Quand votre environnement informatique grandit, il devient difficile de garder le contrôle sur chaque élément. Il faut vérifier les licences, mettre à jour les actifs, suivre les renouvellements et faire valider les demandes d’achat.
Si ces processus sont suivis manuellement, de petites erreurs peuvent vite causer des dépenses inutiles et un manque de visibilité.
L’automatisation des processus gestion des actifs informatiques transforme ces tâches répétitives en workflows clairs. Cela aide les équipes à garder le contrôle sur les actifs, les dépenses, les licences et les renouvellements, sans ajouter de travail administratif.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus gestion des actifs informatiques ?
L’automatisation des processus gestion des actifs informatiques s’appuie sur des logiciels, des règles et des workflows pour gérer les tâches répétitives à chaque étape du cycle de vie des actifs.
Au lieu de demander aux employés de mettre à jour les informations, de vérifier les licences, d’envoyer des rappels ou de traiter les demandes d’achat, les workflows automatisés prennent le relais dès que les conditions sont réunies.
Par exemple, si un contrat logiciel doit être renouvelé dans 60 jours, un workflow automatisé peut prévenir le responsable, demander les données d’utilisation et envoyer le renouvellement pour approbation.
L’automatisation peut intervenir à chaque étape du cycle de vie des actifs : achat, mise en place, suivi de l’utilisation, maintenance, gestion des renouvellements et retrait des équipements obsolètes.
Les logiciels de gestion des actifs informatiques donnent les données et outils pour gérer vos actifs. L’automatisation utilise ces informations pour lancer des actions.
Par exemple, votre plateforme ITAM peut signaler qu’un contrat arrive à échéance, et un workflow automatisé peut prévenir l’équipe et lancer la révision.
Le but n’est pas d’éliminer l’intervention humaine dans la gestion des actifs informatiques. Au contraire, l’automatisation gère les tâches courantes pour que votre équipe se concentre sur les décisions qui demandent son expertise.
Automatisation de la gestion des actifs informatiques vs gestion manuelle
La gestion manuelle des actifs informatiques peut convenir aux petites organisations avec peu d’actifs. Mais dès que vous ajoutez des applications, des utilisateurs, des appareils ou des fournisseurs, il devient difficile de garder des informations précises.
Gestion automatisée des actifs informatiques | Gestion manuelle des actifs informatiques |
|---|---|
Automatise les workflows répétitifs | Repose largement sur des tâches manuelles |
Fournit des informations constamment mises à jour | Les informations peuvent devenir obsolètes |
Envoie automatiquement des alertes et des rappels | Les équipes doivent suivre elles-mêmes les échéances |
Standardise les processus récurrents | Les processus peuvent varier d’une équipe à l’autre |
Réduit la saisie manuelle des données | Plus exposée aux erreurs humaines |
Évolue avec la croissance de l’environnement informatique | Devient plus difficile à gérer à mesure que le nombre d’actifs augmente |
L’automatisation ne fait pas disparaître toutes les tâches manuelles de gestion des actifs informatiques. Elle gère les tâches courantes, mais les équipes restent responsables des décisions qui demandent du contexte, une approbation ou du jugement.
Comment fonctionne l’automatisation des processus gestion des actifs informatiques ?
L’automatisation de la gestion des actifs informatiques repose sur des logiciels qui prennent en charge les tâches répétitives grâce à des règles, des déclencheurs et des workflows définis à l’avance.
Plutôt que de demander à un employé de vérifier un tableur, d’envoyer une demande d’approbation ou de rappeler à quelqu’un qu’un renouvellement approche, un workflow automatisé peut lancer l’action nécessaire au bon moment.
Par exemple, lorsqu’un employé demande un nouveau logiciel, un processus automatisé peut :
- Enregistrer la demande d’achat.
- L’envoyer au bon approbateur.
- Vérifier les informations d’achat pertinentes.
- Enregistrer la décision.
- Transmettre la demande à l’équipe des achats.
- Stocker les informations relatives au contrat et au fournisseur pour consultation ultérieure.
Les workflows précis varient selon la façon dont chaque organisation gère ses actifs informatiques. Mais l’objectif reste identique : remplacer les tâches manuelles répétitives par des processus fiables et faciles à suivre.
Quand les entreprises ont-elles besoin d’automatiser les processus de gestion des actifs informatiques ?
Il n’est pas nécessaire d’automatiser tous vos processus de gestion des actifs informatiques d’un coup. Mais certains signes montrent que vos méthodes manuelles deviennent compliquées à gérer.
