Il est très probable que votre entreprise paie pour des logiciels que personne n’utilise réellement.

Selon Gartner, les organisations perdent en moyenne 25 % de leur budget SaaS à cause de licences inutilisées et d’outils redondants. Autrement dit, un quart de votre budget logiciel ne génère aucune valeur.

Si vous cherchez comment réduire les dépenses SaaS dans une grande organisation, l’optimisation des dépenses SaaS est le meilleur point de départ.

Ce guide présente les stratégies les plus efficaces pour réduire le gaspillage logiciel, maîtriser les coûts et maximiser la valeur de vos investissements SaaS.

Qu’est-ce que l’optimisation des dépenses SaaS ?

L’optimisation des dépenses SaaS est le processus qui consiste à réduire le gaspillage, améliorer la visibilité et maximiser la valeur de chaque euro dépensé dans les abonnements logiciels.

Autrement dit, il s’agit de ne payer que pour ce dont vous avez besoin, d’utiliser réellement ce que vous payez, et de vous assurer d’obtenir un prix juste.

L’optimisation des dépenses SaaS est différente de la gestion des dépenses SaaS.

La gestion des dépenses consiste à suivre et organiser vos coûts SaaS : savoir quels outils vous utilisez, qui en est responsable et combien ils coûtent.
À l’inverse, l’optimisation des dépenses va plus loin en utilisant ces informations pour réduire le gaspillage, renégocier les contrats et s’assurer que vos logiciels sont alignés avec les besoins de votre entreprise.

Vous devez d’abord gérer votre SaaS avant de pouvoir l’optimiser, mais la simple gestion ne suffit pas à réaliser des économies.

→💻 Pour en savoir plus, découvrez la meilleure plateforme de gestion des dépenses SaaS

Pourquoi les coûts SaaS augmentent dans les grandes organisations

La plupart des surcoûts SaaS ne proviennent pas d’une seule grosse erreur, mais de l’accumulation de nombreux petits problèmes.

Voici les causes les plus fréquentes de surconsommation :

Les dépenses sont réparties entre différents départements, sites et acquisitions : chaque équipe utilise souvent ses propres outils et contrats. Cela rend difficile la visibilité globale des logiciels détenus par l’entreprise ou la mise en place d’un processus unique d’approbation des achats.

Résultat : il n’existe ni vue centralisée des outils déjà utilisés, ni processus commun pour valider les nouvelles dépenses.

Shadow IT : les équipes métiers représentent jusqu’à 70 % des dépenses SaaS, et le shadow IT constitue plus d’un tiers des applications SaaS utilisées. Les équipes achètent des outils sans que l’IT ou la finance ne soient informés.

Renouvellements automatiques : les fournisseurs renouvellent discrètement les contrats avec de légères hausses de prix, en pariant sur le fait que les responsables, trop occupés, ne le remarqueront pas.

Redondance des outils : une organisation moyenne maintient 7,6 abonnements SaaS dupliqués sur environ 275 applications. Différentes équipes achètent des outils différents qui remplissent la même fonction.

Explosion des licences : des licences sont achetées, des employés quittent l’entreprise, mais les accès restent actifs et continuent d’être facturés.

Le piège du freemium vers l’entreprise : une équipe adopte un outil gratuit, s’y habitue, puis passe à une formule entreprise avec un minimum de licences qu’elle n’utilise pas entièrement.

Chaque problème peut sembler mineur isolément, mais ensemble, ils font augmenter la facture de manière continue chaque trimestre.

Quels sont les risques de ne pas réduire les dépenses SaaS

Ignorer l’optimisation SaaS aggrave la situation avec le temps. Voici ce qui se passe généralement lorsque les entreprises laissent faire :

1. Une fuite budgétaire invisible

Lorsqu’il n’existe pas de suivi centralisé des abonnements SaaS, les outils inutilisés se renouvellent automatiquement. Vous pouvez payer plein tarif pour des licences inutilisées depuis des mois. Cela s’accumule rapidement : 49 % des licences SaaS ne sont pas utilisées, ce qui signifie que près de la moitié des dépenses est gaspillée.

