172 milliards de dollars : c'est le montant que les dépenses en matière de SaaS devraient atteindre en 2022 dans le monde. C'est 50 milliards de dollars de plus qu'en 2020 ! Quels sont les impacts concrets de cette explosion du SaaS ? Quittons le macro pour nous intéresser au micro-niveau, celui de votre entreprise. Vous aussi, vous achetez probablement de plus en plus de licences d'outils en ligne pour répondre aux besoins de vos équipes. Cela n'a rien de sorcier, n'est-ce pas ? Pourtant, ce sujet de procurement - la gestion globale des achats au sein de l'entreprise - est un processus chronophage et complexe, surtout sans équipe dédiée.
Prenons l'exemple de Manon, qui travaille au service marketing de votre entreprise. Elle a besoin d'un outil pour créer facilement des pages de destination et des formulaires pour capturer des prospects. Elle demande à son responsable si elle peut opter pour une solution payante. Il valide directement sa demande, sans qu'elle passe par le service financier. Le coût sera pris sur le budget marketing. Manon commence donc ses recherches pour identifier le SaaS qui pourrait répondre à ses besoins, en surfant sur leur site web pour explorer plus en détail leurs fonctionnalités, en cherchant des avis clients, en essayant de comparer un outil à un autre, etc.
Elle passe beaucoup de temps sur les pages de prix des sites, sans forcément comprendre dans quel package se trouvent les fonctionnalités qui l'intéressent. Elle sollicite les équipes commerciales des trois ou quatre principales solutions qu'elle a identifiées pour confirmer ses premières impressions. En essayant de trouver un créneau horaire qui convienne à tous, en faisant une démo de chaque outil : plusieurs semaines encore s'écoulent.
Après tous ces efforts, elle négocie à peine et choisit le SaaS qui lui semble le plus adapté à ses besoins. Il ne reste plus qu'à faire valider le contrat par son manager, puis à déployer l'outil. Entre le moment où Manon a exprimé son besoin et l'accès effectif à la solution, plusieurs semaines, voire plusieurs mois, se sont écoulés, mettant en attente les projets pour lesquels elle avait besoin de ce SaaS.
Vous n'avez pas eu à faire un gros effort d'imagination ? Probablement parce que vous vivez cette situation au quotidien. Nous parlions d'une équipe marketing, mais il pourrait tout aussi bien s'agir du département produit, du succès client ou des ventes par exemple. En bref, vous avez des employés, dans différentes équipes de l'entreprise, qui passent plusieurs heures par mois à trouver une solution adaptée à leurs besoins, sur le temps dédié à leur mission principale. Dans le département financier, vous n'obtenez les informations qu'après coup, lorsque les décisions ont déjà été prises.
Nous comprenons que vous n'ayez pas d'équipe d'achat dédiée pour traiter avec vos fournisseurs SaaS. Mais cela ne signifie pas que vous devez vous résigner à ce processus inefficace et coûteux : vous pouvez externaliser votre processus d'achat SaaS. Pour quelle raison ? Pour gagner du temps, de l'argent et de l'efficacité opérationnelle, tout en trouvant les bons outils au bon moment. Comment faire ? Grâce à des entreprises spécialisées dans le SaaS procurement. Nous vous expliquons tout dans cet article pour vous aider à vous débarrasser du casse-tête que représente l'achat de SaaS.
1/ Gagner du temps sur la négociation avec SaaS procurement
Reprenons notre exemple.
Imaginons que l'entreprise de Manon - la vôtre - utilise les services d'une société spécialisée dans le SaaS procurement. Elle gagne beaucoup de temps ! Finies les recherches fastidieuses, c'est le prestataire, expert en la matière, qui identifie les acteurs pertinents pour sa demande, les contacte et organise les démonstrations. Il ne reste plus qu'à y assister et à choisir le SaaS préféré parmi les outils présentés. Manon récupère plusieurs heures par mois qu'elle peut consacrer pleinement à son métier de responsable inbound marketing, celui pour lequel vous la payez vraiment et qui génère du chiffre d'affaires pour votre entreprise.
