Qu’est-ce que l'achat IT ? (+ processus en 6 étapes, avantages et bonnes pratiques)

Acheter des technologies ne se limite pas à choisir un produit et à le payer.

Il faut évaluer les fournisseurs, comparer les prix, analyser les risques, négocier les contrats, gérer les renouvellements et vérifier que chaque achat répond à un besoin réel de l’entreprise.

Un processus d’achat IT bien organisé aide les entreprises à gérer leurs portefeuilles SaaS et leurs achats, de la demande initiale à la gestion et au renouvellement des contrats.

Mais concrètement, comment cela se passe-t-il ?

Qu’est-ce que l’achat IT ?

L’achat IT correspond à la recherche, l’évaluation, l’achat et la gestion des produits et services technologiques d’une organisation.

Cela inclut le matériel informatique, les logiciels, les abonnements SaaS, les services cloud, les services IT, les licences et d’autres produits technologiques.

L’achat IT ne se limite pas à acheter un produit. Il faut aussi évaluer l’impact global de l’acquisition. Les équipes doivent considérer le prix, la sécurité, la conformité, les intégrations, la fiabilité du fournisseur, les conditions du contrat, l’évolutivité et les coûts à long terme.

Par exemple, acheter une nouvelle plateforme SaaS demande souvent plus qu’une simple comparaison des prix des abonnements.

Les équipes d’achats doivent aussi vérifier les exigences de sécurité du fournisseur, négocier le contrat, estimer le nombre de licences nécessaires et prévoir ce qui se passera à la fin du contrat.

Aujourd’hui, l’achat IT dépasse largement la simple acquisition de technologies. Il relie les choix technologiques aux objectifs financiers, opérationnels et commerciaux de l’entreprise.

Pourquoi l’achat IT est-il important ?

Les dépenses technologiques deviennent difficiles à maîtriser quand les employés et les services achètent des logiciels chacun de leur côté.

Par exemple, une équipe peut acheter un outil sans savoir qu’un autre service utilise déjà une application similaire. Un abonnement peut être renouvelé automatiquement alors qu’il est moins utilisé. Une entreprise peut aussi accepter les tarifs d’un fournisseur sans négocier.

Un processus d’achat IT structuré aide à éviter ces problèmes en apportant plus de visibilité et de responsabilité sur les achats technologiques.

Il donne aussi aux équipes d’achats et aux services financiers de meilleures informations pour évaluer les nouveaux achats et négocier avec les fournisseurs.

Pour les entreprises qui ont de nombreux outils SaaS, cette visibilité est encore plus essentielle.

Les abonnements SaaS doivent être suivis en permanence, car ils génèrent des dépenses régulières, une utilisation qui change et des renouvellements fréquents.

Achat IT vs achats IT

L’achat IT et les achats IT sont proches, mais ils ont des objectifs différents.

Les achats IT concernent surtout la transaction : passer commande, payer et finaliser l’achat.

L’achat IT englobe un processus plus large, de l’identification d’un besoin métier à l’évaluation des fournisseurs, la négociation des contrats, la finalisation de l’achat et la gestion des relations avec les fournisseurs.

En d’autres termes, les achats ne sont qu’une étape du processus d’achat IT.

Une organisation peut avoir un processus d’achats efficace, mais rencontrer des difficultés dans la gestion globale de ses achats IT.

Par exemple, les achats peuvent être rapides, mais l’organisation peut manquer de visibilité sur les performances des fournisseurs, les prix, l’utilisation des logiciels, les contrats ou les dépenses technologiques à long terme.

Qui gère l’achat IT ?

L’achat IT concerne les technologies, services et solutions nécessaires au fonctionnement et au soutien de l’environnement informatique d’une organisation.

Même si le périmètre varie selon les organisations, il comprend en général quatre grandes catégories :

• Matériel informatique : équipements physiques tels que les serveurs, ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, imprimantes, équipements réseau, systèmes de stockage et appareils mobiles.
• Logiciels : applications et licences logicielles utilisées au sein de l’organisation. Cela comprend les logiciels cloud et les solutions SaaS, ainsi que les logiciels installés sur site lorsque cela est nécessaire.
• Solutions cloud : plateformes et services cloud utilisés pour héberger des applications, stocker des données et prendre en charge l’infrastructure IT. Les exemples courants incluent AWS, Google Cloud et Microsoft Azure.
• Services IT : services externes qui soutiennent l’environnement technologique d’une organisation, notamment le conseil IT, le développement et la personnalisation de logiciels, la maintenance, le support technique et d’autres services professionnels.

