C'est quoi un processus d’achat ? Étapes, types et comment l’améliorer

Le processus d’achat aide les entreprises à organiser leurs besoins, choisir leurs fournisseurs, négocier les conditions et conclure leurs achats de façon structurée.

Quand il est bien organisé, il permet aux équipes achats de mieux contrôler les dépenses et de s’assurer que les achats respectent les besoins commerciaux, financiers et opérationnels de l’entreprise.

Quand les organisations collaborent avec plus de fournisseurs et gèrent des achats plus complexes, il devient vite difficile de tout gérer à la main. Des processus standardisés et des outils technologiques spécialisés aident les équipes à garder une bonne visibilité et un meilleur contrôle sur l’ensemble du cycle d’achat.

Que sont les achats ?

Les achats correspondent à la recherche et à l’acquisition des biens et services nécessaires au fonctionnement d’une organisation. Cela inclut aussi bien les fournitures de bureau et les services professionnels que les logiciels, les matières premières ou les équipements importants.

Le processus ne consiste pas seulement à acheter. Les équipes achats évaluent les besoins, trouvent les bons fournisseurs, comparent les offres, négocient les conditions et vérifient que les achats sont approuvés et conformes aux règles de l’entreprise.

Pour les achats importants ou réguliers, elles gèrent aussi la relation avec les fournisseurs et suivent leurs performances dans la durée.

Selon le type d’achat, le processus peut faire intervenir la finance, l’IT, le service juridique ou le service demandeur. Leur implication garantit que les achats répondent aux besoins, respectent le budget et suivent les règles internes.

La gestion des achats diffère selon les organisations. Certaines utilisent des e-mails, des tableaux et des validations manuelles, alors que d’autres préfèrent des logiciels spécialisés pour centraliser les informations, automatiser les processus et mieux suivre les dépenses.

→ 💻 Pour en savoir plus sur l’optimisation du processus d’achat, consultez notre guide sur l’optimisation des achats.

Achats et approvisionnement : quelle différence ?

Les achats et l’approvisionnement sont proches, mais ils ne signifient pas exactement la même chose.

4 types de processus d’achat

Les entreprises choisissent différents processus d’achat en fonction de ce qu’elles achètent et de l’importance de chaque achat pour leur stratégie.

1. Achats directs

Les achats directs sont ceux de biens et services qui servent directement à fabriquer les produits ou à fournir les services de l’entreprise.

Par exemple, lorsqu’un constructeur automobile achète de l’acier, des pneus ou des composants électroniques pour ses véhicules, il réalise des achats directs.

Puisque ces achats influencent directement la production, les équipes achats travaillent souvent en étroite collaboration avec les fournisseurs et surveillent de près la disponibilité, les prix, la qualité et les délais de livraison.

2. Achats indirects

Les achats indirects regroupent les biens et services qui aident l’entreprise à fonctionner, mais qui ne font pas partie du produit final.

Par exemple :

• Abonnements SaaS
• Équipements de bureau
• Services marketing
• Services de recrutement
• Voyages d’affaires
• Services de nettoyage

Par exemple, lorsqu’une entreprise achète une plateforme de gestion de projet pour ses employés, il s’agit d’un achat indirect.

Il peut être difficile de gérer les achats indirects, car ils sont souvent répartis entre plusieurs départements et concernent de nombreux fournisseurs.

3. Achats stratégiques

Les achats stratégiques sont ceux qui peuvent avoir un impact financier ou opérationnel majeur sur l’entreprise.

Par exemple, une entreprise qui sélectionne un nouveau fournisseur d’infrastructure cloud peut comparer plusieurs fournisseurs, négocier les prix et les niveaux de service, évaluer les exigences de sécurité et signer un contrat pluriannuel.

Les achats stratégiques visent à construire des relations durables avec les fournisseurs et à obtenir le plus de valeur possible, au lieu de se limiter à conclure un achat.

4. Achats opérationnels

Les achats opérationnels concernent la gestion quotidienne des achats de l’entreprise.

Par exemple, une fois qu’une entreprise a sélectionné un fournisseur pour ses équipements de bureau, les achats opérationnels peuvent inclure la création de bons de commande, la confirmation des livraisons, la vérification des factures et le traitement des paiements.

Les achats stratégiques décident quoi acheter et auprès de qui, tandis que les achats opérationnels s’assurent que ces choix sont bien appliqués au quotidien.

Les 8 étapes du processus d’achat

Même si chaque organisation a ses propres méthodes, la plupart suivent des étapes similaires pour leurs achats.

Étape 1 : Identifier le besoin

Tout commence quand un département repère un besoin pour un produit ou un service.

La personne qui fait la demande doit préciser ce qu’il faut acheter, pourquoi, pour quand, et indiquer les éventuelles spécifications ou limites de budget.

