Qu'est-ce que l'optimisation des achats ? Processus, coûts et outils

Les équipes achats doivent souvent réduire les coûts, améliorer leur efficacité et obtenir de meilleurs résultats avec les fournisseurs. Cependant, les tâches manuelles, les données éparpillées et les dépenses non contrôlées compliquent l’atteinte de ces objectifs.

L’optimisation des achats permet aux organisations de mieux gérer leurs achats, leurs fournisseurs, leurs dépenses et leurs processus internes afin de surmonter ces défis.

Il existe plusieurs moyens de rendre les achats plus efficaces et rentables, comme fixer des objectifs clairs ou adopter de nouvelles technologies. Ce guide explique ce qu’est l’optimisation des achats, comment améliorer votre processus d’achat et présente des outils et des stratégies utiles.

Qu’est-ce que l’optimisation des achats ?

L’optimisation des achats vise à améliorer en continu la manière dont une organisation achète des biens et des services, afin d’ajouter de la valeur à chaque étape tout en réduisant les coûts et les risques.

Elle englobe l’ensemble du processus d’achats, du choix des fournisseurs à la négociation des contrats, en passant par l’approbation des achats, le traitement des factures et le suivi des dépenses.

Cela peut inclure :

• Automatiser les tâches achats manuelles
• Améliorer la visibilité sur les dépenses
• Négocier de meilleurs contrats avec les fournisseurs
• Réduire le nombre de fournisseurs
• Simplifier les workflows d’approbation
• Améliorer la performance des fournisseurs
• Utiliser les données et la technologie pour appuyer les décisions d'achat

L’optimisation des achats ne se limite pas au prix le plus bas. Parfois, un achat moins cher peut coûter plus cher si le fournisseur livre en retard, impose des contrats contraignants ou fournit des produits de mauvaise qualité.

L’optimisation adopte plutôt une approche globale qui équilibre les coûts, l’efficacité, les risques, la conformité et la valeur pour les fournisseurs. Démarche ponctuelle de réduction des coûts : l’optimisation est un processus continu. Elle consiste à repenser les processus, à améliorer la visibilité des données et à utiliser les bonnes technologies pour fluidifier les opérations, limiter les dépenses non approuvées et aider les équipes à prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.

→ 💻 Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la gestion du cycle de vie des actifs informatiques

Pourquoi l’optimisation des achats est-elle importante ?

Les achats influencent directement les coûts et l’efficacité d’une organisation. Même de petites inefficacités peuvent coûter cher si elles se répètent sur de nombreux achats.

L’optimisation des achats peut aider les entreprises à :

• Réduire les dépenses inutiles : une meilleure visibilité sur les achats permet d’identifier plus facilement les achats en double, les services inutilisés et les possibilités de négocier de meilleures conditions.
• Améliorer l’efficacité des achats : l’automatisation des tâches répétitives et la simplification des workflows d’approbation permettent aux équipes achats de consacrer moins de temps aux tâches administratives.
• Améliorer la visibilité sur les dépenses : la centralisation des données d’achat aide les équipes à comprendre où l’argent est dépensé, auprès de quels fournisseurs et dans quelles conditions.
• Renforcer les relations avec les fournisseurs : une approche plus structurée de la gestion des fournisseurs facilite le suivi de leurs performances et les négociations stratégiques.
• Réduire les risques liés aux achats : des processus standardisés et de meilleurs contrôles de conformité peuvent réduire les risques d’achats non autorisés, de fournisseurs inadaptés et de contrats défavorables.

Tail spend et problèmes de conformité

Deux obstacles courants à l’optimisation des achats sont le tail spend et le non-respect des processus d’achat.

Le tail spend désigne la partie des dépenses d’une organisation qui se situe en dehors des accords conclus avec les fournisseurs stratégiques ou qui fait l’objet d’une surveillance limitée par les équipes achats.

Bien que les achats individuels puissent être relativement faibles, ils peuvent représenter une part importante des dépenses non maîtrisées lorsqu’ils sont regroupés. Le tail spend représente généralement environ 80 % du nombre total de transactions d’une organisation, mais ne représente que 20 % de la valeur totale des dépenses. Sa prise en charge peut permettre de réaliser des économies de 5 à 20 % sur les dépenses concernées.

De même, la conformité des achats garantit le respect des processus d’achat, des fournisseurs et des contrats approuvés par les employés. Sans contrôles efficaces, les entreprises peuvent être confrontées à des dépenses hors processus et perdre les économies réalisées grâce à leurs négociations avec les fournisseurs.