Ces catégories se recoupent souvent. Par exemple, acheter une plateforme SaaS peut inclure l’abonnement, la mise en œuvre, les intégrations, le support et d’autres services.

Les équipes d’achat IT doivent donc évaluer tous les aspects d’un achat technologique, et pas seulement son prix de départ.

Le processus d’achat implique aussi plusieurs parties prenantes : les équipes IT, les services financiers, la sécurité, le service juridique et les utilisateurs de la technologie.

Impliquer ces parties prenantes aide l’organisation à évaluer les coûts, les besoins, les risques et la valeur à long terme avant de faire un achat.

À quoi ressemble le processus d’achat IT ?

Chaque organisation a son propre processus, mais l’achat IT suit en général six étapes clés, de l’identification d’un besoin métier à la gestion des renouvellements, comme le montre le tableau ci-dessous :

1. Identifier le besoin métier

Le processus débute lorsqu’un employé ou un service remarque un besoin technologique.

Avant d’acheter quoi que ce soit, l’organisation doit savoir pourquoi le produit est nécessaire, qui va l’utiliser et si une solution déjà en place pourrait suffire.

Cette première étape aide à éviter les achats inutiles et les doublons de logiciels.

La personne qui fait la demande doit aussi remplir une demande d’achat détaillée. Cela donne à l’équipe des achats toutes les informations nécessaires pour évaluer le besoin et estimer le coût. En général, la demande doit inclure :

• Produit ou service : Ce qui est demandé et, le cas échéant, la quantité nécessaire.
• Besoin métier : Pourquoi le produit ou service est nécessaire et comment il sera utilisé.
• Fournisseur privilégié : Tout fournisseur que le demandeur souhaite utiliser, ainsi que les éventuelles expériences précédentes pertinentes.
• Besoins SaaS : Le nombre de licences ou de comptes utilisateurs nécessaires.
• Coût estimé : Le coût total prévu, y compris les frais récurrents ou autres coûts potentiels.
• Délai requis : La date à laquelle le produit ou service est nécessaire.

Donner toutes ces informations dès le début aide l’équipe des achats à bien comprendre la demande et à éviter les retards plus tard.

2. Soumettre une demande d’achat

La demande est envoyée selon le processus d’achat de l’organisation.

Elle peut contenir des informations comme le coût prévu, le fournisseur, le nombre d’utilisateurs, la raison de l’achat et le budget disponible.

Un processus de demande clair permet aux équipes concernées de bien examiner l’achat avant de s’engager.

3. Évaluer les fournisseurs et les solutions

Quand le besoin est bien défini, les équipes des achats et de l’IT peuvent commencer à évaluer les fournisseurs possibles.

Selon le type d’achat, cette évaluation peut porter sur les fonctionnalités, les prix, la sécurité, les intégrations, le support client et les conditions du contrat.

Pour les achats importants, l’organisation peut lancer un appel d’offres ou comparer plusieurs fournisseurs.

4. Négocier les prix et les conditions

Quand le fournisseur préféré est choisi, l’équipe des achats peut négocier l’accord commercial.

Les négociations peuvent concerner les prix, les remises, les paiements, le nombre de licences, la durée du contrat, les renouvellements, les droits d’utilisation et les conditions de résiliation.

Cette étape est très importante pour les contrats SaaS récurrents, car un achat au départ peut devenir une grosse dépense sur la durée.

Avec Najar, les équipes des achats peuvent aussi profiter de l’aide de spécialistes qui négocient avec les fournisseurs de logiciels à leur place. Cela permet d’obtenir de meilleurs prix et conditions sans devoir gérer chaque négociation soi-même.

5. Approuver et signer le contrat

Une fois les négociations terminées et les principales conditions acceptées par les deux parties, l’étape de finalisation du contrat commence. À ce stade du processus d’achat IT, cela implique généralement :

• Revue juridique

Avant de signer, certains contrats doivent être vérifiés par des experts juridiques pour s’assurer qu’ils respectent la loi et ne contiennent pas de clauses risquées ou ambiguës.

Les plateformes modernes d’achat SaaS IT peuvent accélérer ce travail en automatisant les contrôles, en vérifiant les clauses juridiques, en signalant les problèmes de conformité et en proposant des modèles adaptés aux règles en vigueur.

