Quels sont les risques de la multiplication des solutions SaaS pour votre entreprise ?
De plus en plus de logiciels SaaS ont été créés ces dernières années, portés par la digitalisation croissante des entreprises. Ces outils sont devenus indispensables dans notre quotidien et nous permettent de gagner du temps et de l'énergie sur des tâches à faible valeur ajoutée. Mais parfois, devant le nombre de solutions existantes et la tentation de les essayer, ils peuvent finir par être une source de perte de temps et de dépenses importantes.
Nous expliquons dans cet article les dangers de la multiplication des SaaS dans votre entreprise et comment les éviter.
Les risques de l'étalement du SaaS
De formidables solutions en ligne apparaissent chaque jour pour faciliter votre quotidien et il est toujours tentant de s'inscrire pour les essayer. Mais multiplier les SaaS dans votre entreprise peut présenter plusieurs risques.
Augmentation des coûts
Évidemment, le premier risque est de multiplier les coûts et de se retrouver avec une lourde facture chaque mois. Sur une base mensuelle, le coût peut ne pas sembler important, mais sur une base annuelle, les chiffres sont immédiatement plus significatifs.
Imaginons que vous utilisiez 5 logiciels à 50€ par mois, cela représente une facture globale de 3000€ par an. Non négligeable !
En plus de cela, de nombreux SaaS ont des tarifs progressifs et offrent plus de fonctionnalités ou de nombre d'utilisateurs moyennant un coût supplémentaire. Il est alors possible sans s'en rendre compte d'avoir une facture de plus en plus importante si vous ne faites pas attention lorsque vos besoins augmentent.
Problèmes d'intégration
Ensuite, multiplier les logiciels, c'est risquer de ne pas pouvoir les intégrer. Aujourd'hui, de nombreux programmes disposent d'API pour faciliter l'échange de vos données. Mais ce n'est pas toujours le cas et le fait de multiplier les SaaS rend difficile l'intégration entre les différents systèmes.
Dans tous les cas, le fait de devoir connecter un grand nombre de solutions entre elles entraîne des inefficacités dans leur configuration et rend votre organisation plus complexe.
Risques de sécurité
La sécurité des données est un enjeu majeur pour les éditeurs de logiciels. Multiplier le nombre de solutions SaaS, c'est augmenter les risques liés à une défaillance dans le traitement de vos données. La gestion de la sécurité d'un grand nombre d'applications logicielles dans une entreprise peut s'avérer plus complexe et nécessiter davantage de ressources internes.
Focus sur le RGPD : Les éditeurs de logiciels SaaS collectent et traitent des données au quotidien. Pour celles concernant les personnes sur le territoire européen, les éditeurs sont dans l'obligation d'être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Un cadre précis est également obligatoire pour les données transférées hors de l'UE.
La complexité de la gestion des accès
Enfin, l'un des derniers risques lorsqu'on multiplie les SaaS est de rendre la gestion des accès complexe. Avec un grand nombre de logiciels et des accès différents pour chacun d'eux, il est parfois compliqué de savoir qui utilise tel ou tel outil et pourquoi. Cela peut entraîner une confusion sur la finalité réelle du logiciel.
La multiplication des SaaS peut donc aller à l'encontre de ses avantages et présenter certains risques tels que l'augmentation des coûts et des risques de sécurité.
Comment éviter la multiplication des SaaS ?
Comme nous venons de le voir, il est essentiel d'éviter de multiplier les logiciels dans votre entreprise afin de ne pas perdre d'argent et de temps. Voici quelques bonnes pratiques pour cela.
Définissez vos besoins
La première chose à faire pour vous assurer que vous utilisez le bon logiciel est de déterminer exactement vos besoins. Le SaaS offre de nombreuses fonctionnalités et la possibilité d'avoir plusieurs utilisateurs sur leur solution. C'est en fonction de cela que les prix augmentent généralement.
Vous pouvez alors procéder en 2 étapes : (ou trouvez plus d'informations ici dans notre précédent article de blog)
- Définissez les départements qui ont besoin d'un logiciel pour accomplir au mieux leurs tâches et pourquoi : un CRM pour vos ventes, un outil de gestion comptable et financière pour votre département financier...
- Définissez ensuite les fonctionnalités dont ils auront besoin et le nombre d'utilisateurs requis : 3 utilisateurs par exemple pour votre logiciel de comptabilité avec l'obligation d'avoir un module de gestion financière connecté pour faciliter votre reporting et vos prévisions.
Déterminer vos besoins à l'avance vous permettra de choisir votre logiciel de la meilleure façon possible et d'éliminer rapidement ceux qui ne sont pas adaptés.
Choisir un logiciel tout-en-un
Il existe deux types de SaaS sur le marché :
- Les SaaS qui offrent des solutions très spécialisées et se concentrent sur l'exécution de quelques tâches mais de manière très avancée.
- Les SaaS, généralement leaders sur leur marché, qui offrent un grand nombre de fonctionnalités et couvrent de nombreuses problématiques.
Si vous ne souhaitez pas multiplier les abonnements, il est important de se renseigner sur les différences de fonctionnalités entre ces deux types de solutions. Un SaaS qui intègre de nombreuses fonctionnalités vous permettra de gérer plus facilement vos processus et vos utilisateurs en un seul endroit. Et tout cela avec un seul abonnement.
Revoyez fréquemment vos abonnements
Enfin, veillez à revoir régulièrement vos besoins et l'intérêt d'utiliser certains logiciels (ou fonctionnalités).
Si votre entreprise se développe, vos besoins peuvent évoluer et certaines solutions peuvent ne plus être adaptées. Il est alors important de se renseigner régulièrement sur les solutions existantes sur le marché et de revoir en fonction de vos besoins les fonctionnalités nécessaires à votre activité ainsi que le nombre d'utilisateurs.
Conclusion
Multiplier les SaaS dans votre entreprise comporte des risques : ne pas maîtriser votre budget, complexifier le partage des données, augmenter vos risques de sécurité ou ne pas gérer tous les accès. Pour cela, pensez à déterminer vos besoins avant de faire votre choix, renseignez-vous sur des outils complets et pensez à revoir régulièrement vos abonnements.
Évidemment, tout cela prend du temps et il est parfois compliqué de s'y retrouver parmi toutes les solutions proposées. Chez Welii, nous vous aidons à optimiser la gestion de votre SaaS et à négocier vos prix. Vous gérez votre croissance, nous gérons votre SaaS ! Vous pouvez réserver votre démo ici.
