La saison des budgets pour l'exercice financier est à nos portes, mais vous (ou votre directeur financier) avez peut-être très peu de temps pour tout élaborer et approuver. Ventes, embauches, salaires, investissements ou même collecte de fonds en préparation... Il existe de nombreux postes budgétaires qui nécessitent beaucoup de travail - et surtout de vigilance.
Mais depuis quelques années, il en est un qui est de plus en plus redouté : le budget des fournisseurs.
Les entreprises de toutes tailles se dotent de plus en plus d'outils SaaS (Software as a Service) et le constat est unanime :
- La facture à la fin de l'année est souvent étonnamment élevée
- Le contrôle des dépenses liées au SaaS est une tâche complexe et fastidieuse
Les clients de Welii notent que le SaaS représente aujourd'hui près d'un vendeur sur deux et que, selon des études récentes, une entreprise de 500 employés dépense plus de 2 millions d'euros en outils SaaS. Plus étonnant encore, 30 % des logiciels ne sont pas utilisés. Ce chiffre va se multiplier dans les années à venir, il devient donc essentiel de mettre en place une véritable méthodologie dédiée au budget SaaS.
Vous verrez dans cet article que si l'explosion du SaaS a complexifié la mission budgétaire, l'exercice ne doit pas être exagéré... au risque de voir les dépenses déborder autant que les usages.
Expert en gestion SaaS, Welii vous livre ici les bonnes pratiques pour élaborer et suivre votre budget SaaS sans prise de tête :
- Récupérer et consolider les informations sur vos outils SaaS
- Défier les besoins de vos équipes sans entraver votre croissance
- Construire une culture dédiée pour mieux contrôler l'utilisation et les dépenses
- Déléguer la gestion et le contrôle permanent de vos outils SaaS
Construisez vos budgets SaaS annuels
Avant l'avènement (et la victoire) du SaaS, il était relativement facile de suivre une demande d'achat de logiciel et d'allouer le budget nécessaire à un centre de coûts. Le modèle d'outils SaaS a créé de nouvelles options d'achat qui ont rendu obsolètes les licences logicielles perpétuelles. Chaque entreprise peut désormais acquérir une solution très rapidement sans passer ni par le département informatique, car ils ne nécessitent pas d'installation, ni par le département financier : une carte de crédit suffit pour payer l'abonnement d'une ou plusieurs solutions clés en main.
Le problème sous-jacent - lorsqu'il n'est pas maîtrisé -est que toutes les informations concernant ces outils (utilisation, contrats, facturation) sont décentralisées à tous les niveaux de l'entreprise. Chaque département gère ses outils de manière autonome et les risques de dépassement (sans parler des risques de sécurité) sont très élevés.
Nous parlons de Shadow IT pour décrire toutes les dépenses et utilisations qui passent inaperçues dans les processus d'achat de logiciels.
Le défi de l'élaboration des budgets aujourd'hui est d'en faire une affaire sérieuse, d'allouer les ressources nécessaires à la croissance de l'entreprise en reflétant les besoins des équipes opérationnelles, tout en contrôlant les dépenses pour déterminer les objectifs et s'y tenir. En d'autres termes, il faut trouver un équilibre entre la fixation d'objectifs conservateurs et fixes et l'adaptation aux évolutions de l'entreprise et du marché.
Défi relevé ?
La méthodologie suivante peut vous aider à établir votre budget logiciel pour l'année fiscale à venir :
- Identifier les coûts (qui, quoi, comment) et les modéliser
- Intégrer les changements et les évolutions sans répéter les tendances historiques
- Identifier les besoins prévisionnels et faire des simulations
- Et toujours... analyser les écarts par rapport aux données réelles
Identifier les coûts pour reconstituer la dépense exacte
Cela prendra inévitablement du temps (à moins d'utiliser un outil de gestion en mode SaaS comme Welii), mais c'est essentiel.
Voici une liste de contrôle pour vous aider à réaliser un inventaire efficace.
Qui :
- Commencez par les données du registre des fournisseurs pour identifier tous les SaaS payants utilisés dans l'entreprise.
- Examinez les données relatives aux notes de frais. De nombreuses licences SaaS sont payées avec une carte de crédit professionnelle et imputées aux dépenses.
- Enquêtez auprès de chaque service pour savoir si des équipes utilisent des logiciels que vous n'avez pas comptabilisés. Il peut arriver que vous payiez deux fois le même abonnement sans que les équipes le sachent !
Quoi ?
- Assurez-vous d'avoir des contrats pour chaque outil SaaS que vous payez ou que vous avez payé (il peut y avoir des abonnements en cours malgré le départ d'un employé qui ne les a pas résiliés).
- N'oubliez pas de regarder de près les conditions particulières d'utilisation ou de facturation : l'augmentation du tarif après un certain temps, ou en fonction d'un certain nombre d'utilisateurs par exemple.
- Distinguez les différents types de paiement. Payez-vous par utilisateur ? Par groupe d'utilisateurs ? Par type d'utilisateur ? Par utilisation ? Par mois, par trimestre ou par an ? Cela vous permettra d'anticiper les transactions sortantes et d'établir un budget plus précis.
- Identifiez la devise dans laquelle vous payez chaque abonnement. Certains pays ne sont pas soumis à la TVA et vous devrez peut-être tenir compte du coût de la conversion dans le montant final que vous payez.
