Qu’est-ce que l’optimisation des dépenses SaaS : risques, avantages (+ stratégie gagnante en 7 étapes)

À l’heure actuelle, l’entreprise moyenne paie pour 7 à 8 abonnements SaaS en double. Non pas parce que Samuel du département marketing a pris une mauvaise décision, mais plutôt parce que personne ne suivait réellement les dépenses.

C’est ce qui arrive lorsque les achats de logiciels sont décentralisés : les validations restent informelles et les renouvellements s'activent automatiquement.

L'optimisation réussie des dépenses SaaS est la solution à ce problème.

Les équipes Finance, IT et Achats sont généralement les plus touchées.

• La Finance fait face à des budgets imprévisibles
• L’IT gère des logiciels qu’elle ne peut pas totalement voir
• Les Achats essaient de négocier sans disposer de suffisamment de données

Ces trois départements ont tout à gagner à corriger cette situation, et ce guide vous explique comment.

Qu’est-ce que l’optimisation des dépenses SaaS ?

L’optimisation des dépenses SaaS consiste à réduire le gaspillage, à améliorer la visibilité et à maximiser la valeur de chaque euro investi dans les abonnements logiciels.

Autrement dit, il s’agit de payer uniquement pour ce dont vous avez besoin, d’utiliser réellement ce que vous payez, et de vous assurer d’obtenir un prix juste.

Cependant, l’optimisation des dépenses SaaS diffère de la gestion des dépenses SaaS.

La gestion des dépenses consiste à suivre et organiser vos coûts SaaS : savoir quels outils vous utilisez, qui en est responsable et combien ils coûtent.

L’optimisation, elle, va plus loin : elle utilise ces informations pour réduire les dépenses inutiles, renégocier les contrats et s’assurer que votre stack logicielle correspond réellement aux besoins de l’entreprise.

Vous devez d’abord gérer vos dépenses SaaS avant de pouvoir les optimiser, mais une simple gestion ne suffit pas à réaliser des économies.

Pour mesurer l’efficacité de votre stratégie, vous devez suivre plusieurs indicateurs clés :

• ROI par outil : le logiciel apporte-t-il suffisamment de valeur par rapport à son coût ?
• Coût par utilisateur : combien payez-vous réellement par utilisateur actif ?
• Taux d’utilisation du SaaS : quel pourcentage de vos licences est réellement utilisé ?

Ces statistiques transforment un problème vague de “nous dépensons trop en logiciels” en un problème mesurable, actionnable et facile à présenter.

→ Pour en savoir plus, lire les meilleures plateformes de gestion des dépenses SaaS

Quels sont les risques de ne pas optimiser ses dépenses SaaS ?

Ignorer l'optimisation SaaS aggrave la situation au fil du temps. Voici ce qui se passe généralement quand les entreprises laissent la situation se dégrader :

1. Le budget saigne sans que personne ne s'en rende compte

Lorsqu'il n'existe pas de méthode centralisée pour suivre les abonnements SaaS, les outils inutilisés se renouvellent souvent automatiquement.

Vous pourriez payer le plein tarif pour des licences inactives depuis des mois.

Or, cela peut s'accumuler rapidement. 49 % des licences SaaS ne sont pas utilisées, ce qui signifie que près de la moitié de ce que paient les entreprises n’est jamais utilisée.

2. Le shadow IT crée des failles de sécurité et de conformité

42 % des applications SaaS au sein d’une entreprise moyenne relèvent du shadow IT et fonctionnent complètement en dehors du contrôle de l'IT.

Quand les employés achètent des outils eux-mêmes, sans processus de validation, le département IT ne peut ni voir ni contrôler ce qui est utilisé.

Et il n'existe aucun moyen de s'assurer que ces outils respectent les normes de sécurité ou de conformité.

3. Les renouvellements de contrats se font aux conditions du fournisseur, pas aux vôtres

Si vous ne suivez pas les dates de renouvellement, vous perdez votre avantage lors des négociations.

Les fournisseurs savent que les entreprises en renouvellement automatique remettent rarement en cause les conditions.

Si vous ratez l'occasion de renégocier ou d'annuler, vous êtes bloqué pour un autre cycle à un prix qui n'est peut-être plus adapté.

Ce ne sont pas des situations rares. C'est ce qui arrive souvent quand les dépenses SaaS ne sont pas gérées. Plus vous attendez, plus le problème devient difficile à résoudre.

4. Les outils IA sont le nouveau shadow IT

En ce moment, chaque équipe adopte des outils d'IA, souvent sans en informer l'IT ou les Achats.

