À mesure qu’une entreprise grandit, gérer ses actifs informatiques devient plus compliqué. Il faut suivre et gérer les ordinateurs portables, les licences logicielles, les abonnements SaaS, les services cloud et les contrats fournisseurs, puis les remplacer ou les renouveler quand c’est nécessaire.
Si une entreprise n’a pas de système clair pour gérer ses actifs informatiques, elle risque de ne plus savoir ce qu’elle possède, ce que ses employés utilisent ou combien coûte vraiment son environnement informatique.
C’est là qu’interviennent les entreprises de gestion des actifs informatiques.
Ces entreprises aident les organisations à suivre, gérer et optimiser leurs actifs technologiques à chaque étape de leur cycle de vie.
Selon le prestataire, cela peut inclure la gestion du matériel, des licences logicielles, des SaaS, des achats informatiques, de la conformité et de la mise au rebut des actifs IT.
Qu’est-ce qu’une entreprise de gestion des actifs informatiques ?
Ces entreprises proposent des services, des logiciels ou les deux pour aider les organisations à gérer leurs actifs informatiques.
Un actif informatique désigne toute ressource technologique ayant une valeur financière, opérationnelle ou commerciale.
Cela peut inclure des ordinateurs portables, des serveurs, des appareils mobiles, des licences logicielles, des abonnements SaaS, des ressources cloud, des équipements réseau ou des contrats associés.
Les entreprises de gestion des actifs informatiques aident à suivre ces actifs depuis leur achat jusqu’à leur déploiement, leur maintenance, leur optimisation et leur retrait.
Certains prestataires se concentrent surtout sur le matériel informatique. D’autres sont spécialisés dans les logiciels et les actifs SaaS. Les entreprises ITAM plus généralistes, elles, proposent à la fois des services et des technologies.
Le but principal est d’aider les organisations à mieux voir et contrôler leur environnement informatique, tout en réduisant les dépenses inutiles, les risques de non-conformité et la charge administrative.
Que font les entreprises de gestion des actifs informatiques ?
Les services proposés varient selon la spécialisation du prestataire et les besoins de ses clients.
Voici les services les plus courants :
Découverte et inventaire des actifs informatiques
Les entreprises ITAM peuvent aider à identifier le matériel, les logiciels, les ressources cloud et les autres actifs technologiques d’une organisation.
Un inventaire centralisé permet de savoir plus facilement ce que possède l’entreprise, où se trouvent ses actifs, qui les utilise et combien ils coûtent.
Gestion des logiciels et des licences
Les prestataires peuvent suivre les licences logicielles, les abonnements, leur utilisation, les droits d’utilisation et les dates de renouvellement.
Cela aide les organisations à repérer les licences inutilisées, à éviter les licences en trop et à mieux respecter les accords avec les fournisseurs.
Gestion des SaaS
Quand les entreprises utilisent plus d’applications cloud, la gestion des abonnements SaaS devient une partie importante de la gestion des actifs informatiques.
Les solutions ITAM spécialisées dans le SaaS peuvent aider à suivre les applications, les utilisateurs, les dépenses, l’utilisation, les outils en double et les renouvellements à venir.
Achats informatiques
Certaines entreprises de gestion des actifs informatiques accompagnent également les organisations dans leurs achats technologiques.
Cela peut inclure les demandes d’achat, la recherche de fournisseurs, les validations, les négociations de contrats et les processus d’achat.
Gestion des contrats et des renouvellements
Les actifs informatiques sont souvent liés à des contrats, des garanties, des abonnements et des accords de licence.
Les prestataires ITAM peuvent centraliser ces informations et aider les équipes à surveiller les dates importantes pour éviter qu’un contrat soit renouvelé sans réévaluation.
Gestion de la conformité
Les entreprises de gestion des actifs informatiques peuvent aider à comparer l’utilisation des logiciels avec les accords de licence et à garder les informations nécessaires en cas d’audit fournisseur.
Gestion du cycle de vie des actifs
Les actifs informatiques doivent être gérés tout au long de leur vie, pas seulement lors de l’achat.
Les prestataires ITAM peuvent accompagner les entreprises pour planifier, acheter, déployer, maintenir, optimiser, remplacer et retirer les actifs.
Quand faire appel à une entreprise de gestion des actifs informatiques ?
Toutes les organisations n’ont pas forcément besoin d’une entreprise externe pour gérer leurs actifs informatiques.
