Comment choisir le bon logiciel de gestion des actifs informatiques

Quand une entreprise se développe, elle doit gérer de plus en plus d’ordinateurs, de licences, d’abonnements cloud et de fournisseurs.

Sans système clair, les équipes IT perdent vite la vue d’ensemble sur leurs actifs, qui les utilise et combien cela coûte.

Un logiciel de gestion des actifs informatiques comme Najar rassemble toutes ces informations pour suivre, gérer et optimiser chaque actif, de l’achat à la mise au rebut.

Alors, comment choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs informatiques ?

Un logiciel de gestion des actifs informatiques aide les entreprises à suivre et gérer toutes leurs ressources technologiques, comme les ordinateurs, serveurs, licences logicielles ou abonnements cloud, pour en tirer le meilleur parti.

Plutôt que d’utiliser des feuilles de calcul ou des informations éparpillées, ce logiciel propose aux équipes IT, finance et achats une seule plateforme pour voir les actifs disponibles, où ils se trouvent, comment ils sont utilisés et combien ils coûtent, tout au long de leur vie.

Un tableur peut lister des actifs, mais il ne signale pas une licence inutilisée, n’alerte pas avant un renouvellement et ne relie pas un actif à l’employé qui l’utilise.

C’est exactement ce qu’un logiciel de gestion des actifs informatiques permet de faire.

Pourquoi un logiciel de gestion des actifs informatiques est-il important ?

L’arrivée du SaaS a complètement changé la notion d’actif informatique. Il y a quelques années, la gestion des actifs portait surtout sur les ordinateurs, serveurs et équipements physiques.

Aujourd’hui, les entreprises utilisent parfois des dizaines ou même des centaines d’abonnements logiciels, souvent achetés par différents services sans passer par l’IT.

Ce changement pose trois grands défis qu’un logiciel de gestion des actifs informatiques peut résoudre :

• éviter les dépenses inutiles sur des actifs peu ou pas utilisés,
• limiter les risques de non-conformité quand l’utilisation ne correspond pas aux licences achetées,
• réduire les risques de sécurité liés aux outils adoptés sans validation de l’équipe IT.

Les 4 types d’actifs informatiques

Un inventaire informatique compte généralement quatre grandes catégories d’actifs. Ensemble, elles couvrent toutes les ressources qu’une organisation possède, utilise sous licence ou gère pour faire fonctionner son système d’information.

1. Actifs matériels

Les actifs matériels incluent tous les équipements physiques de votre infrastructure informatique, comme les ordinateurs portables, postes de travail, serveurs, appareils mobiles, équipements réseau, imprimantes et caméras de sécurité.

Pour bien les gérer, il faut suivre qui en est le propriétaire, où ils se trouvent, leur garantie, leur historique de maintenance et leur état tout au long de leur cycle de vie.

Cela aide à prolonger leur durée de vie, à réduire les coûts de remplacement et à garantir que les employés ont toujours le bon équipement.

2. Actifs logiciels

Les actifs logiciels regroupent les systèmes d'exploitation, les applications, les outils SaaS et les licences logicielles.

Bien gérer les actifs logiciels, c'est suivre les installations, l'utilisation des licences, les dates de renouvellement, les versions et la conformité.

Cela permet de supprimer les licences inutilisées, d'éviter le sous-licenciement ou le sur-licenciement et de mieux préparer les audits des éditeurs.

3. Actifs cloud

Les actifs cloud sont des ressources virtuelles hébergées chez des fournisseurs, comme le stockage cloud, les machines virtuelles, les bases de données, les services réseau, les solutions de gestion des identités et des accès (IAM) ou les outils de sécurité.

Ces ressources peuvent être créées ou modifiées à tout moment, ce qui fait qu'on peut facilement les perdre de vue.

Les suivre aide à mieux contrôler les coûts, à renforcer la sécurité et à éviter d'accumuler des ressources inutilisées.

4. Actifs de données

Les actifs de données rassemblent les informations qui soutiennent la gestion de votre environnement informatique, comme les contrats, les garanties, les dossiers utilisateurs, les emplacements des actifs et les applications métier.

Même s'ils ne sont pas physiques ni installés comme le matériel ou les logiciels, ces éléments donnent le contexte nécessaire pour gérer les actifs tout au long de leur cycle de vie.

Les garder à jour améliore le reporting, facilite la conformité et donne une vue complète de l'environnement informatique.

Quels sont les risques de ne pas utiliser un logiciel de gestion des actifs informatiques ?

Sans système centralisé, les problèmes liés aux actifs informatiques apparaissent souvent au pire moment : lors d'un audit, d'un renouvellement de contrat ou d'une revue budgétaire.

Le premier risque, c'est le gaspillage d'argent.

Des licences restent attribuées à d'anciens collaborateurs, plusieurs équipes achètent les mêmes logiciels et des abonnements se renouvellent automatiquement alors que plus personne ne les utilise.