Les études estiment les dépenses hors processus à environ 30 % des dépenses totales, tandis que les équipes achats les plus performantes les maintiennent en deçà de 10 %. Cela montre l’écart qui peut exister entre un processus non maîtrisé et un processus contrôlé.

→ 💻 Pour plus de détails, consultez notre guide complet sur le tail spend

Comment optimiser votre processus achats

L’optimisation des achats n’est pas une action ponctuelle. C’est un processus progressif fondé sur des objectifs clairs, des technologies adaptées et des améliorations continues. Voici comment débuter.

1. Définir des objectifs achats mesurables

Commencez par définir ce que vous souhaitez atteindre grâce à l’optimisation. Des objectifs comme « réduire les coûts » ou « améliorer l’efficacité » sont trop généraux. Privilégiez des objectifs précis et mesurables, tels que réduire de 30 % les délais d’approbation, diminuer les dépenses non approuvées ou regrouper les fournisseurs d’une même catégorie.

Ces objectifs précis guideront chacune de vos décisions.

2. Identifier les opportunités d’optimisation

Analysez vos processus d'achat actuels pour repérer les ralentissements, les étapes inutiles et les domaines où les dépenses sont mal contrôlées.

Posez-vous notamment les questions suivantes :

• « Quelles tâches d’achat sont encore effectuées manuellement ? »
• « Où les demandes d’achat sont-elles retardées ? »
• « Quelles catégories génèrent le plus de dépenses ? »
• « Les employés achètent-ils auprès de fournisseurs non approuvés ? »
• « À quelles tâches les équipes achats consacrent-elles le plus de temps ? »

Utilisez les données de dépenses, les retours des employés, la performance des fournisseurs et les informations sur les processus pour repérer les points à améliorer.

3. Prioriser les initiatives

Il n’est pas nécessaire de tout résoudre d’un coup.

Priorisez les initiatives en fonction de leur impact financier, de l’effort requis et de leur importance stratégique. Par exemple, automatiser un processus manuel à fort volume peut être plus utile qu’optimiser une catégorie d’achats à faible volume.

4. Choisir les bonnes technologies

Les bonnes technologies d'achat automatisent les tâches répétitives, centralisent les données et offrent aux équipes un meilleur contrôle des dépenses.

Selon vos besoins, cela peut inclure des outils d’analyse des dépenses, d’e-procurement, de gestion des fournisseurs, de gestion des contrats ou une plateforme d’achats complète.

5. Définir des KPI

Choisissez des KPI d’achats qui correspondent à vos objectifs.

Par exemple, pour améliorer l’efficacité, suivez la durée du processus d’achat ainsi que le temps consacré aux tâches administratives. Pour réaliser des économies, surveillez les économies réalisées, les remises et les dépenses maîtrisées.

6. Suivre et améliorer continuellement les performances

L’optimisation des achats est un processus continu, pas un projet ponctuel.

Les marchés fournisseurs, les habitudes de dépenses et les besoins de l’entreprise évoluent au fil du temps. En analysant régulièrement les données de performance, les équipes achats peuvent identifier de nouvelles opportunités et adapter leurs processus.

4 outils d’optimisation des coûts d’achat

La technologie aide à optimiser les coûts d’achat en facilitant l’identification des économies, le contrôle des dépenses et l’automatisation des tâches chronophages.

Au lieu d’utiliser des feuilles de calcul et des systèmes séparés, les équipes achats peuvent recourir à des logiciels spécialisés pour centraliser l’ensemble des données d’achat et gérer leurs workflows au même endroit.

Voici quelques outils à envisager :

1. Najar

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4,6/5 | Capterra 4,85/5

Présentation

Najar est une plateforme qui aide les entreprises à mieux gérer leurs achats et leurs dépenses. Elle permet d’optimiser les processus d’achat, d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts. Najar prend en charge tout le cycle d’achat, de la demande initiale à l’approvisionnement, avec des fonctionnalités comme les demandes d’achat intelligentes, les approbations automatiques, les espaces collaboratifs pour les validations, le sourcing fournisseurs, les négociations et la gestion des contrats.

Grâce au sourcing fournisseurs, les équipes peuvent évaluer les prestataires et négocier de meilleurs prix et conditions, tout en étant accompagnées par des experts en achats. La gestion centralisée des contrats et des renouvellements aide aussi à éviter les oublis et les dépenses superflues.