- Vos données sur les actifs sont difficiles à maintenir à jour
Si votre équipe met souvent à jour des tableurs, rapproche des informations ou saisit manuellement des données sur les actifs dans plusieurs systèmes, les erreurs et les données dépassées peuvent vite s’accumuler.
- Les renouvellements et les échéances sont faciles à manquer
Si votre équipe s’appuie sur des calendriers ou des rappels personnels pour suivre les contrats logiciels et les licences, il est facile de rater des échéances importantes.
Les alertes et workflows automatisés peuvent déclencher les vérifications nécessaires avant le renouvellement.
- Les équipes IT consacrent trop de temps aux tâches répétitives
Mettre à jour les informations à la main, envoyer des demandes d’approbation, vérifier les licences et faire des relances prend beaucoup de temps.
Ces tâches sont généralement de bonnes candidates à l’automatisation.
- Votre organisation est en pleine croissance
Quand votre organisation grandit et que vous ajoutez plus d’employés, d’applications, d’appareils, de fournisseurs et de contrats, les tâches de gestion des actifs informatiques augmentent aussi.
L’automatisation permet de standardiser ces processus sans alourdir la charge administrative.
- Vous avez des logiciels en double ou inutilisés
Si plusieurs équipes achètent des applications similaires ou si des employés arrêtent d’utiliser certains logiciels sans que les licences soient récupérées, l’automatisation peut repérer ces cas et lancer la vérification nécessaire.
- Votre environnement informatique évolue rapidement
Quand votre organisation se lance dans une transformation numérique, fait des fusions ou adopte rapidement de nouveaux outils SaaS, le nombre d’actifs et de fournisseurs peut vite grimper.
Les workflows automatisés aident votre équipe à garder des processus cohérents, même en période de changement.
Les avantages de l’automatisation des processus dans la gestion des actifs informatiques
L’automatisation des processus permet aux équipes IT, finance et achats de gérer les actifs plus efficacement. Elle réduit le travail manuel, améliore la visibilité et facilite l’utilisation des informations clés.
Najar réunit ces avantages en connectant les workflows d’achat aux données relatives aux dépenses SaaS et aux actifs.
1. Automatiser les tâches répétitives de gestion des actifs informatiques
Suivre les renouvellements, mettre à jour les informations sur les actifs, vérifier les licences et suivre les approbations sont des tâches manuelles qui prennent beaucoup de temps.
Automatiser ces workflows aide les équipes à gérer les processus courants plus efficacement et limite le besoin de relances manuelles.
Avec Najar, les équipes centralisent les workflows d’achats et de gestion SaaS, ce qui simplifie la gestion des demandes, des approbations, des contrats et des renouvellements sur une seule plateforme.
2. Améliorer la visibilité sur votre environnement informatique
Pour bien gérer les actifs, il faut disposer d’informations précises sur ce que possède, utilise et paie votre organisation.
Najar donne aux équipes IT, finance et achats une meilleure visibilité sur les dépenses logicielles, les licences, les contrats, les fournisseurs et les renouvellements. Cela aide à repérer les logiciels inutilisés ou en double et à mieux comprendre où vont les dépenses technologiques.
→ 💻 Découvrez notre guide détaillé des logiciels SaaS de gestion de portefeuille pour voir comment ils peuvent vous aider à améliorer la visibilité de vos applications.
3. Réduire les dépenses IT inutiles
L’automatisation aide à repérer les opportunités d’économies avant qu’elles ne deviennent des dépenses inutiles.
Les équipes peuvent analyser l’utilisation des logiciels, les licences, les contrats et les renouvellements à venir sans avoir à gérer des tableurs éparpillés ou à faire des vérifications manuelles.
Najar aide les équipes à repérer les licences inutilisées, les applications en double et les renouvellements à venir. Elles disposent ainsi des informations nécessaires pour réduire les dépenses inutiles et prendre de meilleures décisions d’achat.
→ 💻 Pour en savoir plus, consultez notre guide détaillé sur la gestion des dépenses SaaS.
4. Renforcer la conformité et le contrôle
Les workflows automatisés aident à s’assurer que les achats IT et la gestion des actifs respectent bien les exigences d’approbation et de conformité.
En rassemblant les demandes d’achat, les contrats, les licences et les approbations sur une seule plateforme, Najar permet aux équipes de mieux suivre leurs achats IT et de limiter les risques liés aux logiciels non gérés.
