Comprendre le coût total de possession du SaaS
Les outils SaaS sont parfaits pour rendre vos équipes plus efficaces. En revanche, ils représentent un coût pour votre entreprise qu'il ne faut pas négliger. Pour calculer ce coût de manière efficace, il convient d'examiner le le coût total de possession (ou TCO).
Il est essentiel d'évaluer non seulement les frais d'abonnement, mais aussi les coûts supplémentaires associés à votre logiciel. C'est en connaissant le TCO que les directeurs financiers peuvent prendre des décisions éclairées. Ils peuvent alors optimiser le retour sur investissement de votre SaaS.
Découvrez notre guide du directeur financier sur tout ce que vous devez savoir sur votre TCO.
Quel est le coût total de possession des outils SaaS ?
TCO : définition
Bill Kirwin, analyste chez Gartner, est à l'origine du concept de TCO. Il le définit comme "le coût total d'acquisition, d'utilisation, de gestion et de retrait d'un actif sur l'ensemble de son cycle de vie". Dans notre cas, cet actif correspond à votre logiciel SaaS.
Le coût total de possession SaaS couvre tous les coûts associés à vos solutions. En d'autres termes :
→ Frais d'abonnement,
→ Nombre d'utilisateurs actifs,
→ Licences de logiciels,
→ Etc.
Comment calculer le coût total de possession d'un logiciel-service ?
Vous devez également tenir compte des coûts d'installation, de mise en œuvre et de personnalisation de vos outils.
N'oubliez pas le coût de la formation de vos équipes à la maîtrise de vos solutions. Prenez également en compte les coûts d'intégration, qui couvrent les manipulations nécessaires pour synchroniser vos outils avec le reste de votre écosystème. Enfin, ajoutez les coûts de support et de maintenance (mises à jour, etc.).
L'adoption de solutions SaaS a donc de réelles implications financières. Les directeurs financiers doivent évaluer le coût total de possession (TCO) de manière précise et exhaustive afin d'anticiper ces dépenses.
L'importance d'évaluer le coût total de possession (TCO) du SaaS
Le coût total de possession (TCO) de vos solutions SaaS est bien plus important que les simples frais d'abonnement.
Avant de prendre la décision d'acheter un nouveau logiciel, il est essentiel d'évaluer correctement le coût total de possession (TCO ), faute de quoi vous pourriez avoir de mauvaises surprises.
Même si les frais d'abonnement à un logiciel-service sont très bas, faites attention aux mises à niveau et aux fonctions supplémentaires payantes ! Au bout de quelques mois, vous risquez d'être submergé par des dépenses qui auraient pu être évitées.
Calculez votre TCO pour investir dans votre croissance
Les ressources consacrées aux logiciels SaaS ne sont pas investies dans votre entreprise. Ainsi, en prenant en compte les coûts cachés de vos différentes solutions, vous pouvez utiliser l'argent économisé à bon escient pour développer votre entreprise.
Le TCO comme monnaie d'échange avec vos fournisseurs
Connaître le TCO de vos outils SaaS représente un argument de négociation supplémentaire. En effet, en mettant en évidence tous les coûts représentés par votre logiciel, vous pourrez faire valoir vos arguments en faveur d'un prix plus avantageux.
Prenons l'exemple d'un fournisseur qui vous propose des frais d'abonnement importants pour une solution qui n'est pas tout à fait adaptée à votre activité. Si votre analyse montre que les coûts de personnalisation sont élevés, vous pouvez négocier un prix inférieur.
Facteurs influençant le coût total de possession (TCO) du SaaS
Certaines solutions SaaS ont un coût total de possession beaucoup plus élevé que d'autres. Vous pouvez l'anticiper en observant quelques facteurs clés qui influencent ces coûts.
Par exemple, un logiciel très complexe à installer et à intégrer dans votre écosystème aura probablement un coût de mise en œuvre élevé. Si ces applications SaaS sont également difficiles à prendre en main, veillez à anticiper le coût (et la durée) de la formation.
Certains outils nécessiteront également un niveau élevé de personnalisation pour être pleinement adaptés à votre entreprise. Il est parfois judicieux d'acheter une solution spécialisée pour votre secteur d'activité afin d'éviter ce genre de désagrément.
Stratégies d'optimisation des coûts SaaS
Les coûts du SaaS ne sont en aucun cas gravés dans le marbre.
Les directeurs financiers disposent de nombreuses ressources pour optimiser les coûts associés à votre écosystème SaaS. Voici quelques pistes pour améliorer l'efficacité financière de votre entreprise.
