Les relations d'affaires ou commerciales ont toujours impliqué la conclusion de contrats, un concept qui existe depuis le droit romain et qui se caractérise par un accord de volonté, exprimé de manière positive.
L'abonnement à une application SaaS ne fait pas exception : il s'agit de définir les conditions d'utilisation de cet outil dans l'espace et dans le temps. La négociation de ces contrats peut s'avérer cruciale dans la gestion de l'écosystème SaaS d'une entreprise.
Avant d'examiner les points à surveiller, il est important de faire la distinction entre les contrats et les conditions générales de vente (CGV).
La différence entre contrat et SMT
Les relations entre professionnels doivent être régies par des CGV ou un contrat. Les CGV sont la liste des conditions légales entourant la vente d'un produit ou d'un service. Dans le cadre des relations entre professionnels (B2B), le code du commerce précise dans son article L.441-6 que ces CGV doivent être mises à la disposition de tout client qui en fait la demande.
Dès que l'activité est commerciale, comme pour les éditeurs de logiciels SaaS, ces CGV doivent être accessibles publiquement sur le site internet de l'entreprise. Elles ont l'avantage de faire gagner du temps aux deux parties, en supprimant la phase de négociation et les différents allers-retours sur le contrat entre le client et le vendeur.
Ils ont un caractère prévisible puisqu'ils sont en permanence accessibles au public. Cependant, ils ne sont pas toujours adaptés aux spécificités et aux besoins du client. C'est pourquoi, dans le cadre de la gestion des solutions SaaS, il peut être plus intéressant de recourir à des négociations contractuelles.
En effet, les contrats sont, contrairement aux conditions générales, marqués du sceau de la spécificité. Si l'une des parties propose toujours un modèle standard au départ, celui-ci est destiné à être discuté et modifié en fonction des demandes de chacun des cocontractants et du consensus trouvé.
L'explosion du SaaS dans les entreprises a largement contribué à la complexité des contrats, car le modèle d'abonnement particulier ainsi que le secteur auquel ces contrats s'appliquent impliquent davantage de points de vigilance. Il est donc souvent plus stratégique d'exiger une négociation contractuelle, en prêtant attention aux indicateurs suivants.
Points de négociation importants
La plupart des contrats régissant l'utilisation des outils SaaS sont des abonnements mensuels ou annuels qui sont renouvelés au fil du temps. Il est important de prêter attention aux caractéristiques suivantes lors de leur négociation.
Renouvellements
Le premier point de vigilance concerne les modalités de renouvellement du contrat et le délai dans lequel il peut être résilié. Il est important de vérifier si le contrat se renouvelle par tacite reconduction une fois la période initiale écoulée. Cela signifie qu'il est renouvelé pour la même durée, sauf manifestation de volonté contraire, qui doit intervenir dans un délai fixé par le contrat. Il est important de garder à l'esprit la date de fin du contrat si l'on ne souhaite pas le renouveler.
Dans cette optique, un outil de gestion SaaS peut s'avérer utile, en centralisant les dates clés de chacune de vos applications SaaS, dates auxquelles le contrat doit être soit résilié, soit renouvelé. Le tout séquencé par des notifications et des alertes, afin d'éviter tout renouvellement automatique involontaire par exemple.
Fonctionnalités
Lorsqu'une amélioration ou une nouvelle fonctionnalité est apportée à un outil, elle apparaît automatiquement sur l'interface pour tous les utilisateurs. C'est pourquoi il est important d'être vigilant à ce que ces fonctionnalités ne fassent pas l'objet d'une facturation supplémentaire, notamment en verrouillant le champ d'utilisation dans les conditions contractuelles.
D'autre part, le fait que certaines des fonctionnalités dont vous avez besoin ne soient pas immédiatement disponibles au moment de la signature du contrat peut constituer un levier de négociation pertinent.
Ces questions peuvent être partiellement résolues en joignant au contrat une description précise des fonctionnalités disponibles au moment de la mise à disposition de l'outil, sur lesquelles l'entreprise compte. Ainsi, l'apparition de fonctionnalités supplémentaires, non requises par le client au départ et n'entrant pas dans le cadre de ses besoins spécifiques, ne se traduira pas par une augmentation du prix.
Il est recommandé d'utiliser un outil de gestion SaaS pour présenter ces différentes fonctionnalités de manière claire et centralisée et ainsi avoir une image fiable de tout ce qui peut être réalisé via l'écosystème SaaS présent dans l'entreprise.
Tarifs
Les contrats d'abonnement aux solutions SaaS spécifient régulièrement un nombre particulier de licences, nombre qui sera déterminant dans le calcul du montant du contrat. Les licences correspondent au nombre d'utilisateurs qui pourront utiliser simultanément l'application SaaS.
C'est précisément là qu'il faut intervenir, afin de négocier une baisse de prix, de sorte que l'évolution du prix ne soit pas exponentielle. Plus le nombre de licences est élevé, plus le prix par licence est bas. Pour une grande entreprise, la solution la plus simple consiste encore à gérer un contrat-cadre au niveau du groupe.
