sont pas utilisées, générant ainsi des coûts évitables pour votre entreprise. Vous pourriez également manquer des occasions de négocier des contrats avantageux.
Le fait de disposer de plusieurs logiciels similaires effectuant les mêmes tâches peut nuire à la productivité des employés et entraîner un gaspillage des ressources.
D'autres risques peuvent également survenir, tels que la sécurité des données, les inefficacités opérationnelles et les problèmes de conformité des logiciels.
Négociations inefficaces avec les fournisseurs
Des négociations infructueuses peuvent entraîner des coûts excessifs pour votre entreprise. Par exemple, si les négociations ne sont pas menées de manière équitable et transparente avec votre fournisseur, elles peuvent entraîner des frustrations et un risque de rupture de votre chaîne d'approvisionnement.
Des conditions contractuelles qui ne sont pas clairement définies peuvent entraîner l'impossibilité de fournir les produits ou services requis dans les délais impartis.
D'autres risques pour la compétitivité de votre entreprise peuvent survenir, comme un manque d'innovation ou de valeur ajoutée dans votre produit, ou des produits de mauvaise qualité .
Comment une équipe procurement peut résoudre ces problèmes
Si vous avez déjà rencontré l'un des problèmes susmentionnés, vous pouvez demander l'aide d'une procurement équipe peut améliorer la compétitivité de votre entreprise et vous permettre de vous concentrer sur les tâches essentielles liées à votre activité.
Voici comment :
- Si vos contrats ne sont pas gérés correctement, une équipe de procurement pourrait vous aider à établir un processus clair de définition des contrats et à suivre les échéances importantes afin de ne pas manquer la date de renouvellement d'un contrat. La mise en place d'une plateforme logicielle centralisée par l'équipe procurement pourrait vous aider à suivre les dates de renouvellement ou les clauses contractuelles.
- Si vos logiciels manquent d'optimisation, une équipe procurement peut aider votre équipe à réaliser un inventaire des logiciels utilisés au sein de votre entreprise, ou analyser l'utilisation réelle pour identifier les redondances. Elle peut également négocier des tarifs préférentiels avec les fournisseurs : par exemple, en consolidant les achats de licences Microsoft Office au sein de l'entreprise, il est possible de négocier un prix global plus avantageux.
- Enfin, si les négociations avec votre fournisseur ne sont pas optimales, une équipe de procurement peut vous aider à mettre en place un processus de négociation structuré en effectuant une recherche approfondie de l'offre et en définissant des objectifs de négociation clairs. L'équipe procurement peut vous aider à mettre en place des sanctions en cas de non-respect des engagements.
Identifier vos besoins en matière d'inventaire SaaS
Certains indicateurs clés peuvent vous aider à reconnaître un besoin de soutien dans l'optimisation de vos outils SaaS .
Des défis liés à l’ombre informatique (shadow IT)
L’ombre informatique, ou shadow IT en anglais, fait référence à l’utilisation de logiciels, de technologies ou de services informatiques par les employés sans l’approbation du département informatique de l’entreprise. L’utilisation de services de cloud qui ne respecteraient pas les normes de l’entreprise peut avoir des conséquences néfastes.
Comment ? Un usage de SaaS non réglementés peut entraîner des risques liés à la sécurité. Votre entreprise peut être confrontée à des fuites de données, des violations de confidentialité, des cyberattaques ou la compromission de systèmes critiques si des logiciels obtenus sur des plateformes illégales sont installés.
L’ombre informatique peut également vous coûter une perte de contrôle et de visibilité sur les technologies que vous utilisez, rendant plus difficile le contrôle de l'accès, des licences ou des mises à jour.
Il existe d’autres risques tels qu’une augmentation des coûts à cause d’utilisation de SaaS non-autorisés ou encore une inefficacité opérationnelle à cause d’une duplication ou d’une redondance dans les applications.
Des coûts en SaaS élevés
L’augmentation de vos coûts en matière de Saas peut, de manière évidente, venir grever la performance de votre entreprise.
Celle-ci peut être liée à une sous-utilisation ou un surapprovisionnement en SaaS, où votre entreprise ne tirerait pas pleinement profit de ses divers abonnements.
- Dans le cas d'une sous-utilisation des solutions SaaS, votre entreprise n'utilise pas toutes les fonctionnalités offertes par les abonnements SaaS qu'elle paie.
- Dans le cas d’un surapprovisionnement en SaaS, votre entreprise a acquis des licences SaaS dont elle n’a pas réellement besoin.
Par exemple, une entreprise souscrit un abonnement SaaS pour un logiciel de marketing avancé. Si l'équipe marketing n'utilise qu'une fraction des fonctionnalités disponibles, il en résulte des coûts inutilement élevés. Le choix d'un outil SaaS inadapté à votre équipe aura donc des conséquences nuisibles.
Absence de suivi des dates de renouvellement et d'expiration des logiciels SaaS
Sans un suivi régulier des dates de renouvellement et d'expiration de vos logiciels SaaS, votre entreprise peut perdre en compétitivité.
Un oubli du renouvellement d’un abonnement SaaS peut entraîner une interruption des services critiques de votre entreprise. Si l’abonnement à un outil de gestion des relations client (CRM) venait à expirer sans être renouvelé, l’équipe commerciale pourrait perdre l’accès aux données clients et aux fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement les relations clients.
Lorsqu’un abonnement SaaS expire sans que votre entreprise en soit avertie, les processus métiers peuvent être perturbés entraînant de fait des problèmes opérationnels. Si l’abonnement à un logiciel de gestion de la chaîne logistique venait à expirer, votre entreprise pourrait ne plus avoir accès aux informations liées au suivi des stocks pouvant entraîner des retards dans les livraisons.
D'autres risques, tels que la perte de données, peuvent résulter de l'absence de suivi des dates de renouvellement des logiciels SaaS.
Comment une solution d'inventaire optimisée peut résoudre ces problèmes
Si vous avez déjà rencontré l'un des problèmes ci-dessus, vous avez probablement besoin d' une solution d'inventaire SaaS.
- La mise en place d'un système de centralisation des logiciels SaaS peut vous aider à remédier à shadow IT. Une solution d'inventaire SaaS qui répertorie les applications et services approuvés en interne permet de réduire le risque d'utilisation de logiciels non écrits. Vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur les technologies utilisées au sein de votre organisation.
- Une gestion proactive des abonnements et des licences SaaS peut résoudre le problème de l'augmentation des coûts des logiciels. Par exemple, une analyse approfondie de l'utilisation des logiciels SaaS peut aider à identifier les situations de sous-utilisation ou de surabondance. Pour s'assurer que le logiciel répond aux besoins de l'entreprise, un suivi des abonnements peut également être mis en place.
- Face à un manque de renouvellement des contrats, certains fournisseurs SaaS, comme Najar peuvent vous proposer des services de rappels automatisés pour les dates de renouvellement, des notifications d’expiration ou encore un tableau de bord qui permet de contrôler les échéances de vos abonnements.
À chaque problème sa solution : des équipes procurement et des méthodes d'optimisation des stocks SaaS adaptées aux besoins de votre entreprise peuvent vous aider à améliorer votre compétitivité.
Laissez Najar vous accompagner dans l’achat et la gestion de logiciels adaptés aux besoins de votre entreprise et optimisez votre utilisation du SaaS !
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