Comment définir vos besoins en matière de SaaS ?
Les outils SaaS jouissent d’une popularité croissante dans de nombreux secteurs, et pas seulement ceux de la tech. Il est devenu essentiel pour les organisations d’établir une stratégie stable et fiable pour sélectionner les solutions les mieux adaptées.
Cette sélection ne peut se faire qu’à partir d’exigences définies avec clarté et objectivité. Pour ce faire, il est crucial de passer du temps à définir vos besoins, à travers un processus de cadrage. Voici quelques bonnes pratiques pour définir vos besoins en termes de SaaS.
Cadrer ses besoins en SaaS : quels avantages ?
Le cadrage : définition
Le cadrage, ou la définition des besoins, est une étape primordiale lorsque l’on parle de SaaS. Il s’agit du processus de définition des exigences et des objectifs spécifiques auxquels un outil SaaS doit répondre pour satisfaire les besoins de votre entreprise.
Le cadrage permet d’identifier précisément les avantages que vous attendez de vos logiciels. Il facilite alors l’évaluation de l’efficacité et de la pertinence des outils SaaS disponibles sur le marché.
Définir ses besoins en Saas pour éviter les coûts inutiles
En définissant clairement vos besoins en termes de SaaS, vous évitez des dépenses inutiles pour votre entreprise. Il devient bien plus aisé de repérer les fonctionnalités superflues des logiciels que vous utilisez.
Les abonnements aux outils SaaS sont souvent modulables et leur prix augmente en fonction du nombre de fonctionnalités choisies. Un bon cadrage permet de se protéger des abonnements excessifs ou redondants.
Garantir une utilisation efficace des logiciels SaaS
En mettant en place un cadrage rigoureux, vous pouvez assurer l’optimisation de vos outils. Ce cadrage précis permet de vérifier que vos logiciels répondent aux besoins stratégiques et opérationnels qui sont spécifiques à votre activité.
En adoptant une approche cadrée correctement, vous assurez aussi une intégration harmonieuse de vos solutions SaaS au sein de vos équipes. Vous réduisez alors les risques de sous-utilisation ou de résistance au changement de la part de votre équipe.
Objectifs de l’entreprise et exigences essentielles
Le cadrage des besoins vous permet de mettre en lumière les priorités et les exigences de votre entreprise. Vous pouvez alors concentrer vos efforts sur ces points précis et les aligner avec vos objectifs.
En intégrant les différentes parties prenantes à ce processus, vous rendez possible un consensus quant aux besoins fondamentaux de l’entreprise et des équipes. Cela fluidifie la démarche et évite les conflits potentiels.
Comment réaliser une évaluation complète de vos besoins en Saas
Évaluation des besoins : le guide
La démarche de cadrage pour vos solutions SaaS doit commencer par une analyse en profondeur des flux de travail, des processus et des painpoints (points de douleur ou points bloquants) de votre activité. Ainsi, vous déterminez les inefficacités voire les lacunes qui pourraient être résolues grâce à vos logiciels SaaS.
À partir des besoins que vous avez identifiés auprès des parties prenantes, vous pouvez comparer les solutions SaaS disponibles sur le marché. Tenez compte des fonctionnalités proposées, de la compatibilité avec vos systèmes en place, de leurs coûts ainsi que de la réputation des fournisseurs.
Grâce à votre évaluation préalable des besoins, vous êtes en mesure de choisir les outils SaaS les mieux adaptés à votre entreprise. De cette manière, vous pouvez apporter des améliorations manifestes à la fluidité des processus de votre activité.
Zoom sur : l’importance des parties prenantes
Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes dans votre démarche d’évaluation de vos besoins. Celles-ci incluent en particulier les chefs de services et les utilisateurs finaux. En les intégrant au cadrage, vous assurez la pertinence de votre choix de solutions SaaS.
Ces parties prenantes ont des connaissances spécifiques à leur situation qui peuvent aiguiller avec précision votre choix de logiciels. Qu’il s’agisse de vos équipes ou des utilisateurs finaux, ils ont chacun des problématiques précises auxquelles les outils SaaS doivent répondre.
En les impliquant, vous garantissez une adoption et une acceptation plus fluide de vos solutions auprès de ceux-ci. Vous vous assurez également de répondre à des besoins réels et bien ciblés et limitez le risque de faire un mauvais choix.
Comment recueillir les retours des parties prenantes ?
Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour recueillir les commentaires et points de vues des parties prenantes en termes de solutions SaaS. Les entretiens individuels, les sondages, les groupes de discussion ou encore les ateliers de travail sont des formats adaptés à cet exercice.
Ces approches permettent d’établir un dialogue libre et ouvert avec les différentes parties prenantes. De cette manière, vous pouvez rassembler leurs idées, préoccupations et suggestions quant aux outils SaaS utilisés.
Nous vous recommandons de varier les formats afin de récolter des données à la fois quantitatives et qualitatives. Ainsi, vous aurez emmagasiné des perspectives variées et représentatives de leurs points de vue et pourrez faire des choix éclairés pour vos logiciels.
Définir des objectifs clairs et des indicateurs clés de performance (ICP)
Aligner vos objectifs avec la stratégie de votre entreprise
Il est essentiel de fixer des objectifs clairs pour vos solutions SaaS. En mettant en évidence les résultats attendus et les performances souhaitées, ces objectifs vous permettent de mesurer et d'évaluer l'efficacité des outils SaaS que vous mettez en place.
Ces objectifs doivent absolument être alignés avec la stratégie globale de l'organisation. Veillez à établir des objectifs clairs, mesurables et alignés avec votre activité pour adapter au mieux vos actions et maximiser les profits tirés de vos solutions.