Par exemple, une équipe IT peut avoir besoin d’une nouvelle plateforme de cybersécurité. Avant de rechercher des fournisseurs, elle peut définir le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités de sécurité requises, les besoins d’intégration et le budget disponible.

Bien définir le besoin aide à éviter les achats inutiles et donne aux équipes achats des critères clairs pour choisir les fournisseurs.

Étape 2 : Soumettre une demande d’achat

Après avoir défini le besoin, l’employé ou le service concerné envoie une demande d’achat.

La demande peut inclure le produit ou service requis, son coût estimé, la justification de l’achat, le fournisseur privilégié et les informations budgétaires.

La demande peut ensuite être transmise aux parties prenantes concernées pour validation.

Avoir un processus de demande d’achat bien défini empêche les achats non contrôlés et permet aux équipes achats de mieux anticiper les dépenses.

Étape 3 : Rechercher et évaluer les fournisseurs

Si aucun fournisseur n’a encore été choisi, les équipes achats commencent alors à en chercher un.

Selon le type d’achat, cela peut vouloir dire chercher des fournisseurs, demander des devis ou comparer différentes offres.

Les fournisseurs peuvent être évalués selon plusieurs critères :

• Prix
• Qualité
• Expérience
• Compétences
• Sécurité et conformité
• Délais de livraison
• Conditions de paiement
• Service client

Le fournisseur le moins cher n’est pas toujours le meilleur choix. Les équipes achats doivent aussi regarder la valeur globale et les risques possibles avec chaque fournisseur.

Étape 4 : Négocier les prix et les conditions

Quand les bons fournisseurs sont trouvés, les équipes achats peuvent discuter des conditions commerciales et contractuelles.

Négocier ne veut pas seulement dire demander un meilleur prix. Les équipes peuvent aussi discuter de la durée du contrat, des modalités de paiement, des remises, du renouvellement, du niveau de service, des limites d’utilisation, des frais d’installation ou des conditions de résiliation.

Que dire lors d’une négociation avec un fournisseur ?

Une bonne négociation d’achat doit s’appuyer sur des données plutôt que de simplement demander au fournisseur de « faire un meilleur prix ».

Par exemple, au lieu de dire :

« Pouvez-vous nous accorder une remise ? » → « Nous avons comparé votre proposition à notre budget et aux prix actuellement pratiqués sur le marché. Si nous nous engageons aujourd’hui sur un contrat annuel, pouvez-vous nous proposer une réduction de 10 % ? »

Vous pouvez également utiliser les alternatives pour créer un levier de négociation :

« Nous évaluons actuellement deux autres fournisseurs. Nous préférerions travailler avec vous, mais nous aurions besoin que vous amélioriez vos conditions commerciales pour rendre votre proposition plus compétitive. »

Vous pouvez aussi négocier plusieurs conditions en même temps :

« Si nous nous engageons sur un contrat de deux ans, pourriez-vous réduire le prix annuel et inclure un support premium sans frais supplémentaires ? »

Commencez la négociation avec un objectif précis, des données pour appuyer vos demandes et une idée claire des points sur lesquels vous pouvez négocier.

→ 💻 Pour plus de conseils sur la négociation avec les fournisseurs SaaS, consultez le guide de Najar sur la négociation des contrats SaaS.

Étape 5 : Faire approuver l’achat

Après avoir choisi le fournisseur et les conditions, il faut souvent obtenir les validations internes nécessaires.

Les exigences en matière de validation peuvent dépendre du montant de l’achat, du département, du fournisseur ou du type de produit ou service concerné.

Un petit abonnement logiciel peut nécessiter uniquement la validation d’un responsable, tandis qu’un contrat technologique important peut nécessiter l’examen des équipes achats, finance, juridique, IT et sécurité.

Un processus de validation (ou un workflow d'approbation) bien organisé permet de garder le contrôle des finances sans ralentir les achats.

Étape 6 : Créer un bon de commande

Une fois l’achat validé, l’entreprise peut envoyer un bon de commande (BC) au fournisseur.

Le bon de commande précise les détails de l’achat, notamment les produits ou services achetés, les quantités, les prix, les informations de livraison et les conditions convenues.

Ce document fournit à l’acheteur et au fournisseur une preuve claire de ce qui a été commandé.

Étape 7 : Recevoir les biens ou services

L’entreprise vérifie ensuite que le fournisseur a bien livré ce qui était prévu.

Pour les produits physiques, cela peut consister à vérifier les quantités et à inspecter les marchandises.

Pour les services ou les logiciels, l’organisation peut devoir confirmer que le périmètre convenu a été respecté, que le service fonctionne correctement ou que les utilisateurs concernés ont bien obtenu l’accès.

