Les entreprises sont de plus en plus dépendantes des solutions informatiques - y compris les solutions SaaS pour gérer leurs activités quotidiennes. A 2023 Gartner Gartner montre que les dépenses mondiales en matière de SaaS devraient augmenter de 21,7 % en 2023 par rapport à 2022.
Une méthode solide d’approvisionnement en SaaS présente de nombreux avantages comme l’optimisation de l’usage des logiciels, la réduction des coûts et la rationalisation des processus de production. Tout cela permet in fine d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale de l’entreprise.
Dans le contexte actuel où le marché du cloud computing monte en flèche, il est essentiel de savoir bien négocier avec vos fournisseurs informatiques pour profiter des meilleures offres et bénéficier de services qui correspondent à vos besoins.
Dans cet article, Najar vous donne une méthode infaillible pour négocier avec vos fournisseurs informatiques en 2023.
Le marché des fournisseurs informatiques en 2023
Les fournisseurs informatiques apportent services et solutions en informatique en aidant les entreprises à répondre à leurs besoins en matière de technologie. Dans le contexte de la transition numérique, le rôle des fournisseurs informatiques évolue lui aussi : leur attention s’est déplacée de la fourniture de logiciels à installer sur site, comme Oracle Database, vers la fourniture de logiciels en tant que service (SaaS), comme Salesforce.
La tâche principale du fournisseur informatique, en matière de SaaS, est la bonne gestion de l’infrastructure cloud. Sa mission principale est de veiller au bon fonctionnement des serveurs, du stockage, des bases de données et des capacités de mise en réseau afin de répondre aux mieux à la demande de ses clients.
Un autre rôle-clé du fournisseur informatique est de proposer aux entreprises des rapports et des inventaires de logiciels qui soient personnalisés en fonction de leurs besoins. Ces données peuvent être utilisées, par exemple, pour optimiser les coûts en évitant les duplication des logiciels SaaS.
Préparer vos négociations avec vos fournisseurs informatiques
Pour négocier au mieux vos contrats SaaS avec vos fournisseurs et vous assurer que vous payez exactement pour les services dont vous avez la nécessité, il est nécessaire de réaliser une analyse approfondie de vos besoins en amont.
Demandez-vous qui sont vos utilisateurs, quels sont vos objectifs commerciaux, quel est votre budget etc.
Un service de suivi des contrats et procurement peut vous aider à vous préparer à ces négociations et à garantir une gestion optimale des solutions SaaS au sein de votre organisation.
Cela passe par la fourniture d’informations sur les tendances du marché pour vous permettre de négocier en ayant connaissance des avantages comparatifs, mais aussi en veillant à la conformité contractuelle des contrats signés avec vos fournisseurs.
Quoi qu’il en soit, que vous soyez accompagné(e) ou non, voici les éléments à analyser pour préparer en amont la négociation avec vos différents fournisseurs informatiques :
- Évaluer vos coûts : en comparant les coûts associés au contrat de la gestion en SaaS (frais d’abonnement, frais supplémentaires, coûts de personnalisation et de support) à la valeur ajoutée que vous apporte le service fourni, vous serez en mesure de percevoir les opportunités de renégociation des tarifs en fonction de votre objectif.
- Examiner les conditions et les modalités de votre contrat : en passant en revue les clauses qui pourraient être modifiées telles que les clauses de résiliation, de renouvellement automatique, de confidentialité ou encore de sécurité des données.
- Vérifier la conformité des services en SaaS : en analysant la performance réelle des SaaS par rapport aux niveaux convenus sur le contrat. Identifiez les écarts éventuels des délais de réponse ou de résolution pour évaluer l’impact sur les opérations de votre entreprise.
Bâtir une stratégie de négociation solide
La deuxième étape, qui n’est pas des moindres, est d’établir une stratégie de négociation qui tienne la route. Des objectifs bien définis au sein de votre entreprise fournissent une base solide pour les négociations en facilitant la communication entre les deux parties.
Une bonne connaissance de l’écosystème interne de votre entreprise peut vous aider à bâtir votre stratégie de négociation.
- Identifier les lacunes: les données du shadow IT* peuvent vous aider à identifier les fonctionnalités manquantes au sein de vos logiciels actuels.
Déterminer des leviers de négociation : par exemple, si vos employés utilisent des produits concurrents, c’est un argument pour demander des tarifs préférentiels ou des fonctionnalités spécifiques dans le contrat.
*Shadow IT se réfère à l'utilisation de logiciels, de technologies ou de services informatiques par les employés sans l'approbation du service informatique de l'entreprise.