Les risques de conformité sont aussi importants. Les éditeurs vérifient régulièrement que l'utilisation réelle correspond bien aux conditions des licences.

Dépasser le nombre de licences autorisées ou utiliser un mauvais type de licence peut entraîner des coûts imprévus ou des pénalités. Une mauvaise tenue des registres complique aussi considérablement les audits.

Enfin, les entreprises s'exposent aussi aux risques du Shadow IT.

Les logiciels achetés en dehors des processus d'achat échappent souvent aux contrôles de sécurité.

Les équipes IT perdent alors en visibilité sur des applications qui peuvent utiliser des mots de passe faibles, des versions obsolètes ou contenir des données sensibles.

Fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion des actifs informatiques

Tous les logiciels de gestion des actifs ne répondent pas aux mêmes besoins. Voici les fonctionnalités qui font la différence entre une vraie plateforme d'optimisation et un simple inventaire numérique.

Référentiel centralisé des actifs

C'est une source unique qui regroupe tous les actifs, leurs propriétaires, les départements concernés et toutes les informations associées, au lieu d'avoir des données dispersées dans plusieurs outils.

Découverte et suivi automatiques

Les nouveaux logiciels et appareils sont détectés automatiquement dès qu'ils arrivent dans l'environnement informatique, ce qui permet de garder un inventaire toujours à jour.

Suivi des licences et de la conformité

Le logiciel compare en temps réel les licences achetées à leur utilisation réelle et prévient les équipes avant tout risque de sur-licenciement ou de sous-licenciement.

Rapports d'utilisation

Il ne suffit pas de savoir qu'un actif est attribué. Les rapports doivent aussi montrer s'il est vraiment utilisé pour repérer les ressources inutilisées.

Automatisation des workflows

Quand un collaborateur arrive ou part, l'attribution ou la récupération des actifs doit se faire automatiquement, sans intervention manuelle.

Intégration avec les achats et la gestion des dépenses

La gestion des actifs est plus efficace quand elle est reliée aux demandes d'achat, aux validations, aux contrats et aux dépenses, et pas seulement aux actifs déjà acquis.

Najar vous aide à garder le contrôle de vos actifs informatiques

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Les logiciels de gestion des actifs informatiques couvrent aussi bien les équipements physiques que les infrastructures cloud et les licences logicielles.

Si votre priorité est de gérer vos logiciels et applications SaaS, de suivre vos abonnements, de maîtriser vos dépenses logicielles et de centraliser vos contrats fournisseurs, Najar est fait pour vous.

Najar aide les entreprises de taille intermédiaire et les grandes organisations à gérer leurs actifs logiciels, qui sont souvent nombreux et dispersés.

Vous bénéficiez du même niveau de visibilité et de contrôle qu’avec une équipe achats interne, sans avoir besoin d’en recruter une.

Najar rassemble sur une seule plateforme le suivi des dépenses, l’automatisation des workflows, la gestion des contrats et l’accompagnement par des experts en négociation. Sa force vient de la combinaison d’une technologie avancée et d’une expertise humaine réelle.

Les équipes Finance et Achats ont une vue centralisée sur tous leurs abonnements logiciels, les dates de renouvellement et les contrats fournisseurs. Elles bénéficient aussi du soutien de spécialistes des achats IT qui négocient de meilleurs prix et conditions.

Si vous souhaitez mieux suivre vos logiciels et actifs SaaS, Najar vous aide à :

• Centraliser tous vos outils SaaS : rassemblez toutes vos applications, licences et responsables dans un inventaire unique.
• Suivre l’utilisation et les dépenses : identifiez les licences inutilisées, mesurez l’utilisation réelle et trouvez des opportunités d’optimisation.
• Structurer les demandes d’achat : automatisez les circuits d’approbation avec un système d’intake et des workflows personnalisables.
• Collaborer sur les décisions d’achat : regroupez les parties prenantes pour examiner les fournisseurs, les contrats et les validations dans un espace partagé.
• Négocier avec des experts : les spécialistes achats de Najar recherchent les fournisseurs et négocient les prix, les conditions, les droits d’utilisation et le support pour vous.
• Gérer les contrats et les renouvellements : centralisez vos contrats, recevez des alertes avant les échéances et évitez les renouvellements automatiques non désirés.
• Profiter d’une IA dédiée aux achats : recevez des recommandations, des prévisions, des benchmarks et automatisez les tâches d’approvisionnement les plus complexes.

Najar est aussi spécialisé sur le marché européen, avec une base de données fournisseurs enrichie et un accompagnement adapté aux entreprises en Europe.

La plateforme offre aussi une visibilité complète sur les dépenses résiduelles, ces petites dépenses souvent dispersées qui finissent par générer plus d’outils, de renouvellements et d’angles morts.

Les clients de Najar ont économisé jusqu’à jusqu'à 36 % sur certains contrats, et parfois même plus de 45 %.