Les petites entreprises qui ont peu d’appareils et d’applications peuvent gérer leurs actifs en interne avec des outils simples.
Mais la gestion des actifs informatiques devient plus compliquée quand le nombre d’actifs, d’employés, d’applications et de fournisseurs augmente.
Une entreprise de gestion des actifs informatiques peut être utile si votre organisation :
- possède des centaines d’abonnements logiciels ou SaaS ;
- a du mal à suivre ses licences et ses renouvellements ;
- utilise des feuilles de calcul pour gérer ses actifs informatiques ;
- manque de visibilité sur ses dépenses logicielles ;
- découvre régulièrement des applications inutilisées ou en double ;
- doit se préparer à des audits logiciels ;
- dispose d’un processus d’achat informatique décentralisé ;
- souhaite automatiser ses processus de gestion des actifs ;
- a besoin d’une expertise supplémentaire en achats informatiques.
Le meilleur moment pour faire appel à un prestataire ITAM, c’est quand la gestion manuelle des actifs prend plus de temps et de ressources que ce que votre équipe peut gérer.
Les avantages de travailler avec une entreprise de gestion des actifs informatiques
Un bon partenaire ITAM peut transformer la gestion des actifs, qui passe d’une simple tâche administrative à une vraie source de valeur financière et opérationnelle.
Réduire les dépenses informatiques
Les entreprises ITAM peuvent repérer les logiciels inutilisés, les abonnements en double, le matériel superflu et d’autres sources de gaspillage.
Savoir ce que possède déjà l’organisation permet d’éviter plus facilement les achats et renouvellements inutiles.
Améliorer la visibilité sur les actifs
Au lieu de disperser les informations dans des feuilles de calcul, des e-mails, des systèmes d’achat et des comptes individuels, les organisations peuvent centraliser leurs données pour avoir une vue d’ensemble de leurs actifs informatiques.
Réduire les risques de non-conformité
Des informations précises sur les licences et les actifs facilitent la preuve de conformité aux accords logiciels et la préparation aux audits fournisseurs.
Faire gagner du temps aux équipes
L’automatisation de la découverte, du suivi, du reporting et de la gestion des renouvellements réduit les tâches répétitives pour les équipes IT et achats.
Améliorer les décisions d’achat
Savoir ce que l’organisation possède, ce qui est utilisé et combien cela coûte permet aux équipes achats de mieux évaluer les nouveaux besoins et les achats à venir.
Éviter les renouvellements inutiles
La gestion des renouvellements permet aux équipes d’analyser l’utilisation et les dépenses avant qu’un contrat soit renouvelé automatiquement.
Améliorer la visibilité sur la sécurité
Les appareils non suivis et les logiciels non autorisés peuvent créer des failles de sécurité. Les intégrer dans un inventaire centralisé donne aux équipes IT une meilleure visibilité sur l’environnement technologique.
Les différents types d’entreprises de gestion des actifs informatiques
Toutes les entreprises de gestion des actifs informatiques n’offrent pas les mêmes services. Le choix dépend surtout des actifs que votre organisation doit gérer.
Type | Focus principal | Idéal pour |
|---|---|---|
Entreprises ITAM spécialisées dans le matériel | Appareils, équipements, inventaire et gestion du cycle de vie | Organisations disposant d’un parc informatique important |
Entreprises de gestion des actifs logiciels | Licences, utilisation des logiciels et conformité | Entreprises avec un portefeuille logiciel complexe |
Entreprises de gestion des SaaS | Découverte des SaaS, utilisation, dépenses et renouvellements | Organisations utilisant de nombreux SaaS |
Fournisseurs de logiciels ITAM | Suivi des actifs et automatisation des processus | Entreprises souhaitant gérer leur ITAM en interne |
Consultants ITAM | Stratégie, mise en œuvre et amélioration des processus | Organisations qui développent ou améliorent leur programme ITAM |
Entreprises d’achats informatiques | Sourcing, achats, négociation et gestion des fournisseurs | Entreprises souhaitant optimiser leurs achats technologiques |
Prestataires ITAM tout-en-un | Combinaison de logiciels, services et gestion des actifs | Grandes organisations avec des environnements IT complexes |
De nombreux prestataires se chevauchent entre ces catégories. Par exemple, une plateforme de gestion des actifs informatiques peut inclure la gestion des licences logicielles et des workflows d’achat, tandis qu’un cabinet de conseil ITAM peut aider à mettre en place et à optimiser ces outils.
