Stack SaaS : comment convaincre vos employés de l'utiliser ?

Comment convaincre vos employés d'utiliser votre solution SaaS ?‍

La composition de votre pile SaaS

Pour bien démarrer, vous devez centraliser la présentation des différents outils qui composent votre SaaS Stack. Référencez tous les outils SaaS que votre entreprise utilise. Pour plus de clarté, n'hésitez pas à indiquer ceux qui sont spécifiques à chaque département. Vous pouvez classer les outils en fonction de leurs caractéristiques telles que :

• type de SaaS
• caractéristiques
• utilisation

Voici quelques catégories de SaaS que l'on retrouve fréquemment dans les entreprises : CRM, gestion des dépenses, gestion de projet, automatisation des flux de travail, ERP, CMS et plateformes de commerce électronique, solutions RH...
Quelles sont les fonctionnalités de votre logiciel de services ? Si vous souhaitez que vos collaborateurs s'approprient vos outils, il faut qu'ils en perçoivent le potentiel. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui peuvent être mises en avant :

• Statistiques d'utilisation - Grâce aux tableaux de bord qui vous permettent de visualiser les données utiles pour diverses activités, et d'éviter ainsi le phénomène Shadow IT .
• Gestion de l'accès aux données - La modification des données n'est pas automatique pour tous les utilisateurs. La plupart des solutions SaaS offrent différents niveaux d'accès. Rassurez vos employés sur la protection de leur travail.
• Importation et exportation de données - Les employés peuvent récupérer des données pour les utiliser à tout moment.
• RGPD - La sécurité et la confidentialité de vos données sont assurées comme l'exige le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
• Tutoriels et aide en ligne - Les fournisseurs de SaaS proposent une variété de ressources que les utilisateurs peuvent utiliser s'ils rencontrent des difficultés.

Gérer l'accès des employés aux outils

‍Maintenant que vos employés savent à quels outils ils ont accès, vous devez leur expliquer comment accéder à chacun d'entre eux et les utiliser. Le meilleur moyen d'y parvenir est de fournir des instructions détaillées sur la manière de se connecter aux différents outils. Gérez l'accès de vos employés aux outils SaaS en suivant les étapes suivantes.‍

Évaluer les besoins de chaque employé en matière d'outils SaaS

En fonction de leurs rôles et responsabilités au quotidien, vos employés n'utiliseront pas tous les mêmes logiciels. Établissez d'emblée les profils de chacun de vos employés et donnez-leur accès aux outils dont ils ont réellement besoin. Définissez ensuite les autorisations d'accès pour chaque compte utilisateur.

Mettre en place une politique d'utilisation des outils SaaS

Cette politique doit définir les règles et les procédures d'utilisation des outils SaaS de l'entreprise, ainsi que les responsabilités des employés.

Créer des comptes d'utilisateur pour chaque employé

Vous devez créer des comptes d'utilisateur pour chaque employé qui aura accès aux outils SaaS de l'entreprise. Ces comptes doivent être créés avec des mots de passe forts et régulièrement mis à jour.

Vous devez également réfléchir à la manière dont vous identifierez vos utilisateurs sur vos différentes plateformes. C'est très important pour reconnaître les utilisateurs en général. Pour ce faire, utilisez des identifiants uniques, neutres et robustes, en évitant de préférence les adresses électroniques.‍

Bonus : mettre en œuvre l'authentification multifactorielle.
L'authentificationmultifactorielle(MFA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire pour protéger les données de votre entreprise. En demandant aux employés de saisir un code unique envoyé sur leur téléphone portable lorsqu'ils se connectent à un outil SaaS, vous pouvez réduire le risque d'accès non autorisé.

Remarque: lors de l'intégration d'un nouvel employé dans l'entreprise, fournissez-lui un support contenant tous ses identifiants de connexion.

Le guide de démarrage rapide : la base pour aider vos employés

‍Un guide de démarrage rapide est une explication des étapes à suivre pour démarrer rapidement avec les outils. Pour aider vos employés, votre procédure de démarrage doit au moins contenir les informations suivantes :

• Une introduction à l'outil SaaS, expliquant son objectif.
• Comment créer un compte d'utilisateur, y compris les étapes pour créer un nom d'utilisateur et un mot de passe (s'ils ne sont pas fournis).
• Comment se connecter à l'outil SaaS, en détaillant les étapes pour se connecter à partir d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un téléphone portable.
• Une description des principales caractéristiques de l'outil SaaS, y compris les tâches qu'il peut effectuer, les types de fichiers qu'il peut créer et les formats de données qu'il peut importer ou exporter, etc.
• Des instructions sur l'utilisation des fonctionnalités de l'outil SaaS avec des exemples pratiques pour aider les utilisateurs à se familiariser avec l'outil.
• Trucs et astuces pour optimiser l'utilisation de l'outil SaaS tels que les raccourcis clavier, les outils de collaboration...
• Réponses aux questions fréquemment posées sur l'outil SaaS, en particulier sur les problèmes techniques courants et les solutions pour les résoudre.‍