• S’assurer que les conditions sont claires

Toutes les ambiguïtés ou incertitudes doivent être clarifiées. Cela peut vouloir dire revoir certaines clauses, surtout celles sur les livrables ou les paiements, pour que tout soit clair et accepté par les deux parties.

• Signature du contrat

Quand les conditions finales sont acceptées, les représentants autorisés de chaque partie signent le contrat.

• Gestion des documents

Le contrat signé doit être bien rangé pour pouvoir le retrouver facilement et gérer les documents. Cela aide à éviter les soucis au moment du renouvellement, ce qui nous amène à l’étape suivante.

6. Gérer les renouvellements

L’achat IT ne s’arrête pas une fois le contrat logiciel signé. Quand la date de renouvellement approche, les équipes doivent relire le contrat, vérifier l’utilisation du logiciel, revoir les prix et voir si les besoins de l’entreprise ont changé avant de décider de renouveler ou non.

Cette étape est très importante avec les solutions SaaS, car il arrive que des employés utilisent de nouveaux outils sans passer par le processus d’achat classique. Les équipes IT et achats peuvent alors ignorer quelles applications sont utilisées, qui les gère ou combien elles coûtent.

→ 💻 Pour en savoir plus sur les risques et les difficultés associés, consultez notre guide sur la gestion du Shadow IT.

Pour garder la maîtrise de votre environnement SaaS, les équipes achats et IT doivent :

• Suivre tous les abonnements SaaS : Tenir un registre centralisé des applications, fournisseurs, responsables, coûts, licences et dates de renouvellement.
• Surveiller l’utilisation : Vérifier si les applications et les licences sont réellement utilisées avant de les renouveler.
• Commencer l’examen des renouvellements suffisamment tôt : Donner à l’équipe le temps nécessaire pour analyser l’utilisation, négocier les prix, réduire le nombre de licences ou envisager des alternatives.
• Surveiller les outils en doublon : Identifier les applications offrant des fonctionnalités similaires et les regrouper lorsque cela est possible.
• Examiner les nouveaux achats : S’assurer que les nouvelles demandes SaaS sont évaluées avant que les employés ne souscrivent eux-mêmes à des outils.

Ces bonnes pratiques aident à gérer manuellement, mais utiliser une plateforme centralisée comme Najar rend le processus encore plus simple.

Najar propose aux équipes IT, finances et achats un espace centralisé pour suivre les dépenses logicielles, les licences, les contrats et les renouvellements.

La plateforme aide les équipes à repérer les dépenses inutiles, à suivre les renouvellements à venir et à prendre de meilleures décisions d’achat, sans avoir à gérer des feuilles de calcul ou des suivis manuels.

En surveillant régulièrement votre environnement SaaS, au lieu d’attendre la fin des contrats, vous gardez le contrôle sur vos dépenses et évitez les renouvellements inutiles.

Les risques liés à un mauvais processus d’achat IT

Lorsque le processus d’achat IT est inefficace, les coûts technologiques peuvent augmenter, les tâches administratives s’accumuler, les relations avec les fournisseurs se détériorer et l’organisation s’exposer à davantage de risques liés à la conformité et aux contrats.

Un processus clair permet de résoudre ces problèmes et d’aider les équipes à prendre de meilleures décisions d’achat avec davantage de transparence.

1. Pertes financières

Des contrôles insuffisants en matière d’achat peuvent amener les organisations à dépenser plus que nécessaire et à passer à côté d’économies potentielles. Beaucoup finissent par payer environ 30 % de plus pour leurs outils.

Lorsque les organisations ne disposent pas d’une vision claire des logiciels, contrats et usages existants, elles peuvent payer trop cher leurs solutions SaaS, conserver des abonnements en doublon ou renouveler des outils qui ne sont plus utilisés.

Des coûts supplémentaires peuvent également s’ajouter à travers des frais faciles à manquer, tels que :

• Frais de dépassement d’utilisation
• Renouvellements automatiques
• Frais de mise en œuvre
• Frais d’intégration
• Frais de support

Lorsque les employés achètent eux-mêmes des logiciels, cela peut entraîner des licences en doublon, des renouvellements inattendus et même des risques de sécurité.

Un processus d’achat clair aide les équipes à identifier les solutions déjà disponibles, à repérer les possibilités de regrouper les fournisseurs ou de réduire le nombre de licences, et à disposer de plus de temps pour négocier de meilleurs prix et de meilleures conditions contractuelles.