Najar donne une vue claire sur les dépenses d’achats et de logiciels SaaS. Les benchmarks de prix permettent aux équipes de repérer des économies possibles et de mieux négocier avec les fournisseurs.

En automatisant les tâches répétitives et en reliant les équipes achats, finance et opérations, Najar aide les entreprises à instaurer un processus d’achats plus efficace et structuré.

1. Najar

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4,6/5 | Capterra 4,85/5

Avantages

• Automatisation du processus achats de bout en bout
• Gestion centralisée des fournisseurs et des contrats
• Simplification des demandes d'achat et des processus d'approbation
• Accompagnement achats et expertise en négociation avec les fournisseurs
• Visibilité claire sur les dépenses et les opportunités d'économies

Inconvénients

• Plateforme plus récente que certains concurrents majeurs
• Notoriété encore limitée
• Principalement axée sur le marché européen

Calculez les économies que vous pourriez réaliser avec Najar grâce à son calculateur d'économies.

2. Vertice

⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4,6/5 | Gartner 4/5

Présentation

Vertice est une plateforme de gestion des achats et des dépenses SaaS qui couvre l'ensemble du cycle, de la demande d'achat à l'approvisionnement, avec des fonctionnalités allant des demandes d'achat et des approbations au sourcing fournisseurs, à la négociation et à la gestion des contrats.

Les formulaires de demande personnalisables et les workflows d'approbation permettent de standardiser les processus d'achat entre les équipes achats, finance, juridique et IT. Ses fonctionnalités de gestion des risques liés aux fournisseurs tiers permettent également aux équipes d'évaluer les risques de sécurité, de conformité et juridiques avant de signer des contrats.

Vertice accompagne les négociations avec les fournisseurs grâce à des benchmarks de prix et des guides de négociation, tandis que son Contract Center centralise les contrats et utilise l'IA pour extraire leurs principales conditions.

Son Insights Hub fournit des analyses des dépenses, des données d'utilisation et des recommandations d'économies afin d'identifier les opportunités d'optimisation.

La plateforme prend également en charge la gestion des appels d'offres, les listes de fournisseurs privilégiés et la gestion des données fournisseurs, avec des intégrations aux systèmes finance, IT et RH.

Vertice convient aux organisations de taille intermédiaire et aux grandes entreprises qui cherchent à améliorer l'efficacité des achats grâce à des workflows structurés, à la gestion des fournisseurs, aux analyses et à l'accompagnement des négociations.

→ 💻 Découvrez les 7 meilleures alternatives à Vertice pour plus d'options de gestion des achats et des dépenses SaaS.

Avantages

• Analyses solides des dépenses et de l'utilisation
• Contrats et benchmarks de prix centralisés
• Workflows achats de bout en bout

Inconvénients

• Difficultés liées à l'intégration et à l'onboarding
• Courbe d'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs
• Certaines fonctionnalités d'analyse sont limitées

3. Ramp

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4,8/5 | Capterra 4,9/5

Présentation

Ramp est une plateforme d'automatisation financière et de gestion des dépenses qui combine cartes d'entreprise, gestion des dépenses, paiement des factures et contrôle des dépenses SaaS.

Ses cartes d'entreprise intègrent des limites et des politiques de dépenses, tandis que le suivi des transactions en temps réel offre aux équipes finance une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Ramp identifie également les dépenses potentiellement inutiles, notamment les abonnements en double, les outils inutilisés et les hausses de prix inattendues.

La plateforme automatise les dépenses, le rapprochement des justificatifs, le traitement des factures, les approbations et les paiements fournisseurs, ce qui aide les entreprises à simplifier leurs opérations financières.

Cependant, Ramp offre moins de fonctionnalités dédiées à l'optimisation des achats que les plateformes spécialisées dans ce domaine. Elle ne dispose pas de fonctionnalités avancées de gestion du cycle de vie des contrats, de workflows structurés allant de la demande à l'approvisionnement ni d'accompagnement direct pour les négociations avec les fournisseurs.

→ 💻 Comparez Ramp aux autres principales alternatives à Ramp.

Avantages

• Forte visibilité sur les dépenses et automatisation
• Expérience utilisateur simple et intuitive
• Automatisation des comptes fournisseurs et de la gestion des dépenses

Inconvénients

• Fonctionnalités limitées pour les contrats et les négociations
• Ne constitue pas une plateforme achats complète
• Intégration limitée avec NetSuite

4. Spendflo

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4,6/5 | Capterra 4,7/5

Présentation

Spendflo est une plateforme de gestion des achats et des dépenses SaaS qui couvre l'ensemble du processus, de la demande d'achat à l'approvisionnement, en passant par les approbations, la gestion des fournisseurs et la négociation des contrats.

