Comment repérer et résoudre le chevauchement de Saas ?
Vos employés utilisent des SaaS différents pour les mêmes tâches ? Vous ne parvenez pas à centraliser les données à cause d’un éparpillement des outils ?
Pour résoudre ce casse-tête informatique et organisationnel, vous devez repérer et résoudre le chevauchement de vos outils SaaS sans plus attendre
Ces chevauchements de SaaS conduisent à des incompatibilités informatiques, à un manque de centralisation, et à des difficultés de traçabilité pour vos données, et, bien sûr, à des dépenses inutile. Ces faiblesses peuvent également nuire à votre image employeur et à la compétitivité de votre entreprise.
Pour résoudre ces problèmes, nous vous proposons une stratégie en quelques étapes simples : analyser les usages SaaS de vos employés, identifier les outils SaaS inutiles et renégocier vos contrats SaaS.
Votre entreprise gagnera ainsi en compétitivité et pourra enfin déployer tout son potentiel.
Chevauchement des SaaS : un impact négatif sur votre entreprise
Le chevauchement des SaaS que vous utilisez peut affecter l’activité de vos employés et la productivité générale de votre entreprise de plusieurs manières.
Les incompatibilités liées au chevauchement des SaaS
Si vos employés utilisent deux SaaS pour effectuer des tâches similaires, ils doivent gérer manuellement l’utilisation de ce doublon de SaaS et perdent alors un temps précieux.
Ce problème peut avoir deux causes :
- Le doublon d’outils SaaS
Les différents outils de l’entreprise permettent de réaliser des tâches similaires, ce qui mène à un doublon de SaaS.
Exemple : un employé utilise Outlook et Teams et note ses rendez-vous sur les deux outils. En plus de perdre du temps à effectuer 2 fois la même tâche, un oubli risque de lui faire rater un rendez-vous.
- Le shadow IT
Les employés utilisent des shadow IT non répertoriés par l’entreprise, et réalisent des tâches sur des systèmes externes.
Exemple : un employé n’est pas à l’aise sur l’un des logiciels internes (outil inadapté, manque de formation, mauvaise expérience utilisateur, etc.) et préfère utiliser un traitement de texte indépendant. Au moment d’envoyer un rapport à ses collègues, la mise en page de son document est désorganisée par la conversion d’un format à l’autre.
Qu’elles soient causées par l’entreprise ou par les pratiques des employés, ces incompatibilités engendrent des pertes de productivité. Elles représentent également un risque de fragmentation des bases de données.
Un manque de centralisation et de standardisation
Le manque de centralisation causé par le chevauchement des SaaS provoque des aller-retours contre-productifs. Dans le cas de la mise à disposition d’outils similaires par l’entreprise, une concurrence logicielle se crée, et les données ne sont pas centralisées.
De plus, en cas d'incompatibilité des SaaS, ces données ne pourront être centralisées qu’à la main. À un certain degré, le chevauchement des SaaS peut mener au morcellement, voire une perte irréversible de certaines données sensibles.
Ce manque de centralisation peut également mener à des oublis, des erreurs, et des difficultés organisationnelles.
Si, par exemple, un employé utilise plusieurs SaaS de gestion de projets, l’éparpillement des informations pourra mener à des oublis et à des retards dans les délais d’une mission.
Le manque de standardisation lié aux chevauchements de SaaS mène à une multiplication des formats et des pratiques. La communication et la compréhension entre les employés et les secteurs peuvent être menacées par ce manque de standards communs. Elle peut également compliquer l’intégration de nouveaux employés. Elle affaiblit ainsi l’image employeur et complique les procédures d’onboarding.
Des difficultés de traçabilité
Dans le cas de l’utilisation d’un shadow IT externe par les employés, la traçabilité des données et des actions n’est pas assurée. La traçabilité est cependant essentielle pour faciliter la résolution d’erreurs, et pour garantir la sécurité et la confidentialité dans les secteurs sensibles (les fiches patients dans le secteur de la santé, par exemple).
L’utilisation de SaaS externes de gestion de comptabilité ou de calcul peut par exemple empêcher de tracer l’historique des opérations. En cas d’erreur, il pourra être difficile de déterminer quelle ligne de budget fait l’objet d’une mauvaise saisie ou d’un mauvais calcul.
Le chevauchement de SaaS de conversation peut conduire à des incompréhensions, voire une perte de précision des consignes. L’information navigue d’un service de l’entreprise à l’autre, à travers différents SaaS de messagerie.
En cas d’erreur, il est fondamental que les utilisations de SaaS soient centralisées. Un usage cohérent des SaaS permet une identification et une résolution des problèmes bien plus rapide et productive.
Résoudre le problème du chevauchement des outils SaaS
On l’a vu, le chevauchement des outils SaaS conduit à des problématiques de centralisation, de standardisation, de confidentialité, de perte de productivité et de traçabilité.