5. Prendre plus rapidement des décisions basées sur les données
Quand les informations sur les actifs, leur utilisation, les dépenses et les contrats sont faciles d’accès, les équipes peuvent décider sans perdre des heures à rassembler des données de plusieurs systèmes.
Najar centralise ces informations pour que les équipes IT, finance et achats puissent rapidement évaluer les achats, les renouvellements et l’utilisation des logiciels, et prendre des décisions sur des données fiables.
Quels processus de gestion des actifs informatiques peuvent être automatisés ?
Les processus les plus adaptés à l’automatisation sont souvent ceux qui se répètent, suivent des règles claires et reviennent fréquemment.
Process | What automation can do |
|---|---|
Découverte des actifs | Identifier automatiquement les logiciels, matériels et autres actifs technologiques. |
Suivi des licences | Suivre les licences, les droits d’utilisation et l’utilisation des logiciels sans dépendre de mises à jour manuelles. |
Demandes d’achat | Acheminer les demandes de logiciels et de matériel vers les approbateurs concernés. |
Workflows d’approbation | Faire passer les demandes par des processus d’approbation prédéfinis et les faire remonter si nécessaire. |
Gestion des renouvellements | Alerter les équipes sur les prochains renouvellements de contrats et de licences et déclencher les workflows de vérification. |
Onboarding des employés | Déclencher l’attribution des logiciels et des actifs lorsqu’un employé rejoint l’entreprise. |
Offboarding des employés | Déclencher la suppression des accès et la récupération des actifs lorsqu’un employé quitte l’entreprise. |
Récupération des licences | Identifier les licences inutilisées et déclencher leur réattribution ou leur suppression. |
Gestion des contrats | Centraliser les informations contractuelles et déclencher des rappels pour les dates importantes. |
Suivi de la conformité | Comparer l’utilisation aux droits d’utilisation afin d’identifier les problèmes potentiels liés aux licences. |
Reporting | Générer automatiquement des rapports et des tableaux de bord à partir des données actuelles sur les actifs. |
Mise hors service des actifs | Déclencher des workflows pour récupérer, remplacer ou mettre hors service les actifs obsolètes. |
Il n’est pas nécessaire d’automatiser tous les processus. L’automatisation est surtout utile pour les tâches répétitives, celles qui impliquent plusieurs personnes ou qui dépendent d’informations qui changent souvent.
1. Inventaire des actifs informatiques
Avoir un inventaire précis est indispensable pour bien gérer les actifs informatiques.
Les organisations doivent connaître les matériels et logiciels qu’elles possèdent, savoir qui les utilise et comprendre comment ils s’intègrent à leur environnement informatique.
Grâce à l’automatisation, les informations sur les actifs peuvent être collectées et mises à jour automatiquement à partir des systèmes connectés. Ainsi, les équipes ne dépendent plus seulement de la saisie manuelle.
Par exemple, quand un nouvel appareil ou logiciel est ajouté, ses informations sont enregistrées et reliées au bon utilisateur, au bon service ou à l’actif concerné.
2. Suivi des actifs et gestion de leur cycle de vie
Les actifs informatiques suivent plusieurs étapes : achat, mise en place, maintenance, réaffectation, puis mise hors service.
Quand une organisation grandit, il devient difficile de suivre chaque changement à la main. Les workflows automatisés peuvent lancer des actions dès qu’un actif change de statut ou passe à une nouvelle étape.
Par exemple, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, un workflow peut lancer le processus de récupération de son matériel et de suppression de ses accès aux logiciels.
L’automatisation aide aussi les équipes à repérer les actifs qui vont bientôt être remplacés ou retirés, ce qui rend la planification plus simple.
💻 Consultez notre guide sur la gestion du cycle de vie des actifs informatiques pour apprendre à gérer efficacement vos actifs, de l’acquisition à la mise hors service.
3. Gestion des licences logicielles
L’automatisation est très adaptée à la gestion des licences logicielles, car il faut sans cesse suivre les achats, les utilisateurs, l’utilisation des logiciels et les dates de renouvellement.
Les processus automatisés aident les équipes IT et achats à suivre, par exemple :
- Les licences et abonnements logiciels
- Les utilisateurs auxquels les licences sont attribuées
- La disponibilité des licences
- Les dates de renouvellement
- Les abonnements inutilisés ou sous-utilisés
- Les conditions contractuelles
Par exemple, un processus automatisé de renouvellement peut prévenir les bonnes personnes avant qu’un abonnement soit renouvelé.
Les équipes IT et achats ont alors le temps de vérifier si le logiciel est encore utile, au lieu de laisser le renouvellement se faire sans contrôle.
