Acheteurs IT internes ou externes dans les start-ups et les scale-ups : le match
Les achats informatiques représentent un poste de dépenses important pour la plupart des entreprises en phase de démarrage et des entreprises de grande taille. Il est donc impératif pour elles de mettre en place des mesures appropriées pour gérer leurs contrats, rationaliser leurs processus d'achat et maîtriser leurs coûts.
Pour cela, ils ont 2 possibilités :
- Mobiliser les acheteurs internes, qui sont des employés de l'entreprise, en charge de l'ensemble du cycle d'achat informatique.
- Faire appel à des acheteurs externes, qui sont des consultants spécialisés ou des fournisseurs tiers offrant des solutions technologiques de gestion des achats informatiques.
Vous vous demandez laquelle de ces deux solutions est la meilleure pour votre entreprise en démarrage ou en expansion ? Vous êtes au bon endroit !
Cet article analyse les avantages et les inconvénients de l'internalisation et de l'externalisation, et explore une troisième voie, l'approche hybride. L'objectif : vous donner toutes les clés pour choisir la meilleure option.
Les achats informatiques dans les start-ups ou les scale-ups : de quoi parle-t-on ?
Les différents types de dépenses informatiques dans une start-up ou un scale-up
Les achats informatiques couvrent toutes les dépenses de matériel, de logiciels, d'infrastructure et de services liés à la technologie. Concrètement, ils peuvent concerner l'acquisition d'un nouvel ordinateur, l'achat d'une licence par abonnement, ou encore les services d'un freelance informatique.
Prenons l'exemple des achats de solutions SaaS. Ils peuvent représenter un nombre important d'abonnements pour des outils extrêmement variés :
- CRM
- Outil d'automatisation du marketing
- Outil de réussite client
- SIRH
- Outil d'analyse
- Outil de paiement
- Etc, etc...
La liste est longue, et les dépenses liées à ces achats ont tendance à augmenter de manière significative au fur et à mesure que la start-up ou le scale-up se développe.
La facture peut donc être élevée pour les entreprises qui ne maîtrisent pas ce type de coûts. D'où la nécessité de mettre en place des initiatives ciblées pour en prendre le contrôle. C'est là qu'intervient l'acheteur informatique.
Le rôle de l'acheteur informatique dans une start-up ou un scale-up
La mission de l'acheteur informatique est de définir et de mettre en œuvre une stratégie de gestion et d'optimisation des dépenses de l'entreprise. C'est-à-dire de faire en sorte que chaque euro dépensé en équipement technologique apporte la plus grande valeur ajoutée possible.
L'acheteur informatique assiste les différents métiers dans leurs besoins d'achats.
L'acheteur informatique est donc chargé de comparer les fournisseurs, de les évaluer, de négocier les contrats, de gérer les renouvellements éventuels, etc. Le tout dans le respect du cahier des charges défini par la direction et les différents métiers.
Dans les start-ups qui ne disposent pas d'un acheteur dédié, que ce soit en interne ou en externe, toutes ces tâches sont gérées directement par les équipes opérationnelles, sous le contrôle du directeur financier. Le problème est que ces équipes n'ont généralement pas de formation spécifique à la négociation de contrats, et ont évidemment très peu de temps à y consacrer.
En conséquence, les achats informatiques sont décentralisés et aléatoires, et il n'y a pas de véritable contrôle des dépenses. En bref, pour réduire les coûts technologiques inutiles, il est impératif de mobiliser les compétences d'un acheteur spécialisé, en interne ou en externe.
Acheteurs informatiques internes et externes : quelles sont les différences ?
Acheteur informatique interne : un profil dédié, proche des besoins de l'entreprise
Opter pour un acheteur informatique interne, c'est décider de créer un poste, avec tout ce que cela implique en termes d'impact sur la masse salariale. Il s'agit donc d'un investissement durable, qui doit être associé à un objectif à long terme.
Les avantages :
- L'acheteur bénéficie d'une bonne connaissance de l'infrastructure technologique de l'entreprise et de l'ensemble des outils utilisés.
- Il développe une compréhension approfondie des besoins actuels et futurs de l'entreprise.
- Il/elle peut facilement communiquer avec toutes les équipes qui engagent des dépenses
La rentabilité de l'internalisation est généralement élevée.