Ses workflows standardisés permettent aux équipes achats, finance et IT de collaborer, tandis que Flash AI permet aux utilisateurs d'analyser les contrats et d'accéder aux informations achats en langage naturel.

Spendflo propose également l'analyse des contrats, des benchmarks de prix, l'évaluation des risques fournisseurs, des analyses d'utilisation et la gestion des bons de commande.

Ses services d'achats gérés peuvent accompagner les négociations avec les fournisseurs et donner accès à des benchmarks de marché.

Ces fonctionnalités font de Spendflo une option adaptée aux entreprises qui cherchent à améliorer l'efficacité des achats, à automatiser leurs workflows et à optimiser leurs dépenses SaaS.

→ 💻 Découvrez les 9 meilleures alternatives à Spendflo.

Avantages

• Analyses solides de l'utilisation des logiciels SaaS
• Services d'achats gérés et accompagnement des négociations
• Plateforme facile à utiliser

Inconvénients

• Nombreuses notifications par e-mail
• Fonctionnalités limitées de gouvernance des identités et des accès IT
• Certains workflows nécessitent un suivi manuel

Optimisation des coûts achats avec l'IA

L'IA améliore encore l'optimisation des achats en analysant rapidement de grandes quantités de données et en identifiant des tendances qu'il faudrait beaucoup plus de temps aux équipes pour détecter manuellement.

L'IA peut aider les équipes achats à :

• Identifier les opportunités d'économies potentielles
• Analyser les prix des fournisseurs et les habitudes de dépenses
• Comparer les fournisseurs
• Analyser les contrats
• Détecter les dépenses inhabituelles ou en double
• Automatiser les tâches achats répétitives
• Accompagner les négociations avec les fournisseurs

Par exemple, au lieu d'analyser manuellement des milliers de transactions pour identifier des économies, les outils basés sur l'IA peuvent rapidement analyser les dépenses et mettre en évidence les catégories ou les fournisseurs qui méritent une analyse plus approfondie.

Cependant, l'IA doit accompagner les experts achats et non les remplacer. Les équipes doivent toujours vérifier les recommandations, comprendre les besoins de l'entreprise et prendre les décisions importantes concernant les fournisseurs.

Conseil en optimisation des processus achats

La technologie seule ne suffit pas toujours à optimiser les achats. Les entreprises qui ont des processus complexes, de nombreux fournisseurs ou peu d'expertise en interne peuvent bénéficier d'un accompagnement externe.

Quand envisager un accompagnement en achats ?

Le conseil en optimisation des processus achats peut aider les organisations à évaluer leurs opérations achats actuelles et à identifier les possibilités d'amélioration.

Les consultants analysent généralement les processus achats, les dépenses, les relations avec les fournisseurs, les politiques et les technologies avant de proposer des améliorations.

Cette approche peut être particulièrement utile lorsque :

• Les processus achats sont fragmentés entre différentes équipes ou différents sites
• L'organisation manque d'expertise achats en interne
• Les coûts achats ont fortement augmenté
• Un projet de transformation des achats est en cours
• L'entreprise met en place une nouvelle technologie achats
• Les équipes internes n'ont pas les ressources nécessaires pour réaliser une analyse complète des achats

Conseil vs logiciels achats

Le conseil et les logiciels achats répondent à des besoins différents dans le cadre de l'optimisation.

Les consultants apportent leur expertise et des conseils stratégiques. Ils peuvent évaluer l'organisation achats, identifier les problèmes structurels, recommander des changements et accompagner les projets de transformation.

Les logiciels achats fournissent l'infrastructure nécessaire pour mettre en œuvre et maintenir ces améliorations. Ils peuvent automatiser les workflows, centraliser les informations achats, suivre les dépenses et offrir une visibilité continue sur les performances achats.

Pour de nombreuses organisations, le conseil et la technologie fonctionnent bien ensemble. Le conseil permet d'identifier ce qui doit changer, tandis que la technologie aide les équipes à mettre ces changements en œuvre et à les gérer dans la durée.

Pour les organisations qui souhaitent optimiser leurs dépenses SaaS et indirectes sans créer une fonction achats entièrement nouvelle, une plateforme comme Najar peut fournir à la fois une technologie achats et un accès à une expertise achats.