4. Achats IT et demandes d’achat
Les achats IT passent souvent par plusieurs étapes et impliquent différentes personnes. Un employé fait une demande, un responsable l’examine, l’équipe achats vérifie l’achat et le service financier peut devoir approuver la dépense.
Quand ces étapes sont gérées par e-mail ou avec des tableurs, il devient difficile de suivre les demandes et les validations, ce qui peut ralentir les achats.
L’automatisation aide les organisations à créer des workflows d’achat standardisés.
Les demandes suivent alors un processus centralisé et sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes selon le service, le type d’achat ou le montant.
Cela rend le processus plus clair pour les employés et les équipes achats, tout en limitant les échanges inutiles.
5. Gestion des contrats et des renouvellements
Les contrats IT et les abonnements SaaS ont des dates clés, comme les échéances de renouvellement, les dates d’expiration et les délais de préavis.
Si ces dates sont oubliées, les équipes risquent d’avoir des renouvellements non souhaités ou de manquer de temps pour négocier de meilleures conditions.
L’automatisation des workflows contractuels permet aux équipes de suivre ces dates et de recevoir des rappels avant qu’une action soit nécessaire.
Par exemple, un workflow peut avertir l’équipe achats quelques semaines avant le renouvellement d’un contrat logiciel.
L’équipe peut alors vérifier l’utilisation, le prix et les besoins de l’entreprise avant de choisir de renouveler, renégocier ou résilier le contrat.
6. Onboarding et offboarding des employés
L’onboarding et l’offboarding demandent souvent la collaboration des équipes IT, RH, des responsables et des employés.
L’automatisation relie ces différentes étapes pour que chaque tâche soit faite au bon moment.
Par exemple, lors de l’onboarding, les workflows facilitent l’organisation du matériel, des accès aux logiciels et d’autres besoins IT.
Lors de l’offboarding, ils déclenchent la restitution du matériel, la désactivation des comptes et la réaffectation des licences.
Cela réduit le travail manuel des équipes IT et rend le processus plus fluide.
7. Reporting et conformité des actifs informatiques
Les équipes IT et achats doivent régulièrement avoir une vue d’ensemble des actifs, des licences, des fournisseurs et des dépenses de l’entreprise.
Créer ces rapports à la main prend du temps et peut donner des informations incohérentes ou dépassées.
Le reporting automatisé regroupe les données importantes sur les actifs et facilite le suivi de l’utilisation des logiciels, de l’attribution des licences, des renouvellements et des achats.
Cela aide aussi à la conformité, car les organisations gardent plus facilement des informations claires sur les technologies qu’elles possèdent, utilisent et achètent.
Il n’est pas nécessaire d’automatiser tous les processus.
Par exemple, vous pouvez automatiser les rappels de renouvellement et les vérifications d’utilisation, mais laisser la décision finale aux équipes achats ou IT.
Vos priorités dépendront des besoins propres à votre organisation.
Une entreprise avec beaucoup de logiciels SaaS bénéficiera surtout de l’automatisation des licences et des renouvellements, tandis qu’une autre pourra se concentrer sur l’attribution du matériel et la gestion de son cycle de vie.
Comment automatiser les processus de gestion des actifs informatiques
L’automatisation est plus efficace si les organisations commencent par bien comprendre leurs processus actuels. Automatiser un processus mal conçu ne fait qu’accélérer des workflows inefficaces.
Étape 1 : Cartographier vos processus actuels de gestion des actifs informatiques
Commencez par noter comment les actifs sont achetés, approuvés, déployés, suivis, renouvelés et mis hors service aujourd’hui.
Repérez les processus qui demandent une saisie répétitive de données, plusieurs validations, des rappels manuels ou des informations dispersées dans plusieurs systèmes.
Étape 2 : Identifier les tâches répétitives et manuelles
Donnez la priorité aux processus où l’automatisation aura le plus d’impact.
Les demandes d’achat, les workflows d’approbation, les rappels de renouvellement, le suivi des licences et le reporting sont de bons points de départ, car ils reviennent souvent et suivent des étapes prévisibles.
Étape 3 : Connecter vos systèmes IT et vos sources de données
L’automatisation fonctionne mieux quand les informations importantes circulent facilement entre les systèmes déjà utilisés par vos équipes.
Selon votre environnement, cela peut inclure les plateformes de gestion des identités, les systèmes RH, les outils financiers, les plateformes de gestion des actifs informatiques et les logiciels d’achats.