Inconvénients :
- Il peut être difficile de recruter un profil spécialisé ou expérimenté
- La création d'un poste peut générer des coûts élevés de recrutement et d'intégration, ou des coûts de développement des compétences internes.
- L'internalisation implique des coûts structurels importants (équipement, locaux...)
- Cette option offre peu de flexibilité, ce qui peut être très handicapant en temps de crise.
Acheteur informatique externe : un expert pour un soutien pragmatique et plus ponctuel
Faire appel à un acheteur informatique externe , c'est bénéficier d'une expertise spécialisée et d'une grande flexibilité. Suffisamment pour mettre en œuvre des mesures ciblées, et pour assurer une agilité maximale.
Les avantages :
- L'acheteur bénéficie d'une expertise étendue et d'une solide expérience, ce qui lui permet de gagner du temps.
- Apporte un point de vue extérieur, ce qui garantit l'objectivité.
- Il peut fournir un accès facile à un large éventail de fournisseurs de technologie de confiance.
- L'externalisation est une solution rentable si les besoins sont limités.
- L'engagement est limité à la durée du service.
Inconvénients:
- L'externalisation nécessite du temps pour définir les besoins et trouver un partenaire.
- L'acheteur bénéficie d'une moindre proximité avec les équipes
- C'est une solution qui peut être coûteuse, si les besoins sont importants.
Comment choisir la solution la plus adaptée à vos besoins de démarrage ou d'expansion ?
Internaliser ou externaliser : facteurs à prendre en compte
Alors, entre un acheteur informatique interne ou externe, quelle est la meilleure option ? La réponse est à la fois simple et compliquée : cela dépend !
Comme nous venons de le voir, les deux types de profils présentent des avantages et des inconvénients. L'important est de choisir la solution qui convient le mieux à votre situation et à vos besoins spécifiques.
Voici les principaux facteurs à prendre en compte :
- Le type d'achats informatiques que vous effectuez
- Votre budget d'achat informatique
- Vos perspectives d'achats informatiques
- Vos objectifs stratégiques
L'internalisation peut être un bon choix si la gestion de votre activité nécessite un poste dédié, et si une telle ressource sera rentable dans le temps.
En revanche, l'externalisation est à privilégier si vous considérez que l'optimisation de vos achats est un projet plus marginal, de courte ou moyenne durée, qui requiert des compétences spécialisées et une totale objectivité.
Achats informatiques : que faire si vous optez pour une approche hybride ?
Si vous n'arrivez pas à vous décider entre l'internalisation et l'externalisation de vos achats informatiques, il existe une troisième voie, qui combine le meilleur des deux mondes.
Vous pouvez décider de gérer vos achats informatiques en interne, avec un profil d'acheteur plus généraliste, tout en externalisant une partie de vos besoins en dépenses informatiques spécifiques.
Plutôt que de déléguer l'ensemble de la mission à une seule personne, vous pouvez lui confier le rôle de chef de projet, en capitalisant sur sa connaissance précise des enjeux et des besoins de l'entreprise, tout en faisant appel à des expertises externes spécialisées. Et ce, sur un modèle "Procurement as a service ".
Un exemple concret ? Un acheteur informatique interne peut, par exemple, s'appuyer sur les services d'un consultant spécialisé dans l'achat de solutions SaaS, pour l'aider à améliorer ses performances sur ce segment spécifique de dépenses.
C'est ce que nous proposons chez Welii, en plus de pouvoir fournir un service d'achat externalisé, nous pouvons fournir un service de support aux achats : nos acheteurs dédiés, qui bénéficient d'une grande connaissance du marché du SaaS, vous aident à négocier vos contrats, à choisir vos fournisseurs et à rationaliser vos processus d'achat grâce à notre outil dédié.
Ce soutien aux achats est inclus dans l'offre de Welii, qui vous donne également accès à une plateforme de gestion de vos contrats, afin de centraliser, contrôler et suivre vos achats informatiques en cours. Votre acheteur interne gagne du temps et apporte des solutions rapides et efficaces aux besoins SaaS spécifiques de vos collaborateurs.
Le choix entre un acheteur informatique interne ou externe est en définitive une équation à plusieurs variables qui nécessite de définir précisément vos besoins actuels et futurs. Dans tous les cas, il est essentiel de peser le pour et le contre de l'efficacité opérationnelle et du retour sur investissement afin de prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