Si quelque chose ne correspond pas à la commande, il faut le noter et en discuter avec le fournisseur.

Étape 8 : Évaluer les performances du fournisseur

La dernière étape consiste à évaluer la performance du fournisseur, surtout pour les achats réguliers ou importants.

Les équipes peuvent évaluer différents critères :

• Qualité du produit ou du service
• Performance des livraisons
• Réactivité
• Prix
• Respect du contrat
• Support
• Valeur globale

Ces évaluations aident les équipes achats à décider s’il faut renouveler un contrat, en changer les conditions ou chercher un autre fournisseur.

Quels sont les principes courants des achats ?

Même si chaque organisation a ses propres méthodes, il existe des principes communs pour bien gérer les achats.

• Rapport qualité-prix : les achats doivent prendre en compte la valeur globale d’un achat plutôt que de se concentrer uniquement sur son prix initial le plus bas.
• Transparence : les décisions d’achat doivent être documentées et traçables, notamment pour les achats importants ou sensibles.
• Concurrence équitable : lorsque cela est pertinent, les organisations doivent comparer plusieurs fournisseurs afin de favoriser la concurrence et d’identifier l’offre la plus intéressante.
• Conformité : les achats doivent respecter les politiques internes ainsi que les exigences légales, réglementaires, de sécurité et contractuelles applicables.
• Responsabilité : les rôles et responsabilités doivent être clairement définis afin que les bonnes personnes soient chargées de demander, d’approuver, d’effectuer et de gérer les achats.
• Gestion des risques : les équipes achats doivent prendre en compte les risques financiers, opérationnels, de sécurité et liés aux fournisseurs avant de s’engager dans un achat.

Ces principes aident à s’assurer que les décisions d’achat sont cohérentes et en accord avec les objectifs globaux de l’organisation.

Comment l’IA améliore-t-elle les achats ?

L’IA change la façon de gérer les achats en aidant les équipes à analyser rapidement de grandes quantités de données sur les achats, les fournisseurs et les contrats.

Au lieu de tout analyser à la main, les équipes achats peuvent utiliser l’IA pour repérer des tendances et des opportunités dans leurs activités d’achat.

Automatiser les tâches liées aux achats

L’IA peut contribuer à automatiser des tâches répétitives telles que la catégorisation des dépenses, l’extraction d’informations à partir de documents, le résumé des contrats et l’acheminement des demandes d’achat.

Cela diminue le nombre de tâches administratives que les équipes achats doivent faire à la main.

Identifier les opportunités d’économies

L’IA peut examiner les habitudes de dépenses pour trouver des économies possibles, comme des fournisseurs en double, des abonnements inutilisés, des écarts de prix ou des achats à regrouper.

Par exemple, si plusieurs départements achètent des services similaires auprès de différents fournisseurs, l’IA peut signaler cette tendance afin qu’elle soit étudiée plus en détail.

Améliorer l’analyse des fournisseurs

L’IA peut aider les équipes achats à comparer les informations sur les fournisseurs et à identifier les facteurs pertinents lors de leur évaluation.

ElleElle peut comparer des informations de plusieurs fournisseurs et aider les équipes à repérer des risques ou des opportunités qu’il pourrait être long de détecter manuellement.

Faciliter les négociations

L’IA peut également accompagner les négociations avec les fournisseurs en analysant les dépenses historiques, les conditions contractuelles, les données d’utilisation et les informations tarifaires.

Cela aide les équipes achats à voir où elles peuvent négocier et sur quels points elles ont du poids.

L’IA ne remplace pas l’expertise des équipes achats, mais elle leur donne de meilleures informations et fait gagner du temps sur l’analyse.

Gérez votre processus d’achat avec Najar

Gérer tout le processus d’achat à la main devient vite compliqué quand l’entreprise grandit.

Les demandes d’achat peuvent arriver par e-mail, les validations se faire dans des messageries, les infos sur les fournisseurs être dans des tableurs et les contrats rangés à différents endroits. Tout cela complique le suivi du processus, de la demande au paiement.

Un logiciel spécialisé peut rassembler toutes ces étapes dans un seul workflow.

Avec une plateforme comme Najar, les entreprises peuvent centraliser les demandes d’achat, faciliter les validations, chercher des fournisseurs, gérer les contrats, optimiser les dépenses et bien plus grâce à l’IA.

La technologie peut aussi automatiser les tâches répétitives, donner une meilleure vue sur les dépenses et fournir aux équipes achats les données utiles pour mieux acheter et négocier.

Avec des workflows centralisés et une meilleure visibilité, les équipes passent moins de temps à suivre les demandes et plus de temps sur les achats stratégiques et les économies.

Demandez une démo de Najar pour voir comment la plateforme peut vous aider à gérer vos achats.