Comment la gestion des licences logicielles réduit les coûts et les risques de non-conformité

Pouvez-vous citer toutes les licences logicielles que votre entreprise paie actuellement, sans ouvrir un tableur ? Si ce n’est pas le cas, vous avez probablement plus de licences que de personnes pour les gérer.

À mesure que le parc logiciel s’agrandit, il devient facile de perdre de vue les licences inutilisées, les renouvellements à venir et l’évolution des conditions des fournisseurs. Sans suivi adéquat, les entreprises finissent par dépenser trop, augmenter leurs risques de non-conformité et créer une complexité inutile.

La gestion des licences logicielles (SLM) est un élément essentiel de la gestion des actifs logiciels. Elle aide les organisations à suivre, gérer et optimiser leurs licences logicielles tout au long de leur cycle de vie.

→ 💻 Lisez notre article sur les différents types de licences logicielles.

Qu’est-ce que la gestion des licences logicielles ?

Gérer les licences logicielles, c’est suivre, gérer et optimiser l’utilisation des licences que possède votre entreprise.

Cela veut dire savoir quelles licences vous avez, qui les utilise, vérifier que votre entreprise respecte les règles des fournisseurs et ne payer que ce qui est vraiment utile. Il existe plusieurs types de licences, chacune demandant un suivi particulier.

Les licences perpétuelles sont achetées une seule fois et peuvent être utilisées indéfiniment, même si des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour la maintenance ou le support.

Les licences par abonnement sont les plus courantes pour les SaaS. Vous les payez mensuellement ou annuellement et elles prennent fin si vous ne les renouvelez pas.

Enfin, les licences par utilisateur sont attribuées à une personne, tandis que les licences par appareil sont liées à un ordinateur spécifique, quel que soit son utilisateur.

Les licences simultanées, quant à elles, permettent à un nombre défini de personnes d’utiliser le logiciel en même temps en partageant un nombre limité de licences disponibles.

La plupart des entreprises utilisent plusieurs types de licences simultanément. Plus votre parc logiciel grandit, plus il devient difficile de tout suivre à la main.

3 types de licences logicielles

Les licences logicielles appartiennent généralement à trois grandes catégories : les licences de logiciels propriétaires, les licences de logiciels open source, et les licences de freeware et de shareware.

Chaque type de licence a ses propres règles pour les coûts, l’utilisation, l’accès au code source et le partage.

1. Licences de logiciels propriétaires

Les licences propriétaires vous permettent d’utiliser un logiciel selon les règles définies par le fournisseur, mais vous ne pouvez pas accéder à son code source. L’accès peut être limité en fonction du nombre d’utilisateurs, des appareils ou d’autres facteurs.

Microsoft 365, Adobe Creative Cloud et Salesforce sont des exemples courants.

Avant de choisir une licence, vérifiez combien d’utilisateurs sont autorisés, s’il y a des frais supplémentaires et quelles sont les conditions de renouvellement. Cela vous évitera les surprises et les coûts inattendus.

2. Licences de logiciels open source

Les licences open source permettent de consulter, d’utiliser, de modifier et de partager le code source, mais uniquement dans le respect de certaines règles. Linux, Apache HTTP Server et PostgreSQL en sont de bons exemples.

Même si les logiciels open source peuvent réduire les coûts de licence, certaines licences exigent une attribution, la divulgation des modifications ou une redistribution selon les mêmes conditions.

Gardez un œil sur les licences utilisées par vos équipes et vérifiez bien leurs conditions.

3. Licences freeware et shareware

Le freeware est généralement gratuit et peut être utilisé indéfiniment. Le shareware vous permet d’essayer un logiciel pendant une période donnée ou avec des fonctionnalités limitées, avant de devoir payer.

Comme il est facile d’utiliser ces outils sans l’accord de l’équipe IT, cela peut créer des logiciels non suivis et encourager le shadow IT.

Mettez en place des règles simples et vérifiez que les outils importants sont bien gérés.

Pourquoi la gestion des licences est-elle importante pour les entreprises qui utilisent beaucoup de SaaS ?

Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent des dizaines, voire des centaines, d’outils SaaS, souvent achetés par différentes équipes, sans processus centralisé.

Sans système de suivi, il devient difficile de savoir combien de licences sont payées, lesquelles sont utilisées et quand il faut les renouveler.

Ce manque de visibilité entraîne du gaspillage d’argent et accroît les risques de non-conformité.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion des licences ?

Mal gérer les licences ne cause pas seulement du gaspillage d’argent. Cela peut aussi créer des problèmes de conformité et de sécurité, souvent découverts lors d’audits ou de renouvellements inattendus.

• Dépenses excessives liées aux licences inutilisées ou en double

On trouve souvent des licences attribuées à des personnes parties, des outils achetés par plusieurs équipes pour la même tâche ou des abonnements oubliés. Ces coûts passent inaperçus si vous ne faites pas d’audit régulier.

