Top 10 des stratégies d'optimisation des coûts SaaS pour réduire le gaspillage logiciel

Votre pile logicielle vous coûte probablement plus cher que vous ne le pensez.

Le Shadow IT représente plus de 40 % des dépenses en SaaS et est associé à près de 60 % des violations de données.

Ce problème ne fait qu’augmenter avec le temps.

À chaque cycle de facturation, chaque outil non approuvé, abonnement inutilisé ou contrat renouvelé automatiquement fait grimper vos dépenses sans que vous vous en rendiez compte.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des stratégies d’optimisation des coûts SaaS à adopter.

Qu’est-ce que l’optimisation des coûts SaaS ?

L’optimisation des coûts SaaS consiste à réduire les dépenses logicielles inutiles tout en maximisant la valeur de vos investissements SaaS.

Le but n’est pas seulement de réduire les dépenses, mais aussi de garantir que chaque euro investi dans vos logiciels apporte vraiment un gain de productivité, d’efficacité ou de chiffre d’affaires.

Concrètement, cela implique généralement de :

• repérer les licences inutilisées ;
• supprimer les outils redondants ;
• choisir les offres tarifaires les plus adaptées ;
• négocier de meilleurs contrats ;
• aider les équipes à exploiter pleinement les logiciels dont elles disposent.

L’optimisation des coûts SaaS ressemble à la gestion des coûts SaaS (SaaS cost management), mais ce ne sont pas exactement la même chose.

→ La gestion des coûts SaaS consiste à suivre, contrôler et surveiller les dépenses logicielles. Elle vous permet de savoir quelles applications vous utilisez, combien elles vous coûtent et à quelles dates les contrats arrivent à échéance.

→ L’optimisation des coûts SaaS va plus loin. Elle exploite ces informations pour identifier des économies, prendre de meilleures décisions d’achat et aligner les dépenses logicielles sur les objectifs de l’entreprise.

En résumé, la gestion des coûts vous permet de voir clairement vos dépenses SaaS, alors que l’optimisation vous aide à les réduire de façon plus réfléchie.

Quelles sont les stratégies d’optimisation des coûts SaaS ?

Les stratégies d’optimisation des coûts SaaS rassemblent toutes les actions qui permettent d’ajuster les dépenses logicielles sans priver les équipes des outils essentiels.

Elles font partie d’une approche globale de gestion des dépenses SaaS (SaaS spend management), avec un objectif clair : éliminer le gaspillage.

En pratique, cela consiste notamment à :

• supprimer les licences auxquelles personne ne se connecte ;
• regrouper les applications qui remplissent les mêmes fonctions ;
• renégocier les contrats qui ne correspondent plus aux usages réels ;
• standardiser les processus d’achat de nouveaux logiciels.

Le but est que chaque euro dépensé dans les logiciels apporte une valeur réelle et mesurable.

Quand ces stratégies sont appliquées régulièrement, elles deviennent une habitude de gestion et non une action isolée. Elles aident à garder une pile logicielle efficace au fur et à mesure que l’entreprise se développe.

Quels sont les risques de ne pas optimiser les coûts SaaS ?

Si vous ignorez l’optimisation des coûts SaaS, le problème ne fera qu’empirer avec le temps. Voici les principales conséquences.

1. Votre budget s’érode sans que personne ne s’en aperçoive

Sans une vue d’ensemble sur les abonnements, les outils inutilisés se renouvellent tout seuls. Vous continuez donc à payer cher pour des licences que personne n’utilise pendant des mois.

Ce n’est pas un cas isolé : 49 % des licences SaaS ne sont jamais utilisées, ce qui veut dire que presque la moitié des dépenses logicielles est gaspillée.

2. Le Shadow IT crée des risques de sécurité et de conformité

En moyenne, 42 % des applications SaaS utilisées dans une entreprise relèvent du Shadow IT, c’est-à-dire qu’elles échappent au contrôle des équipes informatiques.

Lorsque les collaborateurs achètent eux-mêmes des logiciels, l’IT ne peut ni les recenser ni les administrer.