Consolider les outils redondants
Certains outils ont des fonctionnalités redondantes. Par exemple, un logiciel de prise de rendez-vous et un calendrier connecté permettent tous deux d'envoyer des invitations vidéo à des réunions.
Il est important de procéder à une analyse détaillée de chaque outil afin d'identifier les fonctionnalités en double.
Vous pourrez alors éliminer certaines fonctionnalités, voire certains outils, qui sont finalement inutiles. Cela permet de réduire automatiquement les coûts.
Les outils SaaS redondants ne sont pas seulement synonymes de coûts évitables, mais aussi de désagréments pour vos équipes.
Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre article sur les chevauchements SaaS et découvrez nos conseils pour les identifier et les résoudre.
Renégocier les contrats SaaS
Comme nous l'avons vu précédemment, il est essentiel que vos directeurs financiers aient à l'esprit le coût total de possession de vos outils. C'est ainsi qu'ils pourront plus facilement négocier les prix avec vos fournisseurs.
Les contrats SaaS sont généralement à durée indéterminée. Il est donc judicieux de négocier des tarifs plus bas, des outils plus personnalisés mais à moindre coût, ou un forfait avantageux sur les frais de maintenance, entre autres.
En outre, si votre entreprise est en pleine croissance, vous pouvez négocier une remise sur le volume. Plus vous avez d'utilisateurs de vos solutions SaaS, plus vous pourrez obtenir un prix compétitif. Pour cela, vous devez vous assurer que vos outils sont utilisés par vos équipes.
Améliorer les taux d'utilisation des logiciels SaaS
Pour maximiser votre investissement dans les solutions SaaS, il est essentiel d'optimiser leur utilisation par votre personnel. Cela signifie qu'il faut s'assurer que le plus grand nombre possible de personnes utilisent toutes les fonctionnalités de votre logiciel.
Une formation complète et appliquée permet à vos équipes de se familiariser rapidement et efficacement avec le logiciel. C'est le meilleur moyen de s'assurer qu'elles comprennent les avantages de chaque fonctionnalité, afin d'en tirer le meilleur parti.
Prendre des décisions éclairées sur la base de données
L'utilisation de vos outils SaaS génère un volume important de données qu'il ne faut pas négliger. Ces données méritent d'être analysées en profondeur, pour vous aider à gérer votre écosystème.
Cependant, l'utilisation de vos données d'utilisation peut vous sembler trop technique. N'hésitez pas à faire appel à des prestataires comme Welii pour vous aider à y voir plus clair. Chez Welii, nous vous aidons à optimiser votre réseau de logiciels SaaS pour qu'il soit 100% adapté à votre activité.
Vous voulez en savoir plus ?
Consultez notre calculateur d'économies et découvrez combien vous pouvez économiser en gérant efficacement vos solutions SaaS.
L'exemple de Zenchef
Zenchef est une solution logicielle SaaS tout-en-un qui permet aux restaurants d'attirer et de fidéliser leurs clients. Welii a aidé Zenchef à résoudre plusieurs problèmes liés à leur écosystème SaaS, à travers l'analyse du TCO de leurs différentes solutions.
Aider Zenchef à négocier avec les fournisseurs
Le premier défi était la négociation avec les fournisseurs. Zenchef n'allouait pas assez de ressources aux discussions avec ses partenaires SaaS. Grâce à l'accompagnement de Welii, Zenchef a pu réaliser une économie moyenne de 25% par négociation.
Optimiser l'écosystème SaaS de Zenchef
L'étape suivante a consisté à évaluer en détail l 'utilisation des logiciels existants. Ceux-ci étaient utilisés "à l'aveugle", sans que l'on connaisse leur taux d'utilisation réel par les employés. Cela entraînait des dépenses incontrôlées et des difficultés à comptabiliser ces coûts.
En exploitant au mieux les données disponibles à l'aide de Welii, Zenchef a pu éliminer certains coûts inutiles, causés par des fonctionnalités redondantes dans plusieurs logiciels. Il était donc primordial de réaliser une étude approfondie des besoins des employés afin de sélectionner les bonnes solutions.
Calculer le coût total de possession de vos outils SaaS est loin d'être superflu. Il met en lumière les conséquences globales de l'utilisation de vos solutions. En l'analysant en détail, vous pourrez faire de meilleurs choix.
Le calcul du coût total de possession (TCO) du SaaS vous permet de réaliser des économies substantielles tout en maximisant l'efficacité de vos équipes. Un véritable atout pour vos directeurs financiers.