Entreprise de gestion des actifs informatiques ou logiciel de gestion des actifs informatiques ?
Ces deux termes sont souvent utilisés comme des synonymes, mais ils désignent des choses différentes.
Une entreprise de gestion des actifs informatiques est un prestataire qui aide une organisation à gérer ses actifs IT. Selon l’entreprise, cela peut inclure du conseil, des services managés, des achats informatiques, la mise au rebut des actifs ou des logiciels.
Un logiciel de gestion des actifs informatiques est la technologie utilisée pour suivre et gérer ces actifs.
Certaines entreprises proposent les deux, tandis que d’autres se spécialisent dans l’un ou l’autre.
Si votre organisation dispose déjà d’une équipe IT compétente, mais a besoin d’une meilleure visibilité et de plus d’automatisation, un logiciel peut suffire. En revanche, si vous manquez d’expertise en interne ou avez besoin d’aide pour structurer vos processus ITAM, faire appel à un prestataire externe peut être plus pertinent.
Comment choisir une entreprise de gestion des actifs informatiques ?
Le choix d’un prestataire ITAM commence par une bonne compréhension de vos besoins.
Étape 1 : Définissez vos priorités ITAM
Déterminez si votre principal défi concerne le matériel, les licences logicielles, les abonnements SaaS, les achats informatiques, la conformité ou plusieurs de ces domaines.
Une entreprise qui rencontre des difficultés avec les renouvellements SaaS n’aura pas les mêmes besoins qu’une organisation qui doit principalement gérer des milliers d’appareils physiques.
Étape 2 : Vérifiez les domaines d’expertise du prestataire
Choisissez une entreprise qui possède une expérience des types d’actifs et de fournisseurs importants pour votre organisation.
Si les logiciels et les SaaS représentent une part importante de vos dépenses technologiques, vérifiez que le prestataire propose des fonctionnalités solides de découverte des logiciels, de gestion des licences, de suivi de l’utilisation et de gestion des renouvellements.
Étape 3 : Vérifiez les intégrations
Votre prestataire ITAM doit pouvoir fonctionner avec les systèmes que votre organisation utilise déjà.
Les intégrations utiles peuvent inclure les plateformes RH, les fournisseurs d’identité, les systèmes d’achat, les logiciels financiers, les applications SaaS et les outils de gestion des services IT.
Étape 4 : Évaluez les possibilités d’automatisation
Demandez quelle part du processus de gestion des actifs peut être automatisée.
La découverte automatisée, les alertes de renouvellement, les workflows d’achat, le suivi des licences et le reporting peuvent réduire considérablement le travail manuel.
Étape 5 : Analysez le reporting et la visibilité
La plateforme ou le prestataire doit vous permettre de comprendre facilement ce que vous possédez, ce qui est utilisé, combien cela coûte et où se trouvent les problèmes potentiels.
Étape 6 : Pensez à l’évolution de vos besoins
Votre environnement IT deviendra probablement plus complexe avec le temps. Choisissez un prestataire capable de prendre en charge davantage d’utilisateurs, d’applications, de fournisseurs et d’actifs à mesure que votre organisation se développe.
Questions à poser aux entreprises de gestion des actifs informatiques
Avant de choisir une entreprise ITAM, posez des questions telles que :
- « Quels types d’actifs informatiques gérez-vous ? »
Assurez-vous que le prestataire couvre les actifs les plus importants pour votre organisation.
- « Comment découvrez-vous et suivez-vous les actifs ? »
Demandez si les données sont collectées automatiquement, via des intégrations ou à l’aide de processus manuels.
- « Pouvez-vous gérer les abonnements SaaS et les licences logicielles ? »
C’est particulièrement important si une grande partie de vos dépenses IT concerne les logiciels cloud.
- « Comment gérez-vous les renouvellements ? »
Vérifiez si le prestataire peut alerter les équipes avant les dates de renouvellement et fournir des données sur l’utilisation et les dépenses pour faciliter la prise de décision.
- « Quelles intégrations proposez-vous ? »
Vérifiez si la plateforme peut se connecter à vos systèmes IT, RH, achats et finance existants.
- « Pouvez-vous nous accompagner dans les achats et les négociations avec les fournisseurs ? »
Si la réduction des coûts technologiques est une priorité, les services d’achat et de négociation peuvent apporter une réelle valeur ajoutée.