2. Relations difficiles avec les fournisseurs

Lorsque l’achat IT est inefficace, la gestion des relations avec les fournisseurs devient plus complexe, notamment lorsque la communication et les attentes ne sont pas clairement définies.

Les fournisseurs qui ne savent pas précisément ce qui est attendu d’eux ou quelles sont les échéances peuvent être désorientés, manquer des délais et se montrer frustrés. Cela peut éroder la confiance et rendre les collaborations futures plus difficiles.

Si le processus d’achat est complexe ou que les conditions ne sont pas claires, les négociations peuvent également devenir tendues.

Les fournisseurs confrontés à un processus confus ou particulièrement contraignant peuvent être moins enclins à proposer des remises ou des conditions flexibles.

Un processus d’achat simple et transparent facilite la collaboration entre les deux parties et crée de meilleures conditions pour négocier.

3. Temps perdu et processus inefficaces

Des processus d’achat manuels et mal définis créent davantage de tâches administratives et ralentissent l’accès aux technologies nécessaires.

La saisie répétée de données, les approbations manquées et les informations obsolètes peuvent entraîner des erreurs, tandis que les demandes peuvent rester bloquées entre les équipes IT, finance, achats, sécurité et les autres parties prenantes.

Des étapes d’approbation clairement définies et une source unique d’informations sur les achats facilitent le suivi des demandes, l’implication des bonnes personnes et la réduction des délais.

L’automatisation des tâches récurrentes peut également réduire la charge administrative et permettre aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

La fonctionnalité d’approbation simplifiée des demandes de Najar automatise ce processus en orientant les demandes d’achat vers les bons approbateurs en fonction de critères tels que le type d’achat, le service ou les règles d’approbation.

Les équipes peuvent configurer des circuits d’approbation personnalisés, approuver automatiquement les petits achats et faire intervenir les équipes IT ou d’autres parties prenantes lorsque cela est nécessaire.

Cela réduit les échanges inutiles et permet de mieux contrôler les achats.

4. Risques liés à la conformité et aux achats

L’achat d’outils IT peut entraîner des risques en matière de sécurité, de droit, de contrats et de réglementation.

Lorsque les conditions ne sont pas claires, que certaines obligations ne sont pas respectées ou que les achats ne sont pas autorisés, cela peut entraîner des litiges, des pénalités, des problèmes de conformité ou des engagements indésirables.

Faire intervenir les parties prenantes appropriées, juridique, sécurité, finance et IT, dans le processus d’achat permet d’identifier ces risques avant la signature d’un contrat.

Un processus d’achat formalisé rend également plus difficile l’utilisation d’applications non autorisées par les employés, ce qui contribue à réduire le Shadow IT.

5. Manque de visibilité et de contrôle

La centralisation des informations liées aux achats permet aux équipes finance, IT et achats d’avoir une vision plus claire de ce que l’organisation achète, des responsables, des coûts et des dates d’expiration des contrats.

Cette visibilité aide les équipes à identifier les achats en doublon, à éviter les renouvellements inutiles, à examiner les nouvelles demandes et à prendre de meilleures décisions d’achat.

En fin de compte, un bon processus d’achat IT ne consiste pas simplement à approuver ou à refuser des achats. Il donne aux organisations le contrôle nécessaire pour s’assurer que leurs dépenses technologiques sont justifiées, bien gérées et alignées sur leurs objectifs.

Les défis liés à l’achat IT

Malgré son importance, l’achat IT peut devenir difficile à gérer à mesure que les organisations se développent.

• Achats fragmentés

Les employés peuvent acheter directement des logiciels avec des cartes bancaires professionnelles ou des comptes individuels. Les équipes chargées des achats ont alors du mal à savoir ce que l’entreprise possède et combien elle dépense.

• Manque de visibilité

Lorsque les informations relatives aux contrats, aux licences et aux dépenses sont réparties entre des feuilles de calcul et différents systèmes, les équipes peuvent avoir du mal à obtenir une vision complète de leur portefeuille technologique.

• Logiciels inutilisés

Les entreprises peuvent continuer à payer des licences que les employés utilisent rarement ou jamais. Sans données d’utilisation, il est difficile d’identifier ces coûts avant le renouvellement.

• Renouvellements automatiques

Les contrats peuvent être renouvelés sans véritable examen lorsque les équipes ne disposent pas d’une visibilité fiable sur les dates de renouvellement et les responsables.