Le marketing peut recourir à un outil d'écriture IA, l'ingénierie peut commencer à utiliser un assistant de codage IA, et les opérations peuvent commencer à s'appuyer sur un outil de reporting IA.

Aucun de ces outils ne passe par un processus de validation, et tous les coûts finissent sur la carte de l'entreprise.

Le SaaS propulsé par l'IA se répand plus vite que toute autre catégorie de logiciels, ce qui fait que le problème de prolifération ne fait qu'empirer, et la plupart des entreprises n'ont pas encore rattrapé leur retard.

Quels sont les avantages de l'optimisation des dépenses SaaS ?

Quand vous maîtrisez ce sujet, l'impact va bien au-delà des simples économies. Voici ce qui change concrètement :

Réduire les coûts inutiles

Le premier avantage est de supprimer les coûts que vous ne devriez pas payer, comme les licences inutilisées, les outils redondants ou les abonnements qui se chevauchent.

Les organisations perdent souvent environ 25 % de leurs budgets SaaS en droits inutilisés et en outils redondants, ce qui signifie qu'un quart de ces dépenses ne génère aucune valeur.

Les entreprises qui auditent régulièrement leur portefeuille SaaS font souvent des économies sans compromettre les outils dont leurs équipes ont besoin.

Améliorer les négociations contractuelles

Lorsque vous êtes au courant de la date des renouvellements, de la manière dont vos outils sont utilisés et des autres options disponibles…. Vous pouvez négocier avec confiance plutôt que d'improviser.

Les fournisseurs vous prennent plus au sérieux quand vous êtes préparé. C'est là où Najar se distingue. Nous utilisons à la fois notre expertise en achats et les données d'utilisation pour aider les entreprises à obtenir de meilleures conditions et à récupérer des coûts.

Augmenter l'efficacité d'adoption des logiciels

L'optimisation ne consiste pas seulement à supprimer des outils. Il s'agit aussi de s'assurer que les outils que vous conservez sont effectivement utilisés.

Si le taux d'adoption est faible, cela signifie souvent que l'onboarding ou la formation fait défaut, et non que l'outil lui-même est mauvais.

Y remédier vous aide à tirer davantage de valeur de ce que vous payez déjà.

Améliorer les prévisions financières

Quand vous savez exactement ce que vous payez, quand les renouvellements arrivent et comment l'utilisation évolue dans le temps, vos prévisions budgétaires deviennent beaucoup plus précises.

Les équipes Finance ne sont plus prises au dépourvu par des factures de renouvellement et peuvent anticiper.

7 stratégies pour une meilleure optimisation des dépenses SaaS

Les organisations qui veulent garder le contrôle gèrent le shadow IT en optimisant les dépenses SaaS. Elles en font un processus régulier et font des points fréquents pour rester sur la bonne voie.

Les pratiques fondamentales suivantes constituent le minimum qu'une entreprise sérieuse en matière de dépenses SaaS doit mettre en place.

1. Réaliser des audits SaaS réguliers

Vous ne pouvez pas optimiser ce que vous ne voyez pas.

Un audit SaaS consiste à lister tous les abonnements actifs au sein de votre entreprise, notamment qui en est responsable, combien ils coûtent, à quelle fréquence ils sont utilisés et s'ils sont encore nécessaires.

• Suivez tous les abonnements actifs, y compris ceux payés par carte de société ou par des équipes individuelles
• Identifiez les licences inutilisées ou rarement utilisées. Par exemple, si personne ne s'est connecté à un poste depuis 60 jours, ce poste est gaspillé
• Utilisez des outils qui détectent automatiquement les abonnements, afin de ne pas dépendre des déclarations spontanées. La plupart des gens ne le feront pas d'eux-mêmes

Un audit réalisé une fois vaut mieux que rien. Réalisé trimestriellement, il devient un système.

2. Réduire les chevauchements d'outils entre les équipes

De nombreuses entreprises paient pour plusieurs outils qui remplissent la même fonction dans différents départements.

Par exemple, le marketing peut utiliser un outil de gestion de projet, l'ingénierie un autre, et les opérations un troisième. Regrouper ces outils en une solution unique permet d'économiser de l'argent et de simplifier la gestion des fournisseurs.

• Identifiez les chevauchements fonctionnels dans votre stack
• Évaluez quel outil répond le mieux à la majorité des cas d'usage
• Standardisez sur un seul et décommissionnez les autres

3. Centraliser les achats de logiciels

Quand n'importe qui peut acheter un logiciel avec une carte de société sans procédure formelle, les dépenses deviennent impossibles à suivre. Centraliser les achats signifie que tout achat de logiciel passe par un flux de validation défini.

