Selon Gartner d'ici 2025, la moitié des dépenses IT des entreprises se feront dans le cloud. La prolifération des outils SaaS n’a jamais connu pareille extension.
Le choix de l'outil SaaS que vous souhaitez acquérir pour vos équipes n'est pas anodin. Il a des conséquences non-négligeables sur la qualité du travail de vos collaborateurs, mais il a surtout un coût financier qui mérite d’être surveillé.
Avant de choisir l'outil SaaS que vos équipes utilisent quotidiennement, prenez donc soin d’évaluer les différentes options qui s’offrent à vous. Sélectionner le mauvais outil peut avoir des répercussions regrettables, plus ou moins importantes pour votre activité.
Choisir le bon outil SaaS pour éviter un surcoût financier
Prêter attention aux fonctionnalités inutilisées
Il est crucial de choisir un outil SaaS qui corresponde véritablement aux besoins de l’entreprise et de votre équipe, au risque de payer pour des fonctionnalités superflues.
Les mises à jour de certains logiciels en mode SaaS sont coûteuses et apportent de nouvelles options dont vos équipes n’ont finalement pas l’usage.
Il est également possible que certaines fonctionnalités soient redondantes avec d’autres outils déjà mis en place dans votre entreprise. Certains logiciels de gestion permettent par exemple des actions similaires à celles d’un logiciel de facturation.
Il est donc important d'avoir une compréhension exhaustive de vos outils SaaS pour limiter vos dépenses. Connaître avec précision leurs spécificités vous permettra d’optimiser vos investissements.
Comprendre les besoins SaaS de vos équipes
Vos besoins SaaS ne sont pas les mêmes en fonction de votre secteur d’activité, de la taille de votre entreprise et de son organisation. Une activité professionnelle complexe requiert des outils comprenant des fonctionnalités précises, qu’il est important de savoir identifier.
Il est donc nécessaire de comprendre avec précision les besoins de vos équipes en amont de votre acquisition. Pour cela, n’hésitez pas à aller à la rencontre de vos collaborateurs.
Ce sont les mieux placés pour savoir quels outils faciliteraient leur quotidien. Vous vous en doutez : les ressources humaines n’ont pas les mêmes besoins que le service informatique !
Une fois cette étape réalisée, vous aurez une bien meilleure visibilité quant aux options que vous souhaitez intégrer à vos logiciels (nombre d’utilisateurs, niveau de sécurité, compatibilité avec vos logiciels traditionnels, etc.).
Comparer les outils est essentiel pour choisir l’offre la mieux adaptée à vos équipes. Cela donne également une meilleure idée du budget nécessaire pour choisir la solution la plus rentable financièrement.
Préservez la productivité de vos équipes
Un outil difficile à utiliser ou inadapté aux besoins de votre équipe peut entraîner une perte de productivité fâcheuse. Vos salariés se retrouvent obligés de perdre du temps à comprendre comment utiliser un logiciel trop complexe pourtant censé leur faire gagner du temps.
Dans certains cas extrêmes, vos employés peuvent être contraints de mettre en place des solutions de contournement pour faire leur travail, faute d’outil adapté à leurs besoins.
Il est aussi important d’éviter la frustration ou la démotivation de vos salariés. En choisissant des outils intuitifs et faciles à utiliser, vous leur permettez de gagner en efficacité et en productivité, tout en allégeant leur charge de travail.
Garantir la qualité du travail de vos collaborateurs
Outre les risques financiers et humains, un mauvais outil SaaS peut avoir des répercussions graves sur la qualité du travail de vos équipes. Leur impact sera plus ou moins conséquent sur votre activité. Voici quelques exemples.
La prolifération néfaste des outils SaaS
Outre la charge financière que nous avons abordée, la prolifération des outils entraîne fatalement une intégration plus complexe. La formation nécessaire de vos salariés à chaque outil représente en effet une perte de temps précieux.
Si vos collaborateurs travaillent sur deux outils différents qui offrent des fonctionnalités redondantes, la mise à jour des informations d’un logiciel à l’autre fait perdre un temps considérable à vos équipes. Les risques de doublons et d’erreurs en sont par ailleurs grandement accrus.
Le défaut de conformité réglementaire
Il est important de vérifier que l’outil que vous utilisez respecte les normes de conformité réglementaires applicables à votre secteur d’activité. Dans le cas contraire, vous exposez votre entreprise à des risques juridiques et financiers non-négligeables.