N’oubliez pas de penser à optimiser vos coûts logiciels. En identifiant les outils SaaS qui offrent des fonctionnalités similaires, tâchez de consolider ces outils en une seule solution pour réduire les coûts de licence et de maintenance.
À l’inverse, si votre entreprise nécessite plusieurs licences en SaaS, pensez à négocier avec le fournisseur informatique pour obtenir des remises sur volume : avec un potentiel utilisateur élevé, vous pourrez sûrement négocier des tarifs préférentiels.
Promouvoir une relation de confiance avec vos fournisseurs
Établir des relations positives avec le fournisseur informatique est crucial dans le cadre des négociations sur les outils en SaaS. En entretenant une relation de confiance avec le fournisseur, votre collaboration sera plus efficace. Vous serez aussi plus susceptible d’avoir un support technique de qualité ou d’être informé en avant-première des dernières mises à jour.
En travaillant de façon collaborative, vous établissez une relation fructueuse à long terme. La confiance mutuelle vous permettra de résoudre rapidement vos problèmes liés aux logiciels SaaS. Cette approche collaborative est gagnante pour les deux parties : le fournisseur peut trouver des solutions adaptées aux besoins réels de votre entreprise. À l’inverse, votre retour d’expérience peut conduire à des améliorations des logiciels sur le long terme.
Voici, donc, quelques conseils pour promouvoir une communication efficace durant les négociations avec votre fournisseur:
- L’écoute active : pratiquer l’écoute active et poser des questions pertinentes pour clarifier les points importants.
- Une articulation claire des exigences : en amont, n’hésitez pas à réviser vos exigences afin qu’elles soient satisfaites lors des négociations. Vous pouvez aussi préparer une liste détaillée : de cette façon, vous serez capable de les communiquer de manière concise face à votre fournisseur.
- La précision : évitez les termes vagues qui pourraient entraîner des ambiguïtés face à votre interlocuteur. Plus vous privilégiez la communication avec des exemples concrets, plus le fournisseur sera en mesure de répondre à vos objectifs.
Assurer la flexibilité et l'évolutivité de vos contrats SaaS
Pour sortir gagnant de la négociation avec vos fournisseurs informatiques, il faut aussi vous assurer que les contrats négociés soient flexibles. Les exigences de certains secteurs évoluent rapidement et les priorités de votre entreprise peuvent changer.
La flexibilité est donc un prérequis pour pouvoir ajuster votre approvisionnement en outils SaaS en fonction de ces évolutions : votre contrat doit par exemple inclure l’augmentation ou la réduction rapide des capacités de stockage en fonction de votre volume d’activité.
Vous devez également vérifier que les licences sont évolutives. En d'autres termes, vérifiez si le nombre de licences peut être augmenté ou diminué en fonction des besoins réels de votre entreprise. Cela vous permettra de maximiser vos profits en ne payant que ce que vous utilisez réellement, mais aussi de répondre aux besoins du marché en ajoutant ou en supprimant des licences en fonction des exigences du moment.
Ne tombez pas dans le piège du renouvellement automatique des contrats. Pour faire face à ce risque, vous pouvez planifier à l’avance pour réévaluer vos besoins si nécessaire.
La comparaison entre les différentes offres des fournisseurs en SaaS sur le marché peut aussi être une solution afin que les conditions de renouvellement vous soient favorables.
Suivre les tendances du marché
Un dernier conseil pour vous aider à négocier avec les fournisseurs informatiques est de rester informé sur le marché du SaaS. Pour vous tenir au courant des dernières tendances en matière de logiciels SaaS, vous pouvez consulter les sites suivants Gartner suivre les publications de SaaS Mag ou assister à des conférences telles que Saastr.
Une meilleure compréhension du secteur vous permettra de prendre des décisions éclairées lors des négociations avec vos fournisseurs informatiques. En effet, vous serez en mesure d’établir les avantages comparatifs de chaque fournisseur et vous rapprocher de celui qui répond le mieux à vos besoins.
En outre, une bonne connaissance du secteur vous permettra de négocier à partir d’une position de force. Et in fine, vous pourrez profiter des meilleures opportunités en termes de coûts !
Les négociations avec les fournisseurs informatiques n’ont maintenant plus de secret pour vous. En appliquant les méthodes ci-dessus, vous vous assurez que votre contrat SaaS réponde à vos besoins, ni plus, ni moins.
Ces discussions avec les fournisseurs informatiques sont cruciales pour la bonne performance de votre entreprise. Il est donc important d’identifier vos besoins afin que les termes négociés soient flexibles et puissent être rapidement adaptés à l’évolution de votre activité.
Laissez Najar vous accompagner dans l’achat et la gestion de logiciels adaptés aux besoins de votre entreprise et optimisez votre utilisation du SaaS !
