Comment obtenir un prix équitable pour vos outils SaaS ?
Vous achetez probablement (ou donnez votre accord) une nouvelle solution SaaS pour votre équipe toutes les deux semaines. Surtout si vous vous développez rapidement. Qu'il s'agisse d'outils transversaux ou d'outils spécifiques à un service, les solutions SaaS sont en plein essor. En moyenne, une entreprise de taille moyenne utilise 137 applications différentes ! Et rien n'indique que l'industrie du SaaS va ralentir de sitôt.
Alors que vous gérez de plus en plus de logiciels, comment vous assurer que vous payez le juste prix pour chacun d'entre eux ? Surtout si le nombre d'acheteurs dans votre entreprise augmente. De 12 en 2019, on compte désormais 21 personnes impliquées dans l'achat de solutions SaaS en moyenne dans une entreprise de taille moyenne. La plupart du temps, elles n'ont pas de formation d'acheteur. Et elles n'ont pas non plus reçu de formation spécifique à la négociation de contrats.
Dans ce contexte, comment s'assurer que vous obtenez la meilleure offre pour chaque SaaS ? Vous pouvez commencer par poursuivre votre lecture ;-)
L'opacité du SaaS : grilles de prix complexes et frais cachés
Examinons la situation la plus courante. Pourquoi est-il si compliqué de savoir si vous payez le bon prix pour vos solutions SaaS ? Il s'agit d'une combinaison de plusieurs éléments :
- Du côté des vendeurs :
- Premier point sur la liste, de nombreux vendeurs n'affichent toujours pas leurs tarifs sur leur site web. Ils vous demandent de remplir un formulaire. Ensuite, vous devez attendre qu'un vendeur vous contacte. Vous pourriez avoir attendu pour rien si la fourchette de prix est hors de votre budget.
- Même lorsque les fournisseurs de SaaS publient leur grille tarifaire, celle-ci manque souvent de clarté. Il est difficile de comprendre les frais que vous devrez payer en fonction de la taille de votre entreprise et de son utilisation. Comparer les solutions SaaS est un véritable casse-tête.
- Certains autres coûts sont souvent absents. Appelons-les frais cachés. Coûts d'installation, frais d'assistance à la clientèle... Il peut y avoir une énorme différence entre votre estimation et le tarif final.
- Du côté de votre entreprise :
- Si votre entreprise ressemble à la plupart des entreprises de taille moyenne, vous n'avez pas d'acheteurs professionnels. La personne qui effectue l'achat peut être l'utilisateur final ou le chef de service. Aucun d'entre eux n'a reçu de formation dans ce domaine. Ils ne connaissent pas le marché du SaaS. Elle n'a ni l'expertise ni le temps. Ils ne peuvent pas vérifier si le prix est juste ou non.
- Il y a un manque d'information. Il y a toujours une marge de négociation lors de la discussion d'un contrat SaaS. Même si vous le savez, vous ne savez pas jusqu'où vous pouvez aller. Vous n'avez aucune idée du prix payé par les entreprises similaires.
C'est la situation dans laquelle se trouvent la plupart des entreprises de taille moyenne lorsqu'elles entament une négociation SaaS. La seule façon de savoir si vous payez un bon prix est de demander autour de vous. Réseau direct, groupes Slack, Whatsapps... Vous pouvez discuter avec vos pairs des frais que les fournisseurs leur facturent, pour avoir une idée générale du marché. Cela vous donnera une idée partielle de benchmark, mais c'est un processus qui prend du temps (et vous n'avez pas encore commencé la partie négociation !).
Négocier votre contrat SaaS : 3 conseils à connaître
Vous n'êtes pas (ou votre équipe n'est pas) un expert en achat de SaaS. Ne vous inquiétez pas : il existe certaines techniques que vous pouvez utiliser pour faire baisser le prix. La négociation fait partie intégrante du processus d'achat SaaS. La plupart du temps, les fournisseurs SaaS s'y attendent. Profitez-en !
