La facturation est l'un des processus les plus importants pour une entreprise, car elle permet de s'assurer que les clients sont payés à temps et que les finances de l'entreprise sont en ordre. Cependant, de nombreuses entreprises se heurtent à leur outil de facturation actuel, que ce soit en raison de fonctionnalités manquantes, de problèmes de fiabilité ou de coûts élevés. Dans cet article, nous examinerons les éléments clés à prendre en compte lors du choix d'un nouvel outil de facturation pour votre entreprise.
Estimez vos besoins en matière de facturation
La première étape pour choisir le bon outil de facturation est d'évaluer les besoins de votre entreprise en matière de facturation. Voici les éléments clés à prendre en compte lors de cette évaluation :
- Volume de facturation : Combien de factures votre entreprise émet-elle chaque mois ?
Le volume de facturation peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre. Il est donc important de trouver un outil de facturation capable de gérer efficacement le volume de votre entreprise. - Types de factures nécessaires : Quels types de factures votre entreprise doit-elle émettre ?
Des factures simples aux factures récurrentes, en passant par les devis et les bons de commande, il est important de trouver un outil de facturation capable de répondre à tous vos besoins en la matière. - Options de paiement : Quelles options de paiement offrez-vous à vos clients ?
Votre nouvel outil de facturation doit pouvoir prendre en charge toutes les options de paiement que vous proposez, y compris les cartes de crédit, les virements bancaires et les paiements mobiles. - Intégrations avec d'autres systèmes : Quels autres systèmes utilisez-vous pour gérer votre entreprise ?
Il est important de trouver un outil de facturation qui s'intègre facilement à vos autres systèmes, tels que votre logiciel de comptabilité, votre système de gestion de la relation client (CRM) ou votre plateforme e-commerce. - Personnalisation des factures : Votre entreprise a-t-elle besoin de personnaliser ses factures en y ajoutant un logo, un message personnalisé ou d'autres informations ?
Assurez-vous que votre nouvel outil de facturation peut répondre à ces besoins de personnalisation. - Gestion fiscale : Votre entreprise doit-elle facturer des taxes ?
Si c'est le cas, vous devez vous assurer que votre nouvel outil de facturation peut gérer efficacement les taxes.
En évaluant ces éléments clés et en utilisant cette liste de contrôle, vous pouvez être sûr de passer en toute confiance à la deuxième partie : l'évaluation des outils de facturation existants.
Les différents types d'outils de facturation
Il existe plusieurs types d'outils de facturation sur le marché. En voici les principaux :
- Logiciel de facturation : les logiciels de facturation permettent aux entreprises de créer et de gérer des factures électroniques. Ils sont souvent très complets et offrent des fonctionnalités telles que la gestion des stocks, la gestion des contacts avec les clients et la gestion des paiements.
Par exemple, Zoho Invoice, Freshbook, Wave, Xero.. : Quickbooks, Zoho Invoice, Freshbook, Wave, Xero...
- Plateformes de paiement : Les plateformes de paiement sont des solutions de paiement en ligne qui permettent aux entreprises de facturer leurs clients en ligne. Elles sont souvent intégrées à des sites de e-commerce ou à des sites web d'entreprise.
Par exemple : PayPal, Stripe, Square, Authorize.net, Braintree...
- Facturation par abonnement : Les outils de facturation par abonnement sont conçus pour les entreprises qui facturent des abonnements mensuels ou annuels. Ils offrent des fonctionnalités telles que la gestion des abonnements, la facturation récurrente et la gestion des renouvellements.
Par exemple : Chargebee, Recurly, Zoho Subscriptions, Chargify, Stripe Billing...
- Facturation mobile : Les outils de facturation mobile sont conçus pour les entreprises qui doivent facturer leurs clients en déplacement. Ils sont souvent disponibles sous la forme d'une application mobile pour smartphones ou tablettes et offrent des fonctionnalités telles que la création de factures sur site et la gestion des paiements.
Par exemple : Invoice2go, Freshbooks, Square Invoices, Zoho Invoice...
- Facturation open source : Les outils de facturation open source sont des logiciels gratuits qui peuvent être personnalisés et utilisés par les entreprises pour créer et gérer des factures électroniques.
Par exemple : Invoice Ninja, Simple Invoices, Akaunting, InvoicePlane...
Sélection de l'outil de facturation approprié
Maintenant que vous connaissez les différents types d'outils de facturation disponibles sur le marché, il est temps de choisir celui qui convient à votre entreprise. Voici les étapes à suivre pour sélectionner le bon outil de facturation :
- Évaluez vos besoins en matière de facturation : Avant de choisir un outil de facturation, vous devez d'abord comprendre vos besoins en matière de facturation. Posez-vous les questions suivantes :
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin (par exemple, gestion des stocks, gestion des contacts avec les clients, gestion des paiements) ? - A quelle fréquence facturez-vous vos clients ?
- Facturez-vous des abonnements ou des frais uniques ?
- Devez-vous créer des factures sur place ?
- Combien de clients facturez-vous ?
- Évaluez votre budget : Le coût est un facteur important dans le choix d'un outil de facturation. Les outils de facturation peuvent varier considérablement en termes de coûts et de plans de tarification. Evaluez le montant que vous êtes prêt à dépenser pour un outil de facturation.
Nous vous conseillons également de lire notre article sur Quickbook, sur la manière d'organiser sa migration. Nous vous proposons un modèle de comparaison des outils utilisés par nos acheteurs IT, ainsi qu'un step by step très complet.
En résumé
La facturation est un processus essentiel pour les entreprises, car elle leur permet d'être payées en temps voulu par leurs clients et d'assurer leur stabilité financière. Cependant, de nombreuses entreprises sont confrontées à des difficultés avec leur outil de facturation actuel, telles que des fonctionnalités manquantes, des problèmes de fiabilité ou des coûts élevés.
Cet article explore les facteurs clés à prendre en compte lors de la sélection d'un nouvel outil de facturation pour votre entreprise, notamment l'évaluation de vos besoins en matière de facturation, l'évaluation de votre budget et la compréhension des différents types d'outils de facturation disponibles sur le marché. En suivant ces étapes, les entreprises peuvent choisir l'outil de facturation qui répond à leurs besoins spécifiques et améliore leur processus de facturation.
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