→ 💻 Si vous envisagez cette approche, consultez notre guide sur le conseil en gestion des actifs informatiques pour découvrir plus précisément le rôle des consultants achats et les situations dans lesquelles faire appel à eux.

Comment mesurer l'optimisation des achats

Les efforts d'optimisation doivent être mesurables. Sans les bons KPI, les équipes achats ne peuvent pas déterminer si les améliorations apportées aux processus génèrent réellement de la valeur.

Voici quelques-unes des principales façons de mesurer l'optimisation des achats.

1. Mesurer les économies générées par les initiatives achats

L'un des indicateurs les plus clairs de l'optimisation des achats est le montant réellement économisé grâce aux initiatives mises en place. Suivez les économies réalisées grâce aux négociations avec les fournisseurs, aux renégociations de contrats, à la rationalisation du panel fournisseurs et aux autres initiatives de réduction des coûts.

Comparez les économies réellement réalisées au niveau de dépenses initial plutôt que de vous baser uniquement sur les économies prévues. Vous aurez ainsi une vision plus précise de l'impact financier de votre stratégie achats.

2. Suivre le temps nécessaire à la réalisation des processus achats

L'efficacité des achats ne se résume pas à réduire les coûts. Le temps nécessaire pour passer d'une demande d'achat à une demande approuvée ou à une commande finalisée peut également montrer si vos processus s'améliorent.

Suivez la durée moyenne du cycle achats et recherchez les points de blocage au niveau des approbations, de la sélection des fournisseurs ou des achats. Une réduction du temps de cycle indique généralement que les workflows deviennent plus efficaces.

3. Mesurer la part des dépenses gérées par les achats

Les dépenses sous gestion correspondent à la part des dépenses totales de votre organisation qui est activement gérée par l'équipe achats.

Le suivi de ce pourcentage permet de comprendre dans quelle mesure les achats disposent de visibilité et de contrôle sur les dépenses de l'entreprise.

Une part plus importante peut indiquer que moins d'achats sont effectués en dehors des processus achats établis.

4. Suivre le respect des politiques achats

L'optimisation des achats dépend également du respect, par les employés, des processus et des accords fournisseurs mis en place.

Suivez la fréquence à laquelle les employés utilisent les fournisseurs approuvés, respectent les workflows d'achat et appliquent les conditions négociées dans les contrats. Une meilleure conformité permet de s'assurer que les économies négociées et les politiques achats se traduisent réellement par de la valeur pour l'entreprise.

5. Évaluer la performance et la valeur des fournisseurs

Des prix plus bas ne signifient pas nécessairement de meilleurs résultats achats. Évaluez la performance des fournisseurs à l'aide d'indicateurs tels que les délais de livraison, la qualité des produits ou services, le respect des contrats, la réactivité et la résolution des problèmes.

Le suivi de ces indicateurs aide les équipes achats à déterminer si les fournisseurs apportent la valeur attendue et à identifier les possibilités de renégocier, de rationaliser le panel fournisseurs ou de remplacer les fournisseurs les moins performants.

6. Calculer le retour sur investissement de l'optimisation des achats

En fin de compte, l'optimisation des achats doit générer davantage de valeur que les ressources investies pour la mettre en œuvre.

Une façon simple de calculer le ROI des achats est la suivante :

ROI des achats = (économies réalisées − coûts d'optimisation) ÷ coûts d'optimisation × 100

Par exemple, si une entreprise investit 20 000 € dans l'optimisation des achats et réalise 100 000 € d'économies, son ROI est de 400 %.

Le suivi du ROI en parallèle des indicateurs opérationnels donne aux responsables achats une vision plus claire de la capacité de leurs initiatives d'optimisation à générer une valeur financière et opérationnelle significative.

Optimisez vos achats avec Najar

L'optimisation des achats commence par une meilleure visibilité, des processus plus efficaces et des décisions d'achat plus éclairées. Cependant, il peut être difficile d'apporter ces améliorations lorsque les données, les fournisseurs et les workflows sont répartis entre différents outils.

Najar combine la gestion des achats et des dépenses au sein d'une plateforme native d'IA, avec l'accompagnement de véritables Procurement Partners spécialisés dans l'IT. Elle aide les équipes à simplifier les demandes d'achat, à identifier des économies, à gérer le tail spend et à optimiser les dépenses SaaS et indirectes.

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