2. Le shadow IT crée des failles de sécurité et de conformité

42 % des applications SaaS d’une entreprise moyenne relèvent du shadow IT, totalement hors du contrôle de l’IT. Lorsque les employés achètent des outils de leur propre initiative, sans validation, le département IT ne peut ni les voir ni les contrôler.

Il devient alors impossible de garantir que ces outils respectent les standards de sécurité et de conformité.

→ Lire : Qu’est-ce que la gestion du shadow IT et comment la gérer

3. Les renouvellements de contrats se font aux conditions du fournisseur, pas aux vôtres

Sans suivi des dates de renouvellement, vous perdez votre pouvoir de négociation. Les fournisseurs savent que les entreprises en renouvellement automatique contestent rarement les conditions. Si vous manquez l’occasion de renégocier ou d’annuler, vous repartez pour un cycle supplémentaire à un prix potentiellement défavorable.

Ce ne sont pas des cas rares : c’est ce qui se produit fréquemment lorsque les dépenses SaaS ne sont pas contrôlées. Plus vous attendez, plus la situation devient difficile à corriger.

4. Les outils d’IA deviennent le nouveau shadow IT

Aujourd’hui, chaque équipe adopte des outils d’intelligence artificielle, souvent sans en informer l’IT ou les achats. Le marketing peut utiliser un outil de rédaction IA, les ingénieurs un assistant de code IA, et les opérations un outil de reporting automatisé.

Aucun de ces outils ne passe par un processus d’approbation, et tous les coûts sont directement imputés à l’entreprise.

Les SaaS alimentés par l’IA se diffusent plus rapidement que toute autre catégorie de logiciels, ce qui aggrave encore le problème de prolifération, et la plupart des entreprises n’ont pas encore rattrapé ce retard.

Erreurs courantes qui augmentent les coûts SaaS

De nombreuses entreprises finissent par dépenser plus que nécessaire en SaaS à cause de ces erreurs fréquentes :

• Laisser les abonnements se renouveler automatiquement sans vérifier s’ils sont encore utiles
• Acheter trop de licences en se basant sur des estimations plutôt que sur des données d’utilisation réelles
• Ne pas supprimer les utilisateurs qui n’utilisent plus le logiciel
• Ne pas repérer les applications dupliquées utilisées par différentes équipes ou sites
• Ne pas prêter attention à la fréquence réelle d’utilisation des logiciels
• Ne pas saisir les opportunités de renégocier de meilleures conditions contractuelles
• Ne pas centraliser ni organiser les demandes d’achats dans un seul système
• Ne pas faire valider les achats par les équipes juridiques ou de sécurité

En évitant ces erreurs, votre entreprise peut réaliser des économies importantes sur ses dépenses logicielles.

10 étapes pour réduire les coûts SaaS dans les organisations

La réduction des coûts SaaS est un processus continu, et non une action ponctuelle. Il est recommandé de suivre ces étapes dans l’ordre, puis de les répéter pour chaque équipe et département.

Cela permet d’identifier les gaspillages cachés, de simplifier les renouvellements et de mieux respecter les budgets.

• Étape 1 : Construire un inventaire complet des SaaS
• Étape 2 : Éliminer les licences inutilisées ou sous-utilisées
• Étape 3 : Consolider les outils redondants
• Étape 4 : Optimiser l’allocation des licences
• Étape 5 : Mettre en place des politiques d’achat de logiciels
• Étape 6 : Améliorer la négociation des contrats SaaS
• Étape 7 : Suivre proactivement les dates de renouvellement
• Étape 8 : Prioriser les applications les plus coûteuses
• Étape 9 : Suivre en continu l’utilisation des logiciels
• Étape 10 : Utiliser des plateformes de gestion SaaS

Chaque étape contribue à une meilleure efficacité à long terme, en offrant une vision plus claire de votre écosystème logiciel et la capacité de prendre des décisions de dépenses plus rapides et plus intelligentes.