• Risques liés à la conformité et aux audits

Les fournisseurs vérifient votre utilisation des logiciels par rapport à votre contrat. Si vous utilisez trop de licences ou le mauvais type de licence, vous pourriez devoir payer des frais supplémentaires ou faire face à des pénalités.

Sans données fiables, même un audit simple peut devenir stressant et coûter cher.

• Risques de sécurité liés au shadow IT

Quand des équipes achètent des outils sans prévenir l’IT, c’est ce qu’on appelle le shadow IT. Ces outils ne sont pas contrôlés pour la sécurité et ne respectent pas toujours les règles sur les données.

Cela peut créer des risques cachés, comme des mots de passe faibles ou des logiciels non mis à jour, que l’IT ne peut pas corriger.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce risque, consultez notre article consacré au shadow IT.

8 conseils pour gérer efficacement les licences logicielles

Voici quelques conseils pour mieux gérer les licences logicielles de votre entreprise. Ils vous aideront à économiser, à rester conforme et à maîtriser votre budget.

1. Surveillez et automatisez les renouvellements de licences

Gérer les licences à la main fait souvent rater des renouvellements. Utilisez des outils qui envoient des rappels automatiques pour avoir le temps de renégocier ou de regrouper les fournisseurs si besoin.

Gardez aussi en tête que les applications non suivies et le shadow IT peuvent passer inaperçus, ce qui cause des expirations surprises, des achats en urgence ou des dépenses inutiles.

Nous recommandons d’utiliser une plateforme de gestion SaaS pour suivre ces applications.

2. Éliminez les licences inutilisées

Vérifiez régulièrement l’utilisation de vos logiciels pour repérer et supprimer les licences en trop. Regrouper les outils qui font la même chose permet d’économiser et de simplifier la gestion.

Il est important de distinguer les licences attribuées de celles qui sont vraiment utilisées.

Si vous ne regardez que les attributions, vous risquez de manquer des dépenses inutiles. Suivre l’utilisation réelle aide à mieux décider pour vos licences.

Des plateformes comme Najar facilitent cette tâche en identifiant automatiquement les licences sous-utilisées dans l’ensemble de votre environnement logiciel et en vous permettant de les récupérer en quelques clics.

3. Centralisez le suivi des licences logicielles

Faites une liste unique de toutes vos licences logicielles, pour chaque département, fonction et type d’employé.

Idéalement, cette liste doit se mettre à jour automatiquement. On ne peut pas améliorer ce qu’on ne voit pas.

Consolider ne sert pas seulement à réduire les coûts. Si trois équipes paient pour trois outils différents qui font la même chose, cela veut dire trois fournisseurs, trois renouvellements et trois contrôles de sécurité pour une seule fonction.

4. Établissez des politiques d’achat claires

Définissez un processus clair et cohérent pour demander, approuver et acheter des logiciels.

Cela évite les outils en double ou inutiles, limite les achats non contrôlés et garantit que chaque achat respecte les règles de l’entreprise. Les achats centralisés permettent de :

• Éviter le SaaS sprawl : réduire les chevauchements en orientant les équipes vers des outils et licences approuvés.
• Contrôler les coûts : centraliser les dépenses, négocier de meilleurs tarifs et maintenir les achats dans les limites du budget.
• Standardiser la conformité : appliquer les mêmes contrôles de sécurité, juridiques et liés aux licences à chaque acquisition.

5. Intégrez la gestion des licences à la gestion des services IT

La gestion des licences logicielles marche mieux quand elle fait partie de votre gestion des services IT (ITSM).

La SLM gère l’achat, l’attribution et le suivi des licences. L’ITSM apporte les workflows et les tickets pour traiter les demandes, réattribuer les licences et rester conforme. Cela aide de deux façons :

• Workflows automatisés de récupération des licences : lorsqu’une licence devient disponible, vous pouvez créer des tickets ITSM afin de la réattribuer à un nouvel utilisateur ou appareil grâce à des workflows d’approbation automatisés.
• Suivi des licences basé sur les appareils : vous pouvez créer un référentiel centralisé reliant chaque appareil physique aux logiciels qui y sont installés, offrant ainsi une visibilité complète sur les possibilités d’optimisation de l’allocation des logiciels.

6. Associez l’accès aux licences aux événements du cycle de vie des employés

La plupart des licences gaspillées viennent d’accès jamais révoqués. Quand quelqu’un quitte l’entreprise, change de poste ou d’équipe, son accès aux logiciels doit être mis à jour automatiquement, sans attendre qu’on le remarque.

Connectez directement votre gestion des licences aux événements RH.

Les nouvelles recrues reçoivent les accès nécessaires en fonction de leur fonction, les départs déclenchent automatiquement la révocation des accès et les changements internes entraînent une vérification des accès toujours pertinents.

Cela réduit l’écart entre les licences attribuées et celles vraiment utiles, un problème que les audits manuels repèrent souvent trop tard.

