À l’heure actuelle, l’entreprise moyenne paie pour 7 à 8 abonnements SaaS en double. Non pas parce que Samuel du département marketing a pris une mauvaise décision, mais plutôt parce que personne ne suivait réellement les dépenses.
C’est ce qui arrive lorsque les achats logiciels sont décentralisés : les validations restent informelles et les renouvellements fonctionnent en pilote automatique.
L’optimisation des dépenses SaaS est la solution à ce problème. Les équipes Finance, IT et Achats sont généralement les plus touchées.
- La Finance fait face à des budgets imprévisibles
- L’IT gère des logiciels qu’elle ne peut pas totalement voir
- Les Achats essaient de négocier sans disposer de suffisamment de données
Ces trois départements ont tout à gagner à corriger cette situation, et ce guide vous explique comment.
Qu’est-ce que l’optimisation des dépenses SaaS ?
L’optimisation des dépenses SaaS consiste à réduire le gaspillage, à améliorer la visibilité et à maximiser la valeur de chaque euro investi dans les abonnements logiciels.
Autrement dit, il s’agit de payer uniquement pour ce dont vous avez besoin, d’utiliser réellement ce que vous payez, et de vous assurer d’obtenir un prix juste.
Cependant, l’optimisation des dépenses SaaS diffère de la gestion des dépenses SaaS.
La gestion des dépenses consiste à suivre et organiser vos coûts SaaS : savoir quels outils vous utilisez, qui en est responsable et combien ils coûtent.
L’optimisation, elle, va plus loin : elle utilise ces informations pour réduire les dépenses inutiles, renégocier les contrats et s’assurer que votre stack logicielle correspond réellement aux besoins de l’entreprise.
Vous devez d’abord gérer vos dépenses SaaS avant de pouvoir les optimiser, mais une simple gestion ne suffit pas à faire des économies.
Pour mesurer l’efficacité de votre stratégie, vous devez suivre plusieurs indicateurs clés :
- ROI par outil : le logiciel apporte-t-il suffisamment de valeur par rapport à son coût ?
- Coût par utilisateur : combien payez-vous réellement par utilisateur actif ?
- Taux d’utilisation du SaaS : quel pourcentage de vos licences est réellement utilisé ?
Ces métriques transforment un problème vague de “nous dépensons trop en logiciels” en un système mesurable, actionnable et facile à présenter.
→ En savoir plus sur la gestion des dépenses SaaS
Quels sont les risques de ne pas optimiser ses dépenses SaaS ?
Ignorer l'optimisation SaaS aggrave la situation avec le temps. Voici ce qui se passe généralement quand les entreprises laissent la situation se dégrader :
1. Le budget saigne sans que personne ne s'en rende compte
Lorsqu'il n'existe pas de méthode centralisée pour suivre les abonnements SaaS, les outils inutilisés se renouvellent souvent automatiquement. Vous pourriez payer le plein tarif pour des licences qui n'ont pas été utilisées depuis des mois.
Or, cela peut s'accumuler rapidement. 49 % des licences SaaS ne sont pas utilisées, ce qui signifie que près de la moitié de ce que paient les entreprises n’est jamais utilisée.
2. Le shadow IT crée des failles de sécurité et de conformité
42 % des applications SaaS au sein d’une entreprise moyenne relèvent du shadow IT et fonctionnent complètement en dehors du contrôle de l'IT.
Quand les employés achètent des outils eux-mêmes, sans processus de validation, le département IT ne peut ni voir ni contrôler ce qui est utilisé.
Et il n'existe aucun moyen de s'assurer que ces outils respectent les normes de sécurité ou de conformité.
3. Les renouvellements de contrats se font aux conditions du fournisseur, pas aux vôtres
Si vous ne suivez pas les dates de renouvellement, vous perdez votre avantage lors des négociations. Les fournisseurs savent que les entreprises en renouvellement automatique remettent rarement en cause les conditions.
Si vous ratez l'occasion de renégocier ou d'annuler, vous êtes bloqué pour un autre cycle à un prix qui n'est peut-être plus adapté.
Ce ne sont pas des situations rares. C'est ce qui arrive souvent quand les dépenses SaaS ne sont pas gérées. Plus vous attendez, plus le problème devient difficile à résoudre.
4. Les outils IA sont le nouveau shadow IT
En ce moment, chaque équipe adopte des outils d'IA, souvent sans en informer l'IT ou les Achats. Le marketing peut recourir à un outil d'écriture IA, l'ingénierie peut commencer à utiliser un assistant de codage IA, et les opérations peuvent commencer à s'appuyer sur un outil de reporting IA.
Aucun de ces outils ne passe par un processus de validation, et tous les coûts finissent sur la carte de l'entreprise.
Le SaaS propulsé par l'IA se répand plus vite que toute autre catégorie de logiciels, ce qui fait que le problème de prolifération ne fait qu'empirer, et la plupart des entreprises n'ont pas encore rattrapé leur retard.
Quels sont les avantages de l'optimisation des dépenses SaaS ?
Quand vous maîtrisez ce sujet, l'impact va bien au-delà des simples économies. Voici ce qui change concrètement :
Réduire les coûts inutiles
Le premier avantage est de supprimer les coûts que vous ne devriez pas payer, comme les licences inutilisées, les outils redondants ou les abonnements qui se chevauchent.
Les organisations perdent souvent environ 25 % de leurs budgets SaaS en droits inutilisés et en outils redondants, ce qui signifie qu'un quart de ces dépenses ne génère aucune valeur.
Les entreprises qui auditent régulièrement leur portefeuille SaaS font souvent des économies sans compromettre les outils dont leurs équipes ont besoin.
Améliorer les négociations contractuelles
Lorsque vous êtes au courant de la date des renouvellements, de la manière dont vos outils sont utilisés et des autres options disponibles…. Vous pouvez négocier avec confiance plutôt que d'improviser.
Les fournisseurs vous prennent plus au sérieux quand vous êtes préparé. C'est là où Najar se distingue. Nous utilisons à la fois notre expertise en achats et les données d'utilisation pour aider les entreprises à obtenir de meilleures conditions et à récupérer des coûts.
Augmenter l'efficacité d'adoption des logiciels
L'optimisation ne consiste pas seulement à supprimer des outils. Il s'agit aussi de s'assurer que les outils que vous conservez sont effectivement utilisés.
Si le taux d'adoption est faible, cela signifie souvent que l'onboarding ou la formation fait défaut, et non que l'outil lui-même est mauvais. Y remédier vous aide à tirer davantage de valeur de ce que vous payez déjà.
Améliorer les prévisions financières
Quand vous savez exactement ce que vous payez, quand les renouvellements arrivent et comment l'utilisation évolue dans le temps, vos prévisions budgétaires deviennent beaucoup plus précises.
Les équipes Finance ne sont plus prises au dépourvu par des factures de renouvellement et peuvent anticiper.