Étape 1 : Construire un inventaire complet des SaaS

La première étape pour réduire les coûts SaaS consiste à obtenir une visibilité complète sur votre stack logiciel.

De nombreuses organisations ne disposent pas d’un registre centralisé de toutes les applications utilisées. Résultat : les départements achètent souvent des outils de manière indépendante, ce qui crée des doublons et des dépenses inutiles.

Réalisez un audit complet incluant :

• Abonnements actifs
• Valeur des contrats
• Dates de renouvellement
• Nombre de licences
• Responsables des applications
• Données d’utilisation

Un inventaire SaaS centralisé constitue la base d’une optimisation efficace des coûts.

Étape 2 : Éliminer les licences inutilisées ou sous-utilisées

Les licences inutilisées représentent l’une des principales sources de gaspillage SaaS.

Les employés quittent souvent l’entreprise, changent de poste ou cessent d’utiliser certains outils, tandis que leurs licences restent actives.

Analysez régulièrement les données d’utilisation et identifiez :

• Utilisateurs inactifs
• Applications rarement utilisées
• Licences surdimensionnées
• Abonnements premium sous-exploités

La récupération des sièges inutilisés permet de réaliser des économies immédiates sans impacter les opérations de l’entreprise.

Étape 3 : Consolider les outils redondants

À mesure que les organisations grandissent et se restructurent, différentes équipes adoptent souvent des solutions similaires de manière indépendante.

Par exemple, une entreprise peut utiliser simultanément :

• Plusieurs plateformes de gestion de projets
• Plusieurs outils de communication
• Différentes solutions de partage de fichiers
• Des logiciels d’analytics qui se chevauchent

La consolidation des applications redondantes permet de réduire les coûts d’abonnement, de simplifier les workflows et d’améliorer l’adoption des outils dans toute l’organisation.

Étape 4 : Optimiser l’allocation des licences

De nombreuses entreprises paient pour des plans “enterprise” alors que les utilisateurs n’ont besoin que de fonctionnalités basiques. Il est important de réaliser une analyse par rôle afin de déterminer si les employés ont réellement besoin de :

• Licences enterprise
• Plans business
• Abonnements standard
• Accès en lecture seule

Le fait de rétrograder les utilisateurs vers des niveaux de licence adaptés permet de réduire significativement les dépenses logicielles tout en maintenant la productivité.

Étape 5 : Mettre en place des politiques d’acquisition logicielle

Définissez des règles claires sur la manière dont un nouveau logiciel est demandé, évalué, approuvé, acheté et renouvelé.

Une politique d’acquisition solide permet aux équipes d’avancer rapidement tout en donnant à la finance, à l’IT et aux achats les contrôles nécessaires. Au minimum, elle doit inclure :

• Les circuits de validation requis
• Les vérifications de sécurité et de conformité
• Les validations budgétaires et achats

Un processus standardisé d’acquisition logicielle aide à éviter les dépenses inutiles, les outils redondants et le shadow IT.

Étape 6 : Améliorer la négociation des contrats SaaS

La négociation avec les fournisseurs est l’un des leviers les plus efficaces pour réduire les coûts SaaS.

De nombreux éditeurs proposent des remises pour :

• Les contrats pluriannuels
• Les engagements de volume
• Les renouvellements anticipés
• Les mises en concurrence

Avant de renouveler un contrat, comparez les prix du marché et explorez des alternatives. Les fournisseurs sont souvent prêts à négocier pour conserver leurs clients.

Étape 7 : Suivre proactivement les dates de renouvellement

Les renouvellements automatiques peuvent enfermer les organisations dans des contrats défavorables.

