Le monde des affaires évolue à une vitesse vertigineuse et, pour rester compétitif, il est essentiel de s'adapter aux nouvelles tendances technologiques. Les dépenses mondiales consacrées au cloud public pour le Software-as-a-Service (SaaS) continuent d'augmenter. SaaS, continuent d'augmenter selon une étude de Gartner.
Cette croissance sans précédent démontre l'importance l'importance des solutions SaaS et la confiance des entreprises dans les avantages qu'elles peuvent apporter.
SaaS est une méthode de fourniture de logiciels qui utilise l'informatique en nuage. Au lieu de télécharger et d'installer un logiciel sur un ordinateur local, le SaaS permet aux utilisateurs finaux d'accéder à une application en nuage via un navigateur internet.
Cette méthode, qui s'est imposée ces dernières années, permet aux entreprises de d'améliorer la collaboration, la transparence et la visibilité tout au long de la chaîne logistique (supply chain, gestion des stocks, gestion des ressources, etc.), quel que soit leur secteur d'activité.
L’approvisionnement en SaaS présente de nombreux avantages dont le coût et la flexibilité. Cependant, il est aussi associé à certains risques, dont ceux de sécurité ou de dépendance. Il est donc important de faire des recherches et de choisir un fournisseur de services fiable.
Dans cet article, Najar vous aide à choisir le meilleur fournisseur SaaS pour répondre à vos besoins.
Les avantages du SaaS procurement
SaaS joue un rôle clé dans les pratiques modernes de procurement .
Avec le logiciel en tant que service, les clients ne doivent pas payer de licence pour utiliser une version spécifique du logiciel. Ils utilisent simplement un service en ligne gratuitement, ou paient un abonnement pour accéder à leurs services en nuage.
Les avantages du SaaS
Les solutions SaaS permettent aux entreprises d'améliorer leur gestion de l'offre de plusieurs façons :
- Une plus grande efficacité: Les méthodes SaaS procurement sont accessibles de n'importe où.
- Mise en œuvre rapide.
- Réduction des coûts : les coûts d'installation et d'infrastructure sont très faibles et il n'y a pas de dépenses d'investissement à étaler dans le temps.
- Plus de flexibilité et d'évolutivité: comme pour toute solution cloud, l'approvisionnement en SaaS est basé sur un contrat flexible qui peut être ajusté en fonction du nombre d'utilisateurs. Les entreprises ne sont facturées que pour ce qu'elles utilisent, ce qui leur permet d'optimiser leur budget et de répondre à leurs besoins.
Comment les solutions SaaS révolutionnent-elles le marché ?
Il existe une multitude d'outils SaaS qui révolutionnent quotidiennement le monde de l'entreprise. En voici quelques exemples :
- Salesforce a introduit le concept de gestion de la relation client (CRM) dans le nuage, offrant aux entreprises une plateforme centralisée pour gérer leurs activités de vente, de service à la clientèle et de marketing, sans avoir à investir dans une infrastructure coûteuse. Les petites et moyennes entreprises peuvent ainsi accéder à des solutions autrefois réservées aux grandes entreprises.
- Dropbox a transformé le marché à sa manière en proposant des services de stockage en ligne, permettant aux utilisateurs de synchroniser leurs fichiers sur différents appareils, facilitant ainsi la collaboration et une plus grande efficacité entre les différents membres d'une entreprise.
- Slack a également innové en proposant un service de communication centralisé où les équipes peuvent échanger des messages instantanés : finis les mails et les fils de discussion éparpillés !
- La plateforme de commerce électronique en ligne basée sur le cloud Shopify a également révolutionné le monde des affaires : elle leur permet de créer facilement des boutiques en ligne, de gérer les stocks, de traiter les paiements et de personnaliser l'expérience d'achat. Désormais, les entreprises de toutes tailles peuvent rivaliser avec les géants du commerce électronique grâce à un site qui simplifie tous les aspects de la vente en ligne.
- Enfin, Adobe Creative Cloud regroupe des applications telles que Photoshop, InDesign et Illustrator : plutôt que d'acheter des licences individuelles coûteuses, les entreprises ont désormais accès à l'ensemble de la suite Adobe par le biais d'un abonnement mensuel. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux dernières versions de ces logiciels et bénéficier de nouvelles fonctionnalités.
Faciliter la chaîne d'approvisionnement
En utilisant les méthodes SaaS, les entreprises peuvent automatiser des tâches telles que la gestion des commandes ou des stocks, ou l'approbation des factures.
Par exemple, une entreprise peut mettre en place des processus d'approbation automatique pour s'assurer que les achats sont conformes aux politiques et aux budgets de l'entreprise.
Les méthodes SaaS procurement permettent également aux entreprises d'externaliser un aspect de leur système d'information comme la messagerie, la gestion des achats ou la création d'un site web. Elles peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier.