Chaque secteur d’activité comporte son lot de réglementations particulières. Il est donc tout à fait indispensable d’acquérir un logiciel adapté aux besoins juridiques précis de votre entreprise.
La perte de données sensibles
Un bon logiciel SaaS est équipé de nombreuses fonctionnalités pour protéger les données sensibles liées à votre activité. En utilisant un outil non sécurisé, vous exposez votre entreprise à des risques de fuite de données ou de piratage.
Les entreprises sont de plus en plus sujettes aux cyber-attaques qui visent leurs données financières et commerciales. Il est donc nécessaire de prendre des précautions pour vous en prémunir, afin de protéger les données de votre activité, de vos collaborateurs ainsi que celles de vos partenaires externes.
Les dommages à la réputation
Un outil compliqué à utiliser ou inadapté est susceptible d’entraîner des retards ou des erreurs dans la réalisation des tâches. En négligeant la praticité de vos logiciels SaaS, vous prenez le risque de nuire à la réputation de votre entreprise auprès de vos clients et de vos partenaires.
La réputation de votre entreprise en tant que potentiel employeur pourrait également en pâtir. Des employés désabusés par une mauvaise gestion des outils peuvent vous faire mauvaise presse en montrant du doigt une organisation dans laquelle il est difficile de travailler correctement.
L'impact sur la motivation des employés
Les collaborateurs qui utilisent des outils inadaptés risquent de se sentir frustrés et démotivés. Un mauvais outil fait perdre en efficacité à vos équipes, ce qui peut être exaspérant.
De cette frustration peut découler un sentiment de négligence des besoins des salariés, ce qui est particulièrement pénalisant pour toute activité. Une entreprise a donc tout intérêt à prouver à ses employés qu’elle est à leur écoute en leur fournissant des outils adéquats.
Choisir les bons outils SaaS pour éviter les risques
Ces risques sont dommageables pour vos équipes et votre activité en général. Les outils SaaS que vous adoptez doivent donc faire l’objet d’une attention toute particulière. En examinant avec précisions les options qui vous sont proposées, vous pourrez faire le choix optimal pour votre entreprise.
Comment choisir les outils SaaS adaptés à mon entreprise ?
Il est important avant tout de définir vos besoins avec précision. Identifiez les départements qui ont le plus besoin d’outils pour automatiser et faciliter leurs tâches au quotidien. Il peut s’agir d’un CRM pour votre équipe Ventes, d’un logiciel de gestion comptable pour le département des finances, etc.
Définissez avec vos collaborateurs les fonctionnalités dont ils ont besoin, ainsi que le nombre d'utilisateurs concernés. Savoir à l’avance si 50 personnes auront besoin d’un accès au logiciel de facturation peut aiguiller votre choix.
Enfin, privilégiez les logiciels tout-en-un, qui vous préservent de la prolifération d’outils redondants et donc de leurs coûts financiers et organisationnels. Réalisez un benchmark exhaustif des outils à votre disposition en prenant soin de comparer les fonctionnalités de ceux-ci.
Pour en savoir plus sur la meilleure manière de choisir un logiciel SaaS pour votre entreprise, consultez notre guide d'achat.
Consulter les experts SaaS
Afin de garantir le choix de vos logiciels SaaS, vous pouvez vous adresser aux experts pour externaliser vos processus d'achat de logiciels. Selon leur domaine d’expertise, ils sauront vous conseiller en termes de conformité, de sécurité ou d’utilité pour vos employés.
Les experts de Najar sont formés pour optimiser votre SaaS. En obtenant un rapport exhaustif des applications utilisées dans votre entreprise grâce au Shadow IT, vous reprenez la main sur les outils de votre entreprise.
Demandez également un inventaire exhaustif de vos applications pour optimiser vos dépenses SaaS, tout en gardant un œil sur le suivi de vos contrats. Najar gère le processus d'achat et la gestion de vos logiciels, ce qui vous permet de vous concentrer sur l'essentiel.
Pour faire un point sur vos dépenses actuelles en termes d’outil SaaS, faites le test avec notre Savings Calculator.
Il est crucial de faire des choix éclairés pour votre logiciel SaaS. Pour ce faire, vous devez avoir une compréhension précise des besoins de vos équipes et de votre activité. Des experts peuvent également vous aiguiller ou prendre en charge la gestion de vos outils.
Un portefeuille SaaS bien adapté vous permet d'optimiser votre activité, tout en facilitant le travail de vos collaborateurs. Cela participe à votre image de marque auprès de vos collaborateurs externes, qui ressentent la fluidité de vos processus de travail.