• Faible pouvoir de négociation

Les équipes chargées des achats ne peuvent pas négocier efficacement sans savoir combien elles dépensent déjà auprès d’un fournisseur, combien de licences elles utilisent réellement et quelles alternatives sont disponibles.

• Trop de tâches manuelles

Les e-mails, les feuilles de calcul et les processus d’approbation déconnectés peuvent rendre l’achat IT lent et difficile à faire évoluer.

Bonnes pratiques pour l’achat IT

Les processus d’achat IT les plus efficaces combinent une gouvernance claire, des données fiables et des workflows efficaces.

1. Centraliser votre processus d’achat IT

Lorsque vous centralisez votre processus d’achat IT, il devient plus facile de maintenir des pratiques cohérentes, de respecter les politiques de l’entreprise et d’avoir une vision globale de tous vos achats IT. Cette approche réduit également le travail en doublon et simplifie le suivi des dépenses.

2. Évaluer attentivement les fournisseurs et les licences

Une fois les besoins identifiés, les équipes chargées des achats et de l’IT doivent comparer les fournisseurs et les solutions en examinant les fonctionnalités, les prix, la sécurité, les intégrations, le support, l’évolutivité et les conditions contractuelles.

Choisir la bonne licence est tout aussi important lors de l’achat de solutions SaaS.

Si vous hésitez sur le choix de la licence adaptée, consulter les différents types de licences SaaS peut vous aider à déterminer quelle option correspond le mieux à vos utilisateurs et à leurs besoins, sans payer pour des accès inutiles.

Les équipes doivent également réfléchir à la manière dont une nouvelle application fonctionnera avec les logiciels qu’elles utilisent déjà.

→ 💻 Découvrez une présentation détaillée des logiciels de gestion de portefeuille SaaS pour voir comment ils peuvent vous aider à gérer vos applications, améliorer votre visibilité et identifier les outils qui se chevauchent.

3. Externaliser les négociations logicielles

Négocier des contrats logiciels peut prendre beaucoup de temps, et de nombreuses équipes ne disposent pas de l’expérience ou du pouvoir de négociation nécessaires pour obtenir les meilleures conditions. Faire appel à un expert en achats peut vous aider à obtenir de meilleures offres, des prix plus bas et des conditions contractuelles plus avantageuses.

Gardez toutefois à l’esprit que tous les prestataires d’achat de logiciels ne proposent pas la négociation comme service principal. Évaluez les différentes options et choisissez un partenaire qui correspond à vos objectifs commerciaux.

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4. Exploiter les données et les analyses

Appuyez-vous sur les données et les analyses pour prendre de meilleures décisions lors du choix de nouveaux fournisseurs ou du renouvellement d’applications SaaS.

Cette approche améliore vos stratégies d’optimisation des coûts SaaS, vous aide à surveiller l’utilisation, garantit le respect des conditions contractuelles et évite les coûts logiciels cachés, tout en réduisant les dépenses et en créant davantage de valeur.

Simplifiez votre processus d’achat IT avec Najar

Najar aide les équipes chargées de l’achat IT à gérer les achats complexes, les négociations avec les fournisseurs, les contrats et les renouvellements depuis une seule plateforme.

La solution combine les workflows d’achat IT et la gestion des dépenses SaaS au sein d’une même plateforme. Les équipes Finance, Achats et IT disposent ainsi d’une vision claire de ce qu’elles achètent, auprès de quels fournisseurs et à quel coût.

Concrètement, comment cela fonctionne-t-il ?

• Demandes d’achat structurées permettant aux équipes de soumettre et d’examiner facilement les achats technologiques.
• Workflows d’approbation qui transmettent les demandes aux bonnes personnes afin qu’elles puissent examiner les achats avant tout engagement.
• Recherche et évaluation des fournisseurs permettant aux équipes chargées des achats de comparer les fournisseurs et de trouver les solutions les mieux adaptées à leurs besoins.
• Gestion des contrats et des renouvellements qui centralise les informations importantes sur les contrats et les dates de renouvellement afin de ne manquer aucune échéance.
• Accompagnement par des experts en négociation qui met les équipes en relation avec des spécialistes de l’achat IT chargés de négocier avec les fournisseurs afin d’obtenir de meilleurs prix et de meilleures conditions.

Avec Najar, les équipes chargées des achats peuvent organiser chaque étape du processus d’achat IT et prendre de meilleures décisions concernant leurs dépenses technologiques.