Principales caractéristiques du SaaS procurement
Les solutions SaaS offrent plusieurs caractéristiques essentielles aux entreprises :
- Suivi et analyse en temps réel: ces outils permettent aux entreprises de mieux comprendre les besoins des clients et d'optimiser leur stratégie (mieux comprendre leurs besoins de production, éviter les ruptures de stock, etc.)
- Centralisation des activités procurement : SaaS procurement facilite la gestion des fournisseurs, le suivi des dépenses et la négociation des contrats à partir d'une interface unique.
- Une expérience utilisateur simplifiée: l'accès aux solutions est intuitif et facile à utiliser, avec un accès rapide aux outils et aux informations dont vous avez besoin.
Des solutions concrètes à des problèmes concrets
Les méthodes SaaS procurement permettent aux entreprises de résoudre des problèmes liés à la compétitivité.
Comment peuvent-elles le faire ? Tout d'abord, les méthodes SaaS procurement permettent aux entreprises de suivre leurs dépenses procurement en temps réel, de l'achat de matières premières aux fournitures de bureau. Les entreprises peuvent ainsi identifier les sources d'économies potentielles.
D'autre part, le logiciel SaaS procurement permet aux entreprises de suivre leurs dépenses procurement dans le temps et d'ajuster leur stratégie en conséquence, grâce à une analyse financière approfondie.
Les solutions SaaS peuvent ainsi offrir une meilleure visibilité sur les dépenses et les achats effectués, tout en facilitant la collaboration entre les différentes équipes pour une méthode de prévision efficace.
Grâce à des analyses avancées, les méthodes SaaS procurement peuvent aider les entreprises à identifier les fournisseurs les plus rentables et à négocier des tarifs préférentiels ou à demander des mises à niveau SaaS en fonction de leurs besoins réels.
Les entreprises peuvent également rationaliser leurs processus d'achat afin de réduire les coûts liés à la gestion de procurement .
Les défis et les limites du SaaS procurement
Comme nous l'avons vu plus haut, les méthodes SaaS procurement offrent de nombreux avantages, notamment en termes d'expertise, de gain de temps, de rentabilité ou de réduction des risques.
Cependant, le SaaS a aussi ses limites, que vous devez connaître pour faire un choix éclairé :
- Perte de contrôle: l'externalisation de la gestion des logiciels SaaS peut entraîner une perte de contrôle sur la gestion de vos outils. Toutefois, cet effet peut être atténué en choisissant un fournisseur qui s'aligne sur les objectifs commerciaux de votre entreprise.
- Qualité variable: le niveau de service et la qualité de la gestion des logiciels SaaS peuvent varier d'un outil à l'autre. Toutefois, ce risque peut être minimisé en recherchant les fournisseurs potentiels et en choisissant celui qui a les meilleurs antécédents.
- Manque de personnalisation : la gestion externalisée d'un logiciel SaaS peut manquer de la personnalisation d'une équipe interne. Il est donc important de choisir un fournisseur offrant des solutions évolutives qui s'adaptent aux besoins de l'entreprise.
- Sécurité des données : l'utilisation de SaaS peut compromettre la sécurité des données sensibles de l'entreprise. Ce problème peut être résolu par la mise en œuvre par le fournisseur de mesures de sécurité telles que les pare-feu, la surveillance des journaux, l'authentification multifactorielle et la sauvegarde régulière des données.
Les entreprises peuvent donc atténuer ces risques en choisissant un fournisseur de confiance.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de SaaS Procurement
Plusieurs mesures peuvent être prises pour réussir la mise en œuvre de SaaS procurement.
- Définissez clairement vos besoins : recherchez-vous un outil de gestion de projet ? Votre organisation a-t-elle des besoins en matière de marketing ? La sécurité des données ?
- Impliquer toutes les parties prenantes: en impliquant les personnes concernées dans le processus de sélection, vous vous assurez que tous les besoins de votre entreprise sont pris en compte lors du choix de votre fournisseur SaaS.
- Choisissez votre fournisseur SaaS avec soin : prenez le temps d'évaluer les offres disponibles et choisissez votre fournisseur en fonction de vos besoins. Cette évaluation approfondie doit prendre en compte des critères tels que le coût, la sécurité, la flexibilité, la conformité réglementaire, etc.
- Suivez les résultats de vos SaaS: cela vous permettra de savoir si ces outils apportent une réelle valeur ajoutée à votre entreprise, d'évaluer l'expérience des utilisateurs et d'ajuster la demande en fonction de vos besoins.
Le SaaS a révolutionné la manière dont les entreprises achètent et utilisent les logiciels, avec des avantages tels que la flexibilité, l'évolutivité et la réduction des coûts.
Si ces solutions sont de plus en plus populaires - car il est vrai qu'elles offrent de nombreux avantages - il est important de comprendre les limites associées au SaaS procurement. Ces limites sont les suivantes les risques de sécurité et la dépendance à l'égard des fournisseurs.
En suivant quelques bonnes pratiques, telles qu'une évaluation approfondie des offres, l'implication de toutes les parties prenantes et la formation de vos employés, vous pouvez mettre en œuvre ces outils avec succès.
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