Votre guide de démarrage rapide doit être clair, concis et facile à suivre, afin que vos employés puissent rapidement se familiariser avec votre outil SaaS et en tirer le meilleur parti dès le départ. Le cas échéant, incluez des captures d'écran pour aider vos employés à visualiser ce dont vous parlez et à se familiariser plus facilement avec le SaaS.

Les ressources supplémentaires : pour aller plus loin

Pour les employés qui utilisent pleinement un outil ou qui souhaitent simplement en savoir plus, voici des exemples de ressources supplémentaires à exploiter.

Tutorielset aide en ligne
Les sites web des fournisseurs d'outils SaaS proposent généralement des tutoriels détaillés sur l'utilisation de leurs produits. Vous pouvez également trouver des vidéos et des articles de formation en ligne gratuits sur des sites tels que YouTube. Les manuels d'utilisation, sous forme imprimée ou numérique, peuvent constituer une référence rapide pour les utilisateurs qui ont besoin d'une aide supplémentaire. Le SaaS fournit souvent ce type d'assistance.

Forums en ligne
Au-delà des sources fournies, vous trouverez sur Internet de nombreux forums d'utilisateurs consacrés à l'utilisation des logiciels. Vous ou vos employés pouvez y trouver des réponses à vos questions les plus difficiles.

Formation interne
Certaines de vos applications logicielles sont au cœur de votre activité ? Vos collaborateurs ont des difficultés avec certaines applications SaaS ? Les formations internes sont la solution idéale. Bien qu'elles nécessitent un engagement de ressources, elles restent très efficaces pour aller droit au but dans des conditions réelles d'utilisation.

Renseignez-vous auprès de vos prestataires de services, car dans certains cas, vous pouvez demander aux représentants des fournisseurs d'outils SaaS de venir présenter leur produit aux employés ou de former les membres de votre équipe.

Groupes d'utilisateurs
Pour encourager la collaboration entre les employés, vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, comme il est facile de le faire avec les outils de messagerie électronique. Ainsi, les utilisateurs plus expérimentés peuvent partager leurs connaissances avec les utilisateurs moins expérimentés. Vous pouvez également nommer des référents qui suivent une formation approfondie sur le SaaS et conseillent ainsi les autres employés.
Si nécessaire, les groupes peuvent se réunir régulièrement pour discuter des problèmes, partager des conseils et des astuces et explorer les nouvelles fonctionnalités de l'outil SaaS.‍

Soutien : qui contacter en cas de difficultés ?

Pour ne pas être effrayés par la SaaS Stack, vos employés doivent savoir qu'ils peuvent compter sur un support technique efficace. Vous devez donc inclure une section "Contacts d'assistance" dans votre guide de l'utilisateur, contenant des informations sur les personnes à contacter en cas de problèmes ou de questions sur les outils.

Le support technique peut être interne (votre entreprise) ou externe (généralement l'éditeur du SaaS) et peut s'appuyer sur différents canaux de communication :

• l'assistance téléphonique ;
• email ;
• chat en direct ;
• membre de l'équipe dédié à la gestion du support technique répondant aux questions des employés et offrant une assistance personnalisée.‍

Vous pouvez trouver les coordonnées du support technique sur le site web de l'éditeur ou dans l'interface utilisateur de l'outil SaaS.
Les fournisseurs d'outils SaaS proposent généralement plusieurs options pour contacter leur support technique :

• Un formulaire de contact sur leur site web ou dans l'interface utilisateur de l'outil SaaS.
• Une adresse électronique et un numéro de téléphone dédiés.
• Un chat en direct avec un représentant de l'assistance technique.

Vous savez maintenant comment convaincre vos employés d'utiliser votre pile d'outils au maximum de son potentiel. Les informations sur votre pile d'outils peuvent être présentées dans des fichiers comme Excel ou sur Notion.

N'oubliez pas de terminer votre fiche en remerciant les employés pour leur temps et leur engagement, et en les encourageant à explorer les outils qui leur permettront de tirer le meilleur parti de leurs compétences.

La fiche SaaS Stack devra être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise et au niveau de connaissance de vos employés.

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