Cependant, vous pouvez faire le choix de protéger votre entreprise de ces problématiques qui coûtent du temps et causent des dépenses évitables.
Voici une stratégie de résolution des chevauchements de SaaS en cinq étapes qui vous permettra d’éviter les doublons.
Mener un audit général des outils SaaS utilisés
La première étape consiste à réaliser un audit général et détaillé sur l’utilisation des SaaS dans votre entreprise. Ce rapport permet premièrement de comprendre et d’identifier les besoins et les tâches remplies par vos SaaS.
Une cartographie des outils utilisés permet de comprendre l’usage global des SaaS par votre entreprise, et servira de base de travail pour proposer des optimisations.
Analyser des données et identifier les doublons de SaaS
La cartographie des SaaS et la compréhension des usages par les employés permettront de repérer les chevauchements de SaaS.
Cette cartographie des SaaS prend en compte les outils SaaS de l’entreprise d’une part, et les pratiques shadow IT des employés d’autre part.
L’observation de ces deux niveaux est essentielle pour résoudre les chevauchements de SaaS dans leur globalité et de supprimer les doublons.
Identifier des usages concurrents des outils SaaS
Les SaaS couvrant des besoins identiques feront l’objet d’une attention particulière. Ce sont en effet ces concurrences de SaaS sur des missions qui génèrent les chevauchements de SaaS à risque.
L’analyse fine des usages des employés permet également d’identifier les chevauchements ponctuels, particulièrement pour les SaaS multi-usages.
Ces doublons de SaaS, bien qu’ils soient de petite ampleur, causent d’importantes pertes de temps et de productivité une fois mis bout à bout.
Évaluer les coûts et renégocier vos contrats
La difficulté de l’évaluation des dépenses et des pertes liées au chevauchement des SaaS réside notamment dans la dispersion des effets négatifs. Sur le moment, l’employé ne perd que quelques dizaines de secondes. Cependant, il faut rapporter ces pertes au nombre d’heures travaillées et au nombre d’employés.
L'éradication des chevauchements SaaS devient donc un défi systémique. Elle permet non seulement de réaliser des gains de productivité à grande échelle, mais aussi de réaliser d'importantes économies.
Pour avoir un aperçu détaillé de vos dépenses liées à l’utilisation de SaaS, et estimer votre marge d’amélioration potentielle, Welii vous invite à utiliser son calculateur de dépenses SaaS.
Nous calculons pour vous les économies potentielles. Nous vous présenterons nos solutions de gestion des SaaS, et notamment nos stratégies pour résoudre les chevauchements de SaaS.
Une fois vos coûts correctement évalués, vous pouvez renégocier vos contrats SaaS afin que les packages payés par votre fournisseur répondent à vos besoins sans surplus ni duplication.
Welii peut vous aider dans cette renégociation afin d'obtenir des tarifs compétitifs.
Informer vos employés des changements dans l'utilisation du SaaS
Une fois le diagnostic posé, le chevauchement SaaS doit faire l'objet d'une stratégie globale et cohérente. Cette stratégie d'élimination des chevauchements peut s'appuyer sur trois leviers :
- Retrait des outils inutiles : les outils dont les missions peuvent être entièrement assurées par un autre logiciel sont à retirer pour éviter les confusions.
- Renégociation des contrats : les outils faisant l’objet d’utilisations partielles devront faire l’objet de renégociations en faveur d’un forfait ne comprenant que les fonctionnalités utilisées.
- Communication des changements aux employés : vous devrez probablement mettre en place de nouveaux outils ou effectuer des mises à jour sur ceux déjà utilisés. Il est donc central de former les employés aux SaaS utilisés, pour standardiser les pratiques et augmenter la productivité globale de l’entreprise.
Le chevauchement des SaaS est un enjeu de productivité majeur. La résolution des chevauchements de SaaS accroît immédiatement la compétitivité et les performances de votre entreprise.
La stratégie adoptée doit être cohérente, et réalisée à un double niveau. Celui de l’entreprise, pour homogénéiser les pratiques et garantir la centralisation des données. Et celui des employés, pour juguler les usages divergents et l’éparpillement informatique.
Cette stratégie s’appuie sur un audit global qui permet de traiter les chevauchements de SaaS causés par l’entreprise et par les employés. Preuves à l’appui, vous pourrez renégocier vos contrats avec vos fournisseurs dans les meilleures conditions.
La formation des employés permet, quant à elle, une utilisation cohérente et réfléchie des outils SaaS.
Faites-vous accompagner dans votre stratégie de gestion des SaaS : en adéquation avec vos objectifs, Welii vous garantit une utilisation optimale des SaaS, et vous fournit des solutions opérationnelles aux problématiques de chevauchement.