- « Comment votre tarification est-elle calculée ? »
Vérifiez si le prix dépend du nombre d’utilisateurs, d’actifs, d’applications, des dépenses ou d’une offre de services personnalisée.
Combien coûtent les entreprises de gestion des actifs informatiques ?
Le coût d’un accompagnement par une entreprise de gestion des actifs informatiques dépend des services nécessaires, ainsi que de la taille et de la complexité de l’environnement IT.
Les plateformes logicielles peuvent facturer leurs services en fonction du nombre d’utilisateurs, d’actifs, d’applications ou de fonctionnalités.
Par contre, les cabinets de conseil et les prestataires de services managés peuvent, quant à eux, facturer selon l’ampleur du projet, le nombre d’actifs gérés ou dans le cadre d’un contrat de service récurrent.
Il est important de comparer ce coût à la valeur potentielle générée.
Par exemple, identifier les licences logicielles inutilisées, éviter les renouvellements superflus, améliorer les négociations avec les fournisseurs et réduire les tâches administratives peuvent générer suffisamment d’économies pour compenser le coût d’une solution ITAM.
Entreprise de gestion des actifs informatiques ou gestion en interne ?
Gérer les actifs informatiques en interne permet aux organisations de garder un contrôle direct, mais cela nécessite également des processus, des outils et une expertise dédiés.
Entreprise ITAM | Gestion ITAM en interne |
|---|---|
Accès à une expertise spécialisée | Les équipes internes connaissent déjà l’entreprise |
Outils et services dédiés | Contrôle direct plus important |
Automatisation des tâches répétitives | Peut nécessiter davantage de ressources internes |
Accompagnement pour les achats et la gestion des fournisseurs | Aucun prestataire externe nécessaire |
Peut évoluer avec les besoins de l’organisation | Les processus peuvent devenir difficiles à maintenir à mesure que le nombre d’actifs augmente |
Il n’existe pas de solution universelle. Certaines organisations ont intérêt à externaliser certaines fonctions ITAM, tandis que d’autres préfèrent tout gérer en interne à l’aide d’un logiciel spécialisé.
Une approche hybride est également courante : les équipes IT internes utilisent une plateforme ITAM tout en faisant appel à des spécialistes externes pour le conseil, les achats ou les négociations avec les fournisseurs.
Les entreprises de gestion des actifs informatiques pour les organisations à large portefeuille Saas
La gestion traditionnelle des actifs informatiques était souvent centrée sur les appareils physiques tels que les ordinateurs portables, les serveurs et les équipements réseau.
Aujourd’hui, le SaaS a profondément changé cet environnement.
Les organisations peuvent utiliser des centaines d’applications achetées par différentes équipes, avec des abonnements récurrents et des conditions contractuelles variables. Ces applications doivent être suivies au même titre que les actifs physiques, mais leur utilisation et leurs dépenses peuvent évoluer beaucoup plus rapidement.
Pour les entreprises qui utilisent beaucoup de SaaS, une solution ITAM efficace doit donc offrir une visibilité sur :
- les applications et abonnements SaaS ;
- la propriété et l’utilisation des licences ;
- les dépenses logicielles ;
- les conditions contractuelles ;
- les dates de renouvellement ;
- les applications en doublon ;
- le Shadow IT ;
- les demandes d’achat ;
- les relations avec les fournisseurs.
C’est pourquoi la gestion traditionnelle des actifs informatiques et la gestion des dépenses SaaS se rejoignent de plus en plus.
Commencez avec Najar
Toutes les entreprises de gestion des actifs informatiques ne répondent pas aux mêmes besoins.
Si votre principal défi concerne la gestion des logiciels et des SaaS, Najar se concentre sur les aspects financiers et achats de la gestion des actifs informatiques.
Najar permet aux équipes finance, IT et achats d’avoir une meilleure visibilité sur leurs abonnements logiciels, licences, dépenses, contrats et renouvellements. La plateforme prend également en charge les demandes d’achat, les workflows d’approbation, le sourcing fournisseurs et la gestion des contrats.
Au lieu de gérer les dépenses logicielles et les renouvellements dans plusieurs feuilles de calcul, les équipes peuvent utiliser une seule plateforme pour comprendre ce qu’elles possèdent, ce qu’elles utilisent, combien cela coûte et quels éléments nécessitent leur attention.
Le résultat : une meilleure visibilité sur votre portefeuille logiciel et davantage de contrôle sur les décisions qui influencent vos dépenses IT.