Nous allons partager 3 conseils dans une minute. Mais si vous ne deviez retenir qu'une seule chose de cet article, que ce soit : préparez votre négociation, soyez prêt ! Cela semble évident ? Le nombre d'équipes qui ne le sont pas vous surprendrait. La plupart d'entre elles ne préparent pas leur négociation. Elles plongent tête la première dans une discussion sur le prix sans savoir quoi demander. La personne qui gagne la négociation est toujours celle qui est la mieux préparée, ne l'oubliez pas.
Maintenant que c'est réglé, voici 3 conseils utiles pour une bonne négociation SaaS :
- Commencez tôt. Vous ne pouvez pas commencer votre processus d'achat et vous attendre à une mise en place et une activation immédiates. L'achat de SaaS prend du temps. De nombreux cycles de négociations vous attendent. N'oubliez pas que l'audit juridique préalable peut prendre beaucoup de temps. La bonne pratique consiste à commencer votre démarche d'achat 2 ou 3 mois à l'avance. Si vous avez le temps de votre côté, vous aurez le dessus dans la négociation.
- Recherchez les fournisseurs de taille adéquate. Une règle générale : n'optez pas toujours pour la plus grosse entreprise. Si vous êtes un scale-up ou une entreprise de taille moyenne, un fournisseur SaaS qui vous ressemble (20-50 employés) est souvent le meilleur choix. Ils disposent de l'ossature financière et RH pour être réactifs à vos questions et à vos besoins. Mais ils restent flexibles. Et vous avez plus de pouvoir de négociation, sur le prix, le contrat et la feuille de route du produit.
- Négociez également sur les aspects négatifs. Les négociations ne consistent pas toujours à ajouter des choses. Il peut s'agir de supprimer certaines fonctionnalités ou certains services pour faire baisser le prix. Par exemple, certains coûts de formation ou d'intégration.
Ces conseils ne sont qu'un aperçu des techniques utilisées par les meilleurs acheteurs SaaS. Si vous voulez devenir un expert en négociation, lisez les conseils de plus de 20 spécialistes.
Entrez dans l'ère du SaaS procurement: prenez des décisions basées sur les données
Soyons réalistes. Même si les conseils que nous avons partagés sont efficaces, vos négociations SaaS prendront toujours du temps. C'est une distraction par rapport à la mission principale de la personne qui prend la décision d'achat. Vous pouvez essayer une approche différente : SaaS procurement. Qu'est-ce que vous y gagnez ? Un accès à un site complet benchmark, un processus de négociation externalisé et la certitude de payer le meilleur prix pour vos outils SaaS.
Comment cela fonctionne-t-il avec Welii ? Nous vous aidons à rationaliser votre processus d'achat de SaaS.
- Vous détectez un besoin SaaS dans votre équipe et vous nous contactez.
- Nous désignons un acheteur dédié de notre équipe, qui sera votre allié en matière de budget. Ensemble, ils discutent des exigences de l'achat SaaS (y compris les aspects juridiques et informatiques).
- Votre acheteur recherche et pré-valide les meilleures solutions correspondant à vos besoins.
- Votre responsable du budget assiste aux démonstrations et choisit les pionniers.
- L'acheteur reçoit les offres des prestataires et négocie pour vous.
- Le responsable du budget reçoit la meilleure proposition et signe le contrat.
- Votre acheteur dédié assure un suivi dans le temps et vous rappelle les échéances de renouvellement. Vous ne reconduisez pas les licences SaaS si vous n'en avez pas besoin.
C'est aussi simple que cela ! Notre mission est de vous aider à reprendre le contrôle de vos dépenses SaaS. Selon notre site benchmark, les entreprises à forte croissance passent d'un coût SaaS annuel par employé de 3 700 €/an à plus de 5 900 €/an lorsqu'elles passent de 100 à 1 500 personnes en moyenne.
S'assurer que vous payez le bon montant pour chaque outil est la première étape pour faire baisser votre bilan. Avec l'argent que vous avez économisé, vous pouvez faire des investissements dans votre produit et vos clients. Nous proposons également un service d'inventaire: l'utilisation et les coûts de toutes les licences SaaS de votre entreprise. Nous détectons les opportunités d'économies supplémentaires (utilisateurs inactifs, redondances, etc.).
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