Comment ?
- Évaluer les départements qui utilisent le plus les outils SaaS, ainsi que leurs habitudes d'utilisation (tests, changements fréquents d'outils, etc.) pour avoir une idée des coûts inattendus qui peuvent survenir (frais de résiliation, abonnements qui fonctionnent sans que l'outil soit utilisé, etc.)
Analyser l'histoire oui, la répéter systématiquement non
- Regardez l'évolution trimestre par trimestre sur deux ans d'historique, puis mesurez la part d'augmentation en ajoutant une part de dépenses imprévues pour votre prévision.
- Consultez chaque responsable pour identifier les outils qui sont vraiment utiles (voire essentiels) et ceux qui le sont moins. Surtout, savez-vous quels sont les nouveaux besoins ? Cela vous permettra d'optimiser vos investissements.
- Consulter les équipes informatiques pour identifier les applications sous-utilisées.
Prévoir, c'est autant anticiper que regarder devant soi.
- Déterminez un coût par utilisateur et par département, puis analysez l'évolution année après année.
- Déterminez le nombre d'employés que votre entreprise prévoit d'embaucher et, d'une manière générale, l'évolution de l'organisation (quelles sont les promotions prévues, quels sont les postes les plus importants à pourvoir, etc.)
- Anticipez un pourcentage de coûts imprévus par rapport à vos observations des années précédentes. Il suffit de calculer l'écart entre votre budget et vos dépenses réelles pour l'année en cours et de le mettre en corrélation avec la croissance de votre effectif. Vous devez réduire cet écart du nombre d'employés au cas où vous décideriez de recruter davantage l'année suivante.
- Établissez des prévisions glissantes pour l'année à venir.
Réduire et contrôler les dépenses liées au SaaS au fur et à mesure que l'utilisation augmente
Remettre en question les besoins, les contrats et les priorités d'investissement
Une fois que vous avez une vision exhaustive des outils SaaS utilisés (ou non) dans votre entreprise, vous devez identifier les économies potentielles.
Tout d'abord, au niveau des besoins qui peuvent être remis en question :
- N'y a-t-il pas certaines redondances avec d'autres outils tels que les logiciels d'entreprise ? Cela peut remettre en cause la crédibilité d'un SaaS.
- L'outil peut-il remplacer l'homme ou vice versa ?
Alors, pensez (sérieusement) à (re)négocier vos contrats SaaS !
Au-delà de l'examen des clauses contractuelles, faire appel à un spécialiste des achats si vous le pouvez vous permettra de réduire significativement vos dépenses tout en procédant à des arbitrages d'un point de vue fonctionnel.
L'enjeu est stratégique car les éditeurs de SaaS disposent désormais d'un fort pouvoir de négociation. La loi de l'offre et de la demande...
Si vous n'avez pas de service achat, vous pouvez consulter cet article qui détaille les leviers de négociation d'un contrat SaaS. Sachez également que Welii met à disposition de ses clients un acheteur dédié expert en gestion SaaS pour renégocier les contrats existants et intervenir sur les nouveaux achats.
Procurement Les experts peuvent également vous aider à mettre en place une politique dédiée à l'achat de solutions SaaS en définissant qui peut acheter des logiciels, quand, pour quel.... et en assurant le suivi de la procédure !
Enfin, ils peuvent également vous aider à négocier le passage des dépenses d'investissement (Capex) aux coûts d'exploitation (Opex) - ou vice versa - afin d'augmenter les budgets financiers.
Gérer les opérations quotidiennes pour suivre et contrôler les dépenses tout au long de l'année
Maîtriser l'utilisation et surtout les coûts des outils SaaS est devenu un véritable enjeu pour les entreprises. Si vous pouvez sensibiliser vos équipes en mettant en place une procédure d'achat dédiée à ces outils et en le faisant savoir aux managers, vous devriez déjà y voir plus clair.
Mais pour ne pas restreindre les besoins opérationnels des équipes ou la croissance de votre entreprise, vous pouvez toujours donner de l'autonomie aux utilisateurs de SaaS tout en contrôlant leurs coûts et leurs dépenses.
Comment faire ? En utilisant une application qui vous permet de gérer une flotte de cartes d'abonnement prépayées et dédiées - plafonnées mensuellement ou annuellement. Mais aussi de suivre les dépenses en temps réel et les demandes, ou de rappeler aux salariés d'ajouter leurs factures... Pour améliorer le suivi quotidien des dépenses "abonnement" et le fameux rapprochement comptable.
Choisir une solution de gestion en mode SaaS pour gagner du temps et de l'argent
Un service de gestion SaaS peut vous faire gagner du temps, tant pour établir votre budget logiciel annuel que pour contrôler les dépenses quotidiennes, anticiper et prévoir.
En utilisant une solution telle que Welii, vous vous assurez de disposer d'une vue en temps réel et toujours à jour des éléments suivants
- tous les SaaS utilisés et inutilisés ;
- toutes vos transactions ;
- abonnements : fin/renouvellement, etc.
Mais c'est aussi le choix de gagner un temps considérable en confiant l'ensemble de votre processus d'achat, de l'identification de vos besoins au paiement de l'outil SaaS.