Des KPIs pour mesurer l’efficacité des solutions SaaS
Les indicateurs clés de performance sont un moyen de suivre et quantifier les résultats de vos logiciels. Les mesures tangibles qu’ils offrent permettent d’établir avec objectivité une vision de l’effet de vos solutions sur vos processus, résultats et objectifs.
Grâce à vos KPIs clairs et quantifiables, vous êtes en mesure d’analyser rapidement leur efficacité et leur capacité à produire de la valeur ajoutée pour votre entreprise. Ces indicateurs doivent être en lien avec les objectifs que vous avez mis en place.
Par exemple, l’augmentation du volume des ventes, la réduction des coûts et l’amélioration de la satisfaction client sont des objectifs clairs que vous pouvez instaurer pour évaluer vos solutions SaaS.
Le taux de conversion des ventes, le coût par transaction et le taux de satisfaction de la clientèle sont des indicateurs clés de performance associés pour mesurer les progrès accomplis dans la réalisation de chacun de ces objectifs.
Hiérarchiser les exigences et les fonctionnalités
Établir une hiérarchie entre les exigences les plus critiques et significatives, vous pouvez prioriser les fonctionnalités que vous attendez de vos solutions SaaS et allouer vos ressources en fonction des besoins les plus cruciaux. Ainsi, vous optimisez l’efficacité opérationnelle de vos solutions.
La méthode MoSCoW
Afin d’établir ces priorités, vous pouvez utiliser la méthode MoSCoW (Must-Have, Should-Have, Could-Have, Won't-Have). Elle vous permet de classer les fonctionnalités selon ces catégories (incontournables, préférables, optionnelles et à éviter).
C'est une approche qui facilite la prise de décision, car elle vous oblige à hiérarchiser vos besoins de manière formelle. Vous vous assurez alors d’allouer vos ressources selon une classification objective.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, il est judicieux de se concentrer sur les fonctionnalités de base qui répondent directement aux besoins les plus urgents de votre activité.
Évaluation de l'intégration et de l'évolutivité
Il est crucial de prendre en compte la bonne intégration des solutions SaaS que vous choisissez avec les systèmes et autres outils existant dans votre entreprise. Vous devez garantir la bonne interopérabilité de tous vos logiciels pour éviter les soucis de compatibilité.
En choisissant des solutions évolutives, vous assurez le fait qu’elles pourront accompagner la croissance de votre activité. Elles s’adapteront alors avec fluidité aux changements futurs de votre entreprise, grâce à des fonctionnalités supplémentaires ou une modulation de celles qui sont en place.
Évaluer l'évolutivité des solutions SaaS
Pour mesurer l’évolutivité des solutions SaaS que vous envisagez d’acquérir, vous pouvez porter votre attention sur des facteurs comme l’adaptabilité aux changements, l’ajout d’utilisateurs, ou encore la gestion d’une charge de travail supérieure.
Vos solutions doivent offrir une infrastructure évolutive. Elles doivent pouvoir répondre à une demande croissante sans compromettre les performances.
En choisissant un logiciel SaaS modulaire et personnalisable, vous pouvez adapter les paramètres et les flux de travail à vos besoins spécifiques. Il est ainsi facile d'aligner l'utilisation de votre logiciel sur les processus habituels de votre entreprise.
Budgétisation et coût total de possession (TCO)
Il est essentiel d'établir un budget réaliste pour la mise en œuvre du SaaS et de prendre en compte les coûts permanents qu'il implique. Vous pourrez ainsi anticiper clairement non seulement les dépenses nécessaires à l'installation de votre logiciel, mais aussi les coûts récurrents.
Il s'agit notamment des coûts d'abonnement, de la maintenance du SaaS et des mises à jour. Certains frais peuvent également s'ajouter au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, si vous décidez d'utiliser des fonctionnalités supplémentaires.
D'autres facteurs de coût peuvent également entrer en ligne de compte. La formation, l'assistance ou encore les dépenses potentielles liées à la personnalisation de vos outils ou à leur intégration dans vos systèmes sont autant d'éléments à prendre en compte.
Calculer le coût total de possession (TCO)
Lorsque vous calculez le TCO (Total Cost of Ownership), assurez-vous de prendre en compte la totalité des éléments financiers associés à l’adoption de votre solution SaaS.
Le TCO est composé des coûts mensuels ou annuels (abonnement et frais liés aux différentes fonctionnalités et niveaux de service choisis). À ceux-là, s’ajoutent les coûts de mise en œuvre (migration des données, configuration initiale et formation utilisateurs).
Ajoutez-y enfin les coûts récurrents (maintenance, support technique et mises à jour). Prenez également en compte la durée de vie prévue de votre logiciel, pour évaluer votre TCO sur une période adéquate.
Besoin d'optimiser vos dépenses SaaS ?
Nos experts Welii vous accompagnent dans la gestion de vos logiciels SaaS.
Consultez notre Savings Calculator pour découvrir vos possibilités d'optimisation.
Conclusion
Réaliser un cadrage adéquat de vos besoins SaaS est un élément crucial pour optimiser le retour sur investissement et la valeur ajoutée de vos outils SaaS. En définissant clairement vos objectifs et KPIs associés, vous pouvez analyser rapidement l’efficacité de vos solutions.
En vous penchant sur le coût total de possession (TCO), vous établissez une vision complète du poids de vos solutions SaaS dans votre budget et vos dépenses. Plus l’étape de cadrage sera précise, plus vos besoins SaaS seront remplis de manière exhaustive.