Il devient alors impossible de savoir si ces outils respectent les règles de sécurité ou de conformité de l’entreprise.

3. Les outils d’IA deviennent le nouveau Shadow IT

Les équipes adoptent de plus en plus d’outils d’intelligence artificielle, souvent sans en informer les services informatiques ou les achats.

Par exemple :

• le marketing souscrit à un outil de rédaction assistée par IA ;
• les développeurs installent un assistant de programmation basé sur l’IA ;
• les équipes opérationnelles utilisent une solution de reporting alimentée par l’IA.

Aucun de ces logiciels ne passe par le processus d’approbation, mais l’entreprise en paie quand même les coûts.

Les solutions SaaS intégrant l’IA connaissent aujourd’hui la croissance la plus rapide du marché, ce qui accélère encore la prolifération des logiciels.

Plus vous attendez pour agir, plus il sera difficile de reprendre le contrôle.

Les 10 meilleures stratégies d’optimisation des coûts SaaS

Vous êtes prêt à passer à l’action ?

Voici dix stratégies qui vous aideront à réaliser les économies les plus importantes.

Pour voir des résultats rapidement, commencez par les trois premières : faites un audit de votre parc logiciel, récupérez les licences inutilisées et gérez mieux vos renouvellements de contrats.

Les autres stratégies vous permettront ensuite de garder le contrôle sur vos dépenses SaaS sur le long terme.

1. Réaliser un audit complet de votre parc SaaS

Avant de chercher à optimiser vos dépenses, il est important d’avoir une vue précise de votre environnement logiciel. Faites d’abord la liste de toutes les applications utilisées, en indiquant qui en est responsable et leur coût.

Utilisez toutes les sources de données à votre disposition pour recenser vos dépenses :

• les registres financiers et les comptes fournisseurs ;
• les relevés de cartes bancaires professionnelles et les notes de frais ;
• Les données de connexion et les journaux d’authentification (SSO).

Cet inventaire vous aidera à prendre des décisions fondées sur des données réelles, plutôt que sur des estimations, et à savoir exactement comment votre budget est utilisé.

2. Éliminer les licences inutilisées ou sous-utilisées

Les licences inutilisées sont l’un des moyens les plus rapides de faire des économies, et elles sont plus courantes qu’on ne le pense. Selon les études, 49 % des licences SaaS ne sont jamais utilisées.

Comparez vos données d’utilisation au nombre de licences que vous possédez pour repérer les principaux problèmes, comme :

• les comptes toujours actifs après le départ d’un collaborateur ;
• les licences attribuées « au cas où » mais jamais utilisées ;
• Les utilisateurs qui ne se sont plus connectés depuis plusieurs mois.

Récupérez ces licences avant leur renouvellement dans votre gestion des logiciels. Cela reste l’un des moyens les plus efficaces de réduire les dépenses SaaS dans les grandes entreprises et d’éviter de payer des licences inutiles.

→ 💻 À lire également : Comment réduire les dépenses SaaS dans les grandes entreprises

3. Consolider les applications redondantes

Quand votre parc logiciel grandit, il arrive souvent que plusieurs applications servent exactement au même usage.

Cette redondance peut coûter cher. En moyenne, les entreprises perdent 25 % de leur budget SaaS à cause d’outils inutilisés ou en double emploi.

En répertoriant vos applications selon leur usage, vous pourriez découvrir que trois solutions différentes font le travail d’un seul logiciel.

Regrouper ces outils aide à réduire les dépenses en doublon, à simplifier l’expérience des utilisateurs et des équipes informatiques, et souvent à obtenir de meilleurs tarifs auprès des fournisseurs.

4. Standardiser le processus d’achat des logiciels

Sans processus d’achat clair, chaque service peut acheter ses propres outils sans savoir qu’une autre équipe utilise déjà une solution similaire.

Beaucoup de dépenses SaaS inutiles viennent simplement du fait que personne n’a posé les bonnes questions avant l’achat.