• Standardisez la façon dont les demandes d'achat sont soumises et approuvées
• Attribuez une responsabilité claire à une équipe ou une personne dédiée aux achats
• Facilitez la démarche pour que les employés soumettent correctement leurs demandes, afin qu'ils ne contournent pas le processus

C'est pourquoi le flux intake-to-procure de Najar a été conçu. Il offre aux équipes une façon claire de soumettre des demandes et permet aux achats de tout voir avant qu'un centime ne soit dépensé.

4. Optimiser les licences et les conditions de renouvellement

La plupart des entreprises ont plus de licences qu'elles n'en ont besoin. Les équipes évoluent, les projets se terminent et les rôles changent, mais les niveaux d'abonnement restent souvent inchangés.

• Redimensionnez les abonnements par équipe en fonction des effectifs et de l'utilisation réelle
• Négociez des contrats annuels quand c'est pertinent, ils offrent généralement de meilleures conditions que la facturation mensuelle
• Suivez les dates de renouvellement à l'avance, et non après coup. Vous avez le plus de levier environ 90 jours avant un renouvellement

5. Surveiller l'utilisation réelle des produits

Choisir les bons outils n'est que la première étape. Vous devez également vous assurer que les gens les utilisent réellement.

• Suivez les métriques d'utilisation, pas seulement les connexions. Vérifiez si les collaborateurs utilisent les fonctionnalités pour lesquelles vous payez
• Identifiez les utilisateurs inactifs et réattribuez ou supprimez leurs licences
• Permettez la réallocation des licences entre équipes avant de retourner voir le fournisseur pour plus de postes

6. Mettre en place une plateforme de gestion SaaS

Une fois que votre organisation grandit, il devient difficile de tout gérer manuellement.

Une plateforme de gestion SaaS regroupe en un seul endroit la visibilité sur les dépenses, le suivi des contrats, les alertes de renouvellement et les données d'utilisation. Elle automatise également la production des rapports, vous faisant gagner des heures de travail manuel.

C'est pourquoi nous avons créé Najar. Notre plateforme offre aux équipes IT, Finance et Achats une vue partagée de l'ensemble de leurs outils, met en évidence les opportunités d'économies et gère le processus d'achat, de la demande à la validation.

En moyenne, nos clients récupèrent 25 % de leurs dépenses et constatent un retour sur investissement de 7x.

Lors de l'évaluation d'une plateforme de gestion SaaS, recherchez des tableaux de bord en temps réel, des alertes de renouvellement automatisées, des rapports d'utilisation et des intégrations avec les outils sur lesquels votre équipe s'appuie déjà.

7. Réviser et surveiller les dépenses SaaS en continu

L'optimisation n'est pas quelque chose que l'on termine. C'est une routine continue.

• Organisez des révisions mensuelles ou trimestrielles des dépenses avec la Finance et l'IT
• Suivez vos KPIs dans le temps : coût par utilisateur, taux d'utilisation et économies réalisées
• Utilisez des tableaux de bord qui signalent les anomalies avant qu'elles ne deviennent des problèmes

L'objectif est de faire des dépenses SaaS un poste budgétaire compris et maîtrisé, et non une boîte noire révisée seulement une fois par an.

Comment mesurer le succès de l'optimisation des dépenses SaaS ?

Une fois que vous commencez à optimiser, vous avez besoin d'indicateurs pour savoir si ça fonctionne. Les 5 points à suivre :

• Dépenses SaaS totales au fil du temps: diminuent-elles en fonction de la taille de votre équipe et de la croissance de l'entreprise ?
• Coût par utilisateur actif : Payez-vous uniquement pour les outils que les collaborateurs utilisent réellement ?
• Taux d'utilisation par outil : Quel pourcentage de vos licences est utilisé chaque mois ?
• Économies réalisées : Combien avez-vous économisé grâce aux renégociations, résiliations et redimensionnements ?
• Couverture des renouvellements : Quel pourcentage des renouvellements est examiné à l'avance plutôt qu'après coup ?

Suivez ces indicateurs au fil du temps et partagez les résultats avec la direction. Ces chiffres ne mentent pas. Si le processus fonctionne, ils le montreront. Si ce n’est pas le cas, ils le montreront aussi.

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Avant de voir les chiffres, voyez ce que vous pourriez manquer.

L'estimateur d'économies SaaS de Najar vous fournit rapidement une base de référence. Essayez-le avant votre premier audit et utilisez les résultats comme repère pour suivre vos progrès.

