Aujourd'hui, les entreprises collaborent avec de nombreux fournisseurs, mais beaucoup continuent de gérer ces relations avec des e-mails, des tableurs et des contrats éparpillés.
La gestion des fournisseurs aide à organiser et à superviser toutes les relations avec eux. L'Intake to Procure, quant à lui, définit comment les nouvelles demandes d'achat et les nouveaux fournisseurs sont présentés, examinés et validés.
En combinant ces deux approches, les entreprises gagnent en visibilité, limitent les risques et prennent de meilleures décisions d'achat.
Ce guide présente la gestion des fournisseurs, son importance et les bonnes pratiques pour mettre en place un processus efficace.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs regroupe l'ensemble des processus qu'une entreprise utilise pour choisir, gérer et suivre ses fournisseurs.
Cela inclut la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, le contrôle des coûts, la gestion des risques et le suivi de la qualité des produits ou services fournis.
Selon l'activité, les fournisseurs varient : prestataires informatiques, éditeurs de logiciels, agences marketing, sociétés de nettoyage ou fournisseurs de matières premières. Ils peuvent être des indépendants ou de grandes entreprises.
Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?
Bien gérer ses fournisseurs permet surtout de choisir les partenaires les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise.
Elle aide aussi à atteindre des objectifs stratégiques comme réduire les coûts, accélérer les achats et mieux intégrer les nouveaux fournisseurs.
Un bon suivi réduit les risques de rupture d'approvisionnement et assure la livraison des produits et services dans les délais et avec la qualité attendue.
Des relations solides avec les fournisseurs rendent les négociations futures plus faciles et permettent souvent d'obtenir de meilleures conditions commerciales.
Les défis de la gestion des fournisseurs
À mesure que le nombre de fournisseurs augmente, il devient plus difficile d'avoir une vue d'ensemble des contrats, des dépenses et des performances.
Des difficultés peuvent survenir à chaque étape : la collecte de documents, l’évaluation des risques, le suivi des performances ou la gestion des contrats. Sans processus clair ni outils adaptés, ces tâches prennent vite beaucoup de temps.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises adoptent une véritable stratégie de gestion des fournisseurs. Elle fixe des objectifs mesurables, suit les indicateurs clés de performance (KPI), renforce les relations avec les fournisseurs clés et évite de dépendre d'un seul partenaire.
Quels sont les principaux défis de la gestion des fournisseurs ?
Même si elle offre de nombreux avantages, la gestion des fournisseurs pose également plusieurs défis pour les entreprises.
- Établir des relations solides avec les fournisseurs
Créer une relation de confiance avec ses fournisseurs permet d'obtenir de meilleures conditions, une meilleure qualité de service et une coopération plus efficace, tant lors des négociations que en cas de litige.
Communiquer régulièrement, partager les indicateurs de performance et impliquer les fournisseurs dans les discussions stratégiques renforcent cette relation.
- Suivre les performances des fournisseurs
Il est important d'évaluer les fournisseurs avec autant de rigueur que les autres partenaires stratégiques.
Sans indicateurs précis, il est difficile de vérifier s'ils respectent leurs engagements contractuels et leurs accords de niveau de service (SLA).
Des outils spécialisés permettent de mesurer ces performances et d’avoir une vision claire de chaque fournisseur.
- Centraliser les contrats et la documentation
Une mauvaise gestion des documents peut entraîner des litiges, des pertes financières ou des problèmes juridiques.
Les outils de gestion des contrats centralisent les documents, suivent les versions et envoient des alertes avant les renouvellements ou les dates importantes.
- Personnaliser l'onboarding des fournisseurs
Un processus d'intégration unique ne convient pas toujours à tous les fournisseurs. L'onboarding, selon le type de fournisseur, les produits ou services concernés et le rôle de ce dernier au sein de l'entreprise, facilite la collaboration et améliore l'expérience du fournisseur.
- Garantir la conformité des fournisseurs
Les fournisseurs doivent respecter les règles en vigueur et les politiques internes de l'entreprise.
Des audits réguliers, des contrôles documentaires et des formations à la conformité permettent de limiter les risques et d'assurer le respect des obligations.
Quel est le processus de gestion des fournisseurs ?
Un bon processus de gestion des fournisseurs comprend généralement huit étapes.
1. Définir les besoins et les responsabilités
Avant de signer un accord avec un fournisseur, il est important de bien définir les besoins de l'entreprise et les objectifs du projet.
Après avoir fixé ces objectifs, il faut clarifier les rôles et responsabilités des différentes équipes. Dans les grandes entreprises, il peut être utile de créer une équipe dédiée à la gestion des fournisseurs.
Cette étape aide toutes les parties prenantes à adopter le processus et permet d’éviter les doublons ou les achats non coordonnés.
2. Évaluer et sélectionner les fournisseurs
Quand les besoins sont bien définis, il faut chercher les fournisseurs les plus adaptés.
Définissez des critères de sélection en prenant en compte le coût, mais aussi la qualité, les fonctionnalités, le support, la sécurité et la réputation.
Comparez ensuite les propositions reçues en regardant le périmètre des prestations, les tarifs, les dates de renouvellement, les conditions contractuelles et tout autre point important.
Une évaluation complète augmente vos chances de choisir les fournisseurs les plus adaptés à votre entreprise.
3. Réaliser une due diligence
Avant de commencer les négociations, il est essentiel de faire une due diligence pour repérer les risques potentiels liés au fournisseur.
Cette analyse doit porter sur la solidité financière du fournisseur, sa situation juridique, sa conformité aux règles, ses pratiques de sécurité des données et sa réputation sur le marché.
Elle peut aussi inclure l’examen des audits, des certifications ou de l’historique de performance du fournisseur.