Grâce au SaaS externalisé procurement, l'étape de mise en service de l'outil SaaS est également plus rapide. En s'appuyant sur l'expertise de l'entreprise sollicitée, Manon n'a plus à attendre des mois avant d'aborder ses sujets de captation de leads. Son équipe atteint plus rapidement ses objectifs, ce qui est bénéfique pour l'ensemble de l'entreprise.
Pris individuellement, le cas de Manon peut sembler anecdotique. Cependant, lorsqu'il est considéré au niveau de l'entreprise, c'est loin d'être le cas. La recherche d'outils SaaS est un processus continu : elle n'a pas d'échéance fixe car elle évolue en fonction des besoins. Pour l'optimiser sans équipe dédiée, rien de tel que d'externaliser vos achats SaaS.
2/ Réduisez vos dépenses SaaS en externalisant votre processus procurement
Comme nous l'avons mentionné dans l'introduction, l'externalisation de votre processus d'achat SaaS ne permet pas seulement de gagner du temps. Votre équipe financière sera également heureuse d'économiser de l'argent. Comment ? Ces gains peuvent être décomposés en deux parties.
Tout d'abord, comme le dit l'adage, "le temps, c'est de l'argent". Rien n'est plus vrai ! Lorsque vous payez Manon et vos autres collaborateurs pour leur expertise, c'est une perte d'argent importante lorsqu'ils se consacrent à autre chose que leur mission principale. Avec le SaaS externalisé procurement, vous rémunérez vos équipes pour leur cœur de métier et optimisez le temps qu'elles consacrent à d'autres sujets.
Deuxièmement, vous économisez de l'argent grâce à l'expertise de votre fournisseur SaaS procurement . Dans la situation où vous gérez votre SaaS procurement en interne, vous ne savez pas si le prix proposé par le prestataire de services est juste ou non. Vous ne savez pas non plus ce que paient des entreprises similaires à la vôtre, à moins que vous ne demandiez à vos contacts. Les entreprises SaaS procurement benchmark pratiquent en permanence des prix basés sur de multiples critères. Elles ont également l'expérience de la négociation avec différents fournisseurs de SaaS et savent dans quelle mesure les négociations sont possibles. Vous pouvez choisir vos outils en fonction des données et payer le juste prix pour vos licences.
3/ Trouver les bonnes solutions SaaS, au bon moment
L'externalisation de SaaS procurement vous permet d'économiser du temps et de l'argent. Il y a un autre avantage à faire confiance à une société procurement : vous trouvez les bons outils, au bon moment, sans souci d'achat. Expliquons-le.
Même si vous passez des heures à rechercher la bonne solution, vos équipes n'ont pas une compréhension complète du marché du SaaS. Elles peuvent passer à côté de l'outil le mieux adapté à leurs besoins. Elles peuvent aussi se rendre compte après coup que la fonctionnalité qu'elles recherchaient n'est utilisable que dans certaines conditions ou n'est pas encore totalement développée par certains fournisseurs. Résultat : vous payez pour un SaaS qui est partiellement utilisé dans le meilleur des cas et rapidement abandonné dans le pire des cas.
En faisant appel à une société Procurement-as-a-Service, vous mettez toutes les chances de votre côté pour trouver en un clin d'œil la solution optimale pour vos équipes. De plus, votre partenaire pourra vous conseiller sur la flexibilité et l'évolutivité de vos outils SaaS, qui sont des facteurs clés de succès pour vos équipes et votre entreprise. Imaginez le temps que gagneront votre responsable budgétaire et vos principales parties prenantes. Un avantage considérable.
Le SaaS procurement est complexe, surtout si vous n'êtes pas un spécialiste du procurement . Mais il est essentiel pour votre entreprise : si le SaaS procurement est bien fait, vos équipes déploieront rapidement des outils pour répondre à leurs besoins, tout en se concentrant sur leur cœur de métier. En prime, vous économisez sur le prix des licences. En bref, le SaaS externalisé procurement vous facilite la vie.
Et vous pouvez même aller plus loin : pourquoi s'arrêter aux achats alors que vous pourriez gérer l'ensemble de votre pile SaaS ?
En adoptant Welii, vous pouvez gérer tous vos outils SaaS sur une seule plateforme, des achats aux rappels de renouvellement, tout en éliminant les dépenses SaaS inutiles et redondantes.
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