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Les erreurs de dépenses SaaS qui vous coûtent de l'argent en ce moment

Même les équipes bien intentionnées peuvent commettre des erreurs courantes :

1. Ignorer le shadow IT

Si votre processus d'achat est trop complexe, les gens chercheront des raccourcis. Cela conduit souvent à des outils achetés sans validation préalable, cachés à l'IT et absents du budget. Améliorez d'abord le processus et le shadow IT posera moins de problèmes.

2. Payer pour des licences inutilisées

C'est le gaspillage le plus courant et le plus facile à éviter. Des révisions régulières de l'utilisation, même effectuées trimestriellement, peuvent vous aider à détecter le problème avant qu'il ne s'aggrave.

3. Ne pas suivre les renouvellements

Les renouvellements automatiques profitent avant tout aux fournisseurs. Si vous n'avez pas de moyen de signaler les renouvellements 60 à 90 jours à l'avance, vous manquez votre chance de négocier, d'ajuster ou d'annuler.

4. Ne pas impliquer les bons interlocuteurs

L'optimisation SaaS fonctionne mieux quand la finance, l'IT et les Achats travaillent ensemble. Si une seule équipe s'en charge, vous n'aurez pas le tableau complet. Les décisions prises sans données d'utilisation, sans détails budgétaires ni besoins de sécurité risquent de ne pas être à la hauteur.

Pourquoi choisir Najar pour la gestion de vos dépenses SaaS ?

La plupart des entreprises savent qu'elles dépensent trop pour les solutions SaaS. Le problème, c'est qu'elles n'ont pas le temps, l'expertise, les processus ou les outils nécessaires pour y remédier de manière continue.

C'est exactement pour ça que nous avons créé Najar.

Nous réunissons le workflow d'achats et l'optimisation des dépenses sur une seule plateforme, afin que vous contrôliez à la fois ce qui est acheté et ce pour quoi vous payez déjà.

Les équipes Finance, Achats et IT nous utilisent comme source de vérité partagée sur les dépenses SaaS, et nous nous connectons aux outils déjà dans votre stack.

À quoi ça ressemble en pratique ?

1. Les tableaux de bord de dépenses vous donnent une visibilité en temps réel sur les dépenses, ventilées par équipe, outil et fournisseur
2. Le suivi des renouvellements et contrats envoie des alertes automatisées avant les échéances et centralise tous les détails contractuels
3. Les insights d'utilisation et financiers vous fournissent les données pour appuyer les renégociations et les décisions de redimensionnement
4. Le workflow d'achats couvre la prise en charge structurée, le routage des validations et le sourcing fournisseurs, tout en un seul endroit

Plus tôt vous commencez, moins vous perdez

Pour optimiser les dépenses SaaS, vous devez savoir ce que vous avez, utiliser ce que vous avez déjà acheté et acheter au meilleur prix.

Plus vous attendez, plus le problème s'aggrave. Et le coût de l'inaction est bien réel.

Quand vous gérez bien votre stack SaaS, vous obtenez des budgets plus clairs, des validations plus rapides, moins de problèmes de sécurité et de meilleures relations avec les fournisseurs.

Si vous avez besoin d'un point de départ, commencez par un audit. Si vous avez besoin d'un outil pour gérer le travail continu, Najar est conçu exactement pour ça.

FAQ

1. Quelle est la différence entre la gestion des dépenses SaaS et l'optimisation des dépenses ?

• La gestion des dépenses consiste à suivre vos outils, ceux qui en sont responsables, et le coût qu'ils représentent.
• L'optimisation des dépenses consiste à utiliser ces informations pour réduire le gaspillage, à renégocier les contrats et à s'assurer que chaque outil en vaut la peine.
• Vous devez gérer vos dépenses avant de pouvoir les optimiser.

2. Combien les entreprises peuvent-elles économiser en optimisant leurs dépenses SaaS ?

En moyenne, les clients de Najar récupèrent 25 % de leurs dépenses. Les experts du secteur estiment que 20 à 30 % des dépenses en SaaS sont souvent inutilisées ou sous-utilisées.

3. Les petites entreprises peuvent-elles bénéficier de l'optimisation des dépenses SaaS ?

Oui. Même une équipe de 20 personnes peut payer trop cher.

Pour commencer, il suffit de passer en revue vos abonnements actifs chaque trimestre. Vous n'avez pas besoin d'une plateforme d’approvisionnement au départ, mais vous pouvez étendre votre processus à mesure que votre entreprise grandit.

4. Quelle est la première étape pour optimiser les dépenses SaaS ?

Commencez par un inventaire complet. Rassemblez tous les abonnements de tous les départements et de tous les modes de paiement, comparez-les à l'utilisation réelle et voyez ce que cela révèle. La plupart des équipes sont surprises par les résultats.