Par ailleurs, il arrive que vous souscriviez à l'utilisation de plusieurs applications SaaS auprès d'un même éditeur. Cette situation doit également être considérée comme un levier de négociation du prix global.
Enfin, les abonnements sont mensuels ou annuels, tout comme le paiement de la facture. En négociant un paiement annuel, il est probable que le prix puisse être revu à la baisse car cela signifie un engagement plus long de la part du client et donc plus de sécurité pour l'éditeur. C'est en tout cas le compromis parfait pour une collaboration gagnante.
Le renouvellement doit être revu, car généralement tous les logiciels SaaS sont renouvelés automatiquement à la fin de l'engagement. Souvent, il existe même des reconductions tacites qui obligent les acheteurs à résilier leur contrat au moins trois mois avant la fin de l'engagement.
Un outil de gestion SaaS vous permet de centraliser tous les contrats SaaS, d'identifier facilement tous les renouvellements à venir, de programmer des alertes et de disposer de toutes les informations nécessaires pour entamer votre négociation.
Le niveau de service
Un contrat comprend généralement un accord de niveau de service (SLA). Celui-ci définit une norme de performance minimale pour le logiciel SaaS. Les normes de performance sont généralement liées à la disponibilité du service. Vous pouvez définir le pourcentage de disponibilité du service qui est essentiel à vos activités commerciales et demander une indemnisation en cas de non-respect.
Sécurité
Un point sur lequel il est important de se pencher lors des négociations contractuelles est la responsabilité en cas de faille de sécurité. En effet, il n'est pas rare que des attaques se produisent et que des données confidentielles contenues dans l'écosystème SaaS fuient.
Avec l'entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018, la coresponsabilité des responsables de traitement a été consacrée. Le responsable du traitement est la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données. Dans le cadre de l'utilisation d'un logiciel SaaS, il peut s'agir de l'éditeur du logiciel ou de l'entreprise qui l'utilise, voire des deux grâce à la responsabilité conjointe.
Bien qu'une requalification ultérieure soit toujours possible si les termes du contrat ne reflètent pas la réalité en cas de litige, il est toujours essentiel d'analyser cette partie lors de la négociation. Le contrat doit refléter la réalité et indiquer si la qualification de responsabilité conjointe peut être retenue ou si elle est exclue.
Plus largement, l'entreprise doit mettre en place un système de gouvernance impliquant des normes de cybersécurité à suivre en interne. La famille des normes ISO 27000 et plus particulièrement la 27001 ont été conçues pour aider les organisations dans cette démarche et pour exiger qu'un certain nombre de mesures soient mises en place pour garantir un système de gestion des risques informatiques fiable. Ces normes peuvent être certifiées et les entreprises sont auditées pour les obtenir.
Les rapports SOC2, qui évaluent les procédures en place au sein d'une entreprise en matière de sécurité et de protection des données, permettent également de juger du niveau de risque chez les éditeurs.
Ces normes et standards aident donc toute entreprise à sélectionner ses fournisseurs de SaaS et il peut être utile de mentionner ces exigences de sécurité informatique dans le contrat. L'utilisation d'un outil de gestion SaaS permet de centraliser tous les contrats SaaS de l'entreprise et d'avoir un accès rapide aux informations relatives à la sécurité et à la responsabilité.
Les vertus de la gestion SaaS en matière contractuelle
Une fois tous ces points de négociation gérés, il est important de pouvoir centraliser tous les contrats relatifs aux applications SaaS :
- Gain de temps : si tous les éléments clés des contrats sont visibles à partir de la même plateforme, cela permet à la direction d'avoir un accès rapide à l'information dans le cadre d'un processus de choix d'un nouvel outil ou de la nécessité de renouveler un outil existant.
- Economiser de l'argent : l'outil de gestion SaaS permet de visualiser tous les abonnements aux applications SaaS et donc d'éviter les doublons et les dépenses inutiles. Il permet également d'être vigilant sur l'utilisation réelle des logiciels en place et donc de ne pas renouveler ceux qui ne sont pas nécessaires.
- Contrôle des engagements contractuels : une plateforme de gestion SaaS permet de contrôler les différentes échéances et procédures relatives aux contrats, comme les renouvellements ou les résiliations. De plus, elle permet d'éviter la perte des contrats, ce qui arrive très régulièrement, qu'ils soient papier ou numériques, lorsqu'aucun système de centralisation n'est mis en place.
Les solutions de gestion SaaS permettent à tous les départements de l'entreprise d'avoir une meilleure gestion de leurs engagements et une meilleure vision des logiciels mis à leur disposition. L'utilisation des nouvelles technologies et leur impact sur l'activité de l'entreprise sont de véritables atouts. En vous appuyant sur un outil de reporting SaaS Management qui fournit les bons niveaux d'analyse, vous pouvez détecter les anomalies et prendre rapidement les bonnes décisions pour le bien de votre entreprise, mais aussi pour aider les autres équipes.