Le but est de limiter le transfert manuel d’informations d’un système à l’autre par les employés.
Étape 4 : Automatiser les workflows et les approbations
Définissez des règles claires sur les actions à prendre quand un événement précis se produit.
Par exemple, une demande d’achat de logiciel peut être envoyée automatiquement à un responsable pour validation, puis transmise à l’équipe achats une fois approuvée.
Des règles claires garantissent que les demandes suivent toujours le même processus, sans dépendre de la mémoire des employés.
Étape 5 : Suivre les résultats et optimiser les processus
L’automatisation n’est pas une solution à mettre en place une seule fois.
Surveillez la durée des processus, repérez les étapes où les demandes bloquent et voyez quels workflows apportent le plus de valeur. Servez-vous de ces informations pour améliorer vos processus et automatiser d’autres tâches petit à petit.
Comment choisir le bon logiciel d’automatisation de la gestion des actifs informatiques ?
La plateforme la plus adaptée dépend des actifs que vous gérez, de la complexité de votre environnement IT et des processus à automatiser.
1. Vérifiez les actifs pris en charge
Vérifiez d’abord que la plateforme peut gérer les actifs essentiels pour votre organisation. Une entreprise qui utilise beaucoup d’outils SaaS n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise qui gère surtout des appareils physiques.
2. Examinez les intégrations
Votre plateforme d’automatisation doit pouvoir se connecter aux systèmes qui contiennent les données clés sur les employés, les logiciels, les achats, l’utilisation et les finances.
Sans ces connexions, les équipes devront encore transférer certaines informations à la main, ce qui limite les avantages de l’automatisation.
Par exemple, Najar s’intègre aux outils RH, financiers et SSO pour récupérer automatiquement les données sur les employés et leur utilisation.
Cela permet de garder l’onboarding, l’offboarding et le suivi des licences synchronisés sans mises à jour manuelles.
3. Évaluez les fonctionnalités de workflow
Ne vous limitez pas aux simples rappels et notifications. Une bonne plateforme d’automatisation doit vous permettre de créer des workflows capables de :
- Déclencher des actions en fonction d’événements spécifiques
- Attribuer des tâches aux bonnes personnes
- Demander des approbations
- Envoyer des notifications et des alertes d’escalade
- Mettre à jour les informations
- Transférer des données entre les systèmes connectés
- Signaler les exceptions nécessitant une intervention humaine
4. Prenez en compte le reporting et la visibilité
L’automatisation est particulièrement utile lorsque les équipes peuvent suivre ce qui se passe dans leur environnement IT. Recherchez des fonctionnalités de reporting permettant de suivre le statut des actifs, l’utilisation des logiciels, les renouvellements à venir, l’attribution des licences et l’activité des workflows.
5. Vérifiez l’évolutivité
Votre plateforme d’automatisation doit rester efficace à mesure que vous ajoutez des employés, des applications, des fournisseurs et des actifs. L’objectif est d’éviter de remplacer une multitude de tableurs par un nouvel ensemble de workflows manuels complexes.
Automatisez vos processus de gestion avec Najar
Najar aide les équipes achats à automatiser les processus liés aux achats IT et SaaS tout en centralisant les dépenses, les fournisseurs et les contrats.
Avec Najar, vous bénéficiez de :
- Demandes d’achat automatisées : standardisez la manière dont les employés demandent de nouveaux logiciels et transmettez les demandes aux bons approbateurs.
- Gestion centralisée des fournisseurs et des contrats : regroupez les informations sur les fournisseurs, les contrats et les dates de renouvellement au même endroit.
- Visibilité sur les dépenses SaaS : identifiez où est consacré votre budget logiciel et repérez les opportunités de réduire les dépenses inutiles.
- Workflows d’approbation automatisés : remplacez les échanges d’e-mails et les relances manuelles par des processus d’approbation structurés.
- Accompagnement des achats : donnez à votre équipe plus de temps pour évaluer les fournisseurs et négocier de meilleures conditions pour vos logiciels.
En connectant ces workflows, Najar permet aux équipes finance, achats et IT de suivre les dépenses logicielles, l’utilisation des licences, les contrats et les renouvellements depuis un seul endroit.
Plutôt que de reconstituer chaque année la visibilité sur votre parc logiciel à la main, les équipes peuvent suivre en continu ce qu’elles dépensent, ce qu’elles utilisent et les contrats qui approchent de leur renouvellement.
Découvrez Najar pour automatiser vos processus de gestion des actifs informatiques et reprendre le contrôle de vos actifs IT.