Mettez en place un calendrier centralisé des renouvellements et examinez les contrats au moins 90 à 120 jours avant leur expiration.

Cela permet aux équipes achats de :

• Évaluer la valeur du logiciel
• Renégocier les tarifs
• Réduire le nombre de licences
• Étudier des alternatives

Une gestion proactive des renouvellements évite les dépenses inutiles et augmente le pouvoir de négociation.

Étape 8 : Prioriser les applications les plus coûteuses

Concentrez les efforts d’optimisation sur les fournisseurs les plus chers, comme les outils CRM, d’analytics ou de collaboration. Les étapes clés :

• Identifier les 10 à 20 applications les plus coûteuses
• Analyser l’allocation des licences et les tendances d’utilisation
• Prioriser les discussions de renouvellement pour maximiser le retour sur investissement

Étape 9 : Surveiller en continu l’utilisation des logiciels

L’optimisation SaaS ne doit pas être un projet ponctuel.

Les organisations doivent suivre en permanence :

• L’activité des utilisateurs
• Les taux d’adoption
• L’utilisation des fonctionnalités
• La consommation des licences

Des revues régulières permettent d’identifier des opportunités d’économies avant que les inefficacités ne deviennent coûteuses.

Étape 10 : Utiliser des plateformes de gestion SaaS

Le suivi manuel des logiciels devient difficile à mesure que le portefeuille SaaS s’agrandit.

Les plateformes de gestion SaaS offrent une visibilité sur :

• Les dépenses d’abonnement
• L’utilisation des licences
• Les calendriers de renouvellement
• La performance des fournisseurs
• La découverte des applications

Ces outils permettent d’automatiser l’optimisation des coûts et d’améliorer le contrôle des dépenses.

Comment Najar vous aide à garder vos dépenses SaaS sous contrôle

La plupart des entreprises savent qu’elles dépensent trop en SaaS. Le problème, c’est qu’elles n’ont ni le temps, ni l’expertise, ni les processus, ni les outils pour corriger cela de manière continue.

C’est exactement pour cela que nous avons créé Najar.

Nous réunissons les workflows d’achats et l’optimisation des dépenses dans une seule plateforme, afin que vous puissiez contrôler à la fois ce qui est acheté et ce que vous payez déjà.

Les équipes Finance, Procurement et IT utilisent Najar comme source unique de vérité sur les dépenses SaaS, et nous nous connectons aux outils déjà présents dans votre stack.

Concrètement, cela ressemble à quoi ?

1. Des tableaux de bord de dépenses offrent une visibilité en temps réel sur les coûts, ventilés par équipe, outil et fournisseur
2. Le suivi des renouvellements et des contrats envoie des alertes automatiques avant les échéances et centralise toutes les informations contractuelles
3. Les analyses d’usage et financières fournissent les données nécessaires pour soutenir les renégociations et les ajustements de licences
4. Le workflow d’achats couvre les demandes structurées, les circuits de validation et la sélection des fournisseurs dans un seul espace
5. Un support de négociation expert vous met en relation avec des spécialistes des achats IT qui négocient avec les fournisseurs en votre nom pour obtenir de meilleures conditions et tarifs

Notre expertise en achats IT vous donne accès à des partenaires qui connaissent le marché, les éditeurs et les leviers pour obtenir les meilleurs accords. Que ce soit pour réduire les coûts ou simplement s’assurer que chaque euro est dépensé sur ce dont vos équipes ont réellement besoin.

Contrôlez votre SaaS en toute confiance

Les coûts SaaS augmentent silencieusement, mais ce n’est pas une fatalité.

Avec un audit clair, une gestion rigoureuse des achats et la bonne plateforme, la réduction des dépenses SaaS peut devenir un avantage récurrent plutôt qu’une tâche annuelle stressante.

Les équipes les mieux organisées ne se contentent pas de réduire leurs coûts.

Elles dépensent leur budget avec confiance.