Avant d’approuver un nouveau logiciel, mettez en place un processus qui demande aux équipes de répondre aux questions suivantes :

1. Disposons-nous déjà d’un outil capable de répondre à ce besoin ?
2. Qui utilisera réellement ce logiciel et à quelle fréquence ?
3. Quelles seraient les conséquences si nous ne l’achetions pas ?
4. S’agit-il d’un véritable besoin métier ou simplement d’une préférence ?
5. Les bénéfices attendus justifient-ils le coût ?
6. Les équipes informatiques ont-elles validé les aspects liés à la sécurité et à la conformité ?

Ces questions peuvent paraître simples, mais elles évitent souvent des milliers d’euros de dépenses en supprimant les abonnements en double et les achats inutiles.

Un processus d’approbation qui implique les équipes Finance, IT et Achats garantit que chaque demande est évaluée selon les mêmes critères. Cela centralise aussi toutes les demandes logicielles, ce qui facilite les audits futurs et les efforts de réduction des coûts.

5. Négocier de meilleurs contrats avec les fournisseurs

Les éditeurs de logiciels pensent souvent que vous accepterez leur première proposition tarifaire. Il est donc important de négocier vos contrats SaaS lors du renouvellement.nt du renouvellement.

Pour bien négocier, basez-vous sur deux éléments :

• vos données d’utilisation réelles, qui montrent ce que vous consommez effectivement ;
• des références tarifaires (benchmarks) indiquant les prix pratiqués par des entreprises comparables.

Si vous consommez moins que ce qui est prévu dans le contrat, cette différence est un très bon argument pour obtenir un meilleur tarif.

Commencez les négociations assez tôt pour avoir le temps d’étudier d’autres solutions si les conditions proposées ne vous conviennent pas.

→ 💻 À lire également : Comment négocier les tarifs SaaS avec les fournisseurs

6. Optimiser les niveaux de licences et leur répartition

Les offres premium cachent souvent des coûts. Beaucoup d'entreprises paient pour des fonctionnalités avancées qui ne sont en réalité jamais utilisées.

Pour que vos dépenses correspondent vraiment à l’utilisation réelle :

• Analysez l’utilisation par équipe et par utilisateur ;
• baissez le niveau des licences trop élevées si les fonctionnalités avancées ne sont pas utilisées ;
• Donnez les licences inutilisées ou peu utilisées à ceux qui en ont vraiment besoin ;
• Choisissez le niveau de licence selon le rôle de chacun, au lieu de donner la même formule à tout le monde.

Par exemple, une équipe commerciale qui n’utilise presque jamais les fonctions d’analyse avancée peut souvent opter pour une offre moins chère sans perdre ce qui est essentiel.

Faites de cette démarche un processus régulier afin que vos coûts évoluent en fonction des besoins de vos équipes.

7. Centraliser la visibilité sur l’ensemble de votre parc SaaS

Lorsque chaque département gère ses propres logiciels, il devient difficile d’avoir une vision globale de votre parc SaaS.

Cela favorise les achats en double, les outils redondants et les dépenses non maîtrisées.

Centraliser vos abonnements, vos données d’utilisation et vos contrats sur une seule plateforme, par exemple avec un logiciel de gestion de portefeuille SaaS, permet de :

• Éliminer les applications redondantes entre les équipes ;
• obtenir une visibilité complète sur les dépenses SaaS de l’entreprise ;
• suivre les contrats et les renouvellements depuis un point unique ;
• Mieux coordonner les équipes Finance, IT et Achats.

Avec une source unique d’information, les décisions sont plus rapides, plus cohérentes et plus efficaces.

→ 💻 À lire également : Les meilleurs logiciels de gestion de portefeuille SaaS pour éviter les dépenses excessives en 2026

8. Mettre en place un suivi continu de l’utilisation des logiciels

Il ne faut pas attendre le renouvellement d’un contrat pour optimiser les coûts SaaS.

À ce stade, vous avez peut-être déjà payé des licences inutilisées pendant plusieurs mois.

Un suivi continu vous donne une vue en temps réel de la manière dont vos équipes utilisent les logiciels.