7. Utilisez des outils modernes de gestion des licences logicielles

Les tableurs ne suffisent plus pour suivre des milliers d’utilisateurs, de nombreuses applications et des environnements cloud qui changent tout le temps. Les outils modernes de gestion des licences, comme Najar, proposent :

• Suivi en temps réel de l’utilisation des licences : identifiez les licences activement utilisées par rapport aux licences attribuées afin de récupérer celles qui sont inutilisées.
• Renouvellements et alertes automatisés : recevez des notifications avant l’expiration des contrats et identifiez les possibilités de consolidation des fournisseurs.
• Gestion basée sur les rôles et les accès : associez les accès aux logiciels aux rôles des utilisateurs afin d’éviter le surapprovisionnement et de réduire les risques de sécurité.

Avec ces outils, vous obtenez une vue d’ensemble, réduisez les dépenses inutiles, restez conforme et simplifiez la gestion des licences, même dans des environnements complexes.

8. Alignez la gestion des licences sur les besoins de l’entreprise

Quand votre entreprise grandit, ses besoins logiciels changent aussi. En vérifiant vos licences et l’utilisation des applications, vous pouvez repérer les outils inutilisés, réattribuer ou supprimer des licences et prévoir vos besoins futurs.

De cette façon, chaque euro dépensé en logiciels sert les objectifs de l’entreprise, évite le gaspillage et rassure les dirigeants sur la capacité de votre environnement logiciel à évoluer sans frais en plus.

Utilisez des outils SaaS pour gérer vos licences logicielles

Une bonne plateforme de gestion des licences vous donne une liste à jour de toutes vos licences, suit automatiquement leur utilisation réelle, envoie des alertes de renouvellement selon les dates des contrats et fournit des rapports prêts à l’emploi pour les équipes finance et IT.

Les licences non suivies peuvent faire grimper votre budget, à cause de licences inutilisées ou de renouvellements trop chers.

Plus vous ajoutez de logiciels, plus l’écart entre ce que vous payez et ce que vous utilisez grandit, et les risques de non-conformité augmentent.

Vous pouvez régler ce problème en sachant toujours quelles licences vous avez, comment elles sont utilisées et quand les renouveler.

Najar propose aux équipes IT, achats et finance un espace unique pour gérer les licences, récupérer celles qui ne servent plus, se préparer aux audits et avoir toutes les données pour les renouvellements. Découvrez ce que vous payez vraiment et commencez à économiser.

Gestion manuelle vs. gestion automatisée des licences

Le suivi manuel des licences peut convenir pour quelques outils, mais il n’est pas évolutif. Une fois que vous avez des dizaines d’abonnements SaaS, la mise à jour des tableurs prend plus de temps que l’utilisation d’une plateforme dédiée.

💻 Pour en savoir plus sur la réduction des dépenses SaaS, lisez notre guide sur l’optimisation des coûts SaaS.

Najar vous aide à garder le contrôle sur vos licences.

Najar est une plateforme de gestion des dépenses pensée pour les entreprises en croissance et les grandes structures qui gèrent beaucoup de logiciels et d’achats éparpillés. Elle vous donne un contrôle total et les avantages d’une équipe d’achats interne, sans avoir à embaucher plus de monde.

• Gardez une vue d’ensemble de vos licences et contrats : gérez l’ensemble du processus d’achat au même endroit, des demandes aux contrats et aux renouvellements. Même les petits achats, souvent oubliés, sont désormais suivis.
• Négociation experte avec les fournisseurs : l’équipe achats de Najar trouve les bons fournisseurs et négocie pour vous les prix, les conditions, les droits d’utilisation et le support.
• Coordination entre les équipes : grâce à des espaces d’approbation collaboratifs, les équipes finance, IT et juridique restent alignées sur chaque achat, même les plus petits.
• Expertise régionale : Najar est spécialisé en Europe et propose des données détaillées sur les fournisseurs ainsi qu’un accompagnement local de qualité pour les clients européens.
• Contrôle des dépenses de faible montant : les petits achats non gérés s’accumulent au fil du temps, entraînant davantage d’outils, de renouvellements et d’angles morts. Najar vous offre une visibilité complète pour identifier les achats fantômes avant qu’ils ne deviennent un problème.

En moyenne, les clients de Najar économisent jusqu’à 36 % sur leurs coûts logiciels, et certains dépassent même 45 %. Ils bénéficient aussi d’un retour sur investissement de 7x et économisent plus de 300 heures de travail manuel liées aux achats chaque année.

Reprenez le contrôle de vos licences logicielles.

La gestion des licences logicielles ne dépend plus des tableurs quand vous avez une vision claire de ce que vous possédez, utilisez et payez.

Najar centralise toutes ces informations sur une seule plateforme, pour que vous ne manquiez aucun renouvellement et ne payiez jamais deux fois pour le même logiciel.