4. Négocier les contrats
Avant, les équipes juridiques, financières et achats menaient surtout les négociations contractuelles. Pourtant, les équipes métier, qui utilisent directement les produits ou services, n’étaient souvent impliquées qu’après la signature du contrat.
Il est plus efficace d’impliquer ces équipes dès le début des discussions. Cela aide à prendre de meilleures décisions, à anticiper les besoins opérationnels et à éviter les mauvaises surprises après la signature du contrat.
Les négociations passent généralement par plusieurs étapes. Pour renforcer votre position, vous pouvez agir sur plusieurs leviers :
- Le timing : les fournisseurs qui veulent atteindre leurs objectifs de fin de mois ou de trimestre sont souvent plus disposés à offrir de meilleures conditions.
- La concurrence : plus il y a de fournisseurs qui proposent des solutions similaires, plus vous avez de marge pour négocier.
- La mise en concurrence : gardez plusieurs fournisseurs en compétition jusqu’à la fin et ne révélez votre choix qu’après avoir validé toutes les conditions du contrat.
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5. Intégrer les fournisseurs
Après la signature du contrat, le fournisseur est enregistré dans les systèmes internes.
Cette étape comprend la collecte des documents obligatoires, des informations fiscales, des attestations d’assurance et des autorisations nécessaires afin de garantir la conformité et le bon déroulement des paiements.
6. Gérer la relation au quotidien
À l'entrée en collaboration, il est important de suivre les résultats et de résoudre rapidement d'éventuels problèmes.
Comparer les performances aux KPI fixés permet d'assurer un niveau de service constant.
7. Suivre les performances
Un suivi régulier des performances permet de repérer les risques liés aux fournisseurs, tels que les failles de sécurité, les problèmes de conformité ou les difficultés financières.
Cette surveillance aide à protéger les activités de l'entreprise ainsi que sa réputation.
💡 Note
Assurez-vous que chaque contrat fournisseur définit clairement les livrables, les indicateurs de performance (KPI) et les jalons à atteindre. Vous pourrez ainsi vérifier facilement que le fournisseur respecte ses engagements.
8. Clôturer ou renouveler les contrats
À l'approche de l'échéance d'un contrat, un processus de gestion des fournisseurs bien structuré permet de décider facilement s'il faut le renouveler, le renégocier ou y mettre fin.
Suivre un processus clair garantit le respect des obligations contractuelles, limite les risques juridiques et assure une transition fluide, aussi bien pour l'entreprise que pour le fournisseur.
Les meilleures pratiques de gestion des fournisseurs
Un bon processus de gestion des fournisseurs permet de réduire les risques, d'améliorer les performances des fournisseurs et de construire des relations durables.
Voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Définissez des critères clairs de sélection : établissez des critères objectifs pour évaluer les fournisseurs avant toute décision.
- Définissez des indicateurs de performance (KPI) : mesurez les performances des fournisseurs en fonction des niveaux de service, de la qualité et des objectifs fixés.
- Réalisez des revues régulières : évaluez régulièrement les performances afin d'identifier les points à améliorer.
- Surveillez la conformité : assurez-vous que vos fournisseurs respectent en permanence leurs obligations contractuelles, réglementaires et de sécurité.
- Maintenez des données fournisseurs fiables : mettez à jour les contrats, les contacts, les échéances de renouvellement et les évaluations de performance.
- Utilisez des outils pour gagner en visibilité : centralisez les informations fournisseurs afin de suivre plus facilement les dépenses, les contrats et les performances.
- Développez des relations de partenariat : entretenez une communication régulière avec vos fournisseurs stratégiques afin de construire une relation durable.
- Optimisez régulièrement votre portefeuille fournisseurs : identifiez les fournisseurs les moins performants et recherchez de meilleures alternatives lorsque cela est nécessaire.
Une démarche continue permet de conserver un portefeuille fournisseurs performant, compétitif et aligné sur les objectifs de l'entreprise.
Les indicateurs à suivre pour piloter vos fournisseurs
Les bons indicateurs permettent de mesurer les performances des fournisseurs, de maîtriser les coûts et d'anticiper les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Bien que chaque entreprise suive ses propres KPI, certains sont incontournables.
1. Visibilité sur les dépenses
Suivez le montant dépensé auprès de chaque fournisseur ainsi que la répartition de ces dépenses.
Une bonne visibilité permet d'identifier les fournisseurs en doublon, les contrats inutilisés et les opportunités de regrouper les achats ou de renégocier les tarifs.
2. Segmentation des fournisseurs
Tous les fournisseurs n'ont pas la même importance stratégique. Les classer selon leur impact permet de concentrer les efforts sur les partenaires les plus critiques.
Type de fournisseur | Description |
|---|---|
Fournisseurs stratégiques | Fournisseurs à forte valeur ajoutée ou source unique, essentiels aux activités de l'entreprise. |
Fournisseurs privilégiés | Fournisseurs importants pour lesquels plusieurs alternatives existent. |
Fournisseurs tactiques | Fournisseurs à faible valeur utilisés pour des achats ponctuels ou récurrents. |
3. Risques fournisseurs
Surveillez les risques liés à la conformité, à la santé financière, à la cybersécurité et à la continuité de service.
Des évaluations régulières permettent d'identifier les fournisseurs susceptibles d'exposer l'entreprise à des risques opérationnels, juridiques ou réputationnels.
Cet indicateur constitue un élément central de toute stratégie de gestion des risques liés aux tiers.
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À mesure que votre portefeuille fournisseurs s'agrandit, il devient facile d'accumuler des outils en doublon, de manquer des renouvellements ou de perdre de vue certains fournisseurs.
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