Vous pouvez ainsi :

• identifier les licences inutilisées avant qu’elles ne génèrent des coûts récurrents ;
• repérer les baisses d’utilisation qui indiquent qu’un logiciel n’est peut-être plus nécessaire ;
• déterminer quelles fonctionnalités apportent réellement de la valeur ;
• Mieux répartir les licences entre les collaborateurs.

Par exemple, si une équipe ne se connecte qu’une ou deux fois par mois, elle n’a sans doute pas besoin d’une offre premium.

De la même façon, si seuls quelques utilisateurs utilisent les fonctions avancées, il n’est pas utile de donner des licences haut de gamme à toute l’équipe.

En surveillant régulièrement l’utilisation, vous pouvez décider tout au long de l’année, sans attendre l’urgence des renouvellements.

9. Automatiser le suivi des renouvellements et les alertes

Si vous oubliez de renouveler une date de renouvellement, vos dépenses SaaS peuvent rapidement augmenter, car les contrats sont souvent renouvelés automatiquement, parfois à un tarif plus élevé.

En automatisant le suivi des renouvellements, vous recevez des alertes 30 à 90 jours avant la date limite.

Vous disposez ainsi du temps nécessaire pour :

• analyser les usages ;
• récupérer les licences inutilisées ;
• Préparer vos négociations.

En anticipant, vous évitez les décisions prises dans l’urgence, négociez mieux et limitez les renouvellements automatiques indésirables.

Par exemple, si vous recevez une alerte 90 jours avant la date limite, vous pouvez renégocier un contrat coûteux au lieu de repartir pour un an de plus.10. Mettre en place une gouvernance SaaS

Les meilleures stratégies d’optimisation ne se limitent pas aux seuls audits réguliers. Elles instaurent aussi des règles pour éviter les dépenses inutiles avant qu’elles n’apparaissent.

Sans gouvernance, les économies s’effondrent rapidement en raison d’achats en double, de renouvellements oubliés ou d’abonnements non autorisés.

Une politique de gouvernance SaaS définit clairement les règles pour demander, approuver, gérer et retirer les logiciels.

Elle comprend généralement :

• des procédures d’achat standardisées précisant qui valide les nouveaux outils et selon quels critères ;
• un responsable clairement identifié pour chaque application ;
• un processus de révision des contrats avant chaque renouvellement ;
• des audits réguliers pour détecter les logiciels sous-utilisés, redondants ou obsolètes ;
• des contrôles pour limiter le Shadow IT ;
• Une gestion des accès permettant de réattribuer ou de supprimer les licences lorsque les collaborateurs changent de poste ou quittent l’entreprise.

Par exemple, avant d’acheter un nouvel outil de gestion de projet, une équipe peut être tenue de vérifier si une solution déjà approuvée répond à ses besoins.

Avec le temps, ces règles rendent l’optimisation des coûts continue et vous aident à maintenir un portefeuille logiciel efficace.

Comment Najar optimise vos coûts SaaS

Najar propose une plateforme complète pour gérer vos achats SaaS, avec l’aide d’une équipe Achats dédiée, sans les coûts liés au recrutement interne.

En moyenne, nos clients réduisent leurs dépenses logicielles jusqu’à 36 % grâce à des négociations expertes et à de meilleures conditions contractuelles. Certains dépassent même 45 % d’économies.

Notre plateforme centralise l’ensemble du cycle d’achat, des demandes jusqu’à la gestion des contrats et des renouvellements. Les audits, consolidations et renouvellements suivent un processus clair et reproductible.

En moyenne, nos clients ont un retour sur investissement de 7× et économisent plus de 300 heures par an.

Des espaces de validation collaboratifs permettent aux équipes Finance, IT et Juridique de participer à chaque décision, y compris pour les petits achats qui passent souvent inaperçus.

Enfin, notre équipe Achats trouve les fournisseurs pour vous et négocie les prix, les conditions, les droits d’utilisation et les clauses de support.

Pour les entreprises européennes, nous disposons également d’une expertise locale et d’un accès à une base de fournisseurs spécialisés.