Le guide complet de la gestion du cout marginal (+8 stratégies)

La plupart des entreprises surveillent de près leurs plus gros contrats, mais elles passent rarement inaperçu les petits achats.

Les fournitures de bureau, les logiciels ou les réparations urgentes semblent parfois peu importants, mais ensemble, ces dépenses peuvent vite s’accumuler et donner l’impression de gaspiller de l’argent.

On appelle ce genre d’achat « coût marginal » ou « dépenses de longue traîne », et on y prête rarement attention.

Qu’est-ce que le coût marginal ?

Le coût marginal désigne un grand nombre d’achats de faible valeur, dispersés, qui ne font pas partie des principales catégories bien gérées.

Ces achats ne suivent généralement pas de processus d’achat formel et ne font pas l’objet de vraies négociations.

Dans la plupart des organisations, environ 80 % des transactions ne représentent que 20 % des dépenses totales. Ces 20 % sont appelés la « marge ».

Les chiffres précis varient selon les entreprises. Certaines constatent un ratio de 70/30 ou 90/10, mais le principe reste le même : de nombreux fournisseurs, beaucoup de factures et peu de contrôle.

Différence entre le cout marginal et le SaaS spend

Le cout marginal se définit par la taille des achats et la façon dont ils sont gérés, pas par leur nature.

Il comprend tous les petits achats dispersés et de faible valeur qui ne font pas partie des catégories principales, comme les fournitures de bureau, les déplacements, les freelances ou les logiciels.

Le SaaS spend, en revanche, se définit par le type d’achat. Il inclut tous les abonnements logiciels, qu’il s’agisse d’une application pour une seule personne ou d’une plateforme utilisée par toute l’entreprise, quelle que soit la taille du contrat.

Il existe un certain chevauchement entre les deux. Beaucoup d’achats SaaS font partie du coût marginal, comme les abonnements ponctuels à des applications, les licences individuelles ou les essais gratuits devenus payants dans différentes équipes.

Ces petits achats logiciels non gérés relèvent du shadow IT et augmentent le coût marginal. Cependant, ils ne sont pas identiques :

• Tous les achats SaaS ne font pas partie du coût marginal. Les plateformes majeures sont des dépenses stratégiques, de forte valeur et généralement bien gérées.
• Tout le coût marginaln’est pas lié au SaaS. Une grande partie n’a rien à voir avec les logiciels.

En résumé, gérer le coût marginal consiste à suivre tous les petits achats, tandis que gérer le SaaS spend se concentre sur les abonnements logiciels. Si le logiciel représente une part importante de votre coût marginal, les deux sont étroitement liés.

→💡 Pour aller plus loin, consultez notre guide sur l’optimisation des dépenses SaaS : risques, bénéfices (+ stratégie gagnante en 7 étapes)

Comment définir le “tail” dans votre organisation

Il n’existe pas de règle unique pour définir ce qui relève du coût marginal. Ce qui est du tail pour une entreprise peut être un achat stratégique pour une autre.

La plupart des équipes utilisent l’une des trois méthodes suivantes :

• Seuil de dépenses : tout fournisseur en dessous d’un montant annuel défini, souvent entre 100K et 1M.
• Règle de Pareto : les 80 % de transactions qui ne représentent que 20 % des dépenses.
• Statut de gestion : tout fournisseur qui n’est pas activement géré par les achats.

Quelle que soit la méthode choisie, il est essentiel que toutes les équipes s’accordent sur la définition. L’alignement interne est plus important que le chiffre exact.

À quoi ressemble concrètement le coût marginal

Le coût marginal est beaucoup plus facile à comprendre avec des exemples concrets. Voici le type de petits achats dispersés qui s’accumulent entre les équipes et font silencieusement grimper la facture :

Pris isolément, chacun de ces achats est peu coûteux et facile à valider. Ensemble, ils représentent une grande part de vos transactions et un budget que personne ne suit vraiment.

8 conseils pour réduire et contrôler le coût marginal

Vous ne pourrez peut-être pas éliminer complètement le coût marginal, mais avec les bonnes pratiques, vous pouvez le réduire et mieux le maîtriser.

1. Centraliser et standardiser les achats

Assurez-vous que tous les achats à faible valeur passent par les mêmes canaux, utilisent les mêmes formulaires et suivent les mêmes règles de validation. Cela empêche les équipes d’acheter de manière autonome sans contrôle. Cela crée un processus cohérent que les équipes finance et achats peuvent facilement suivre.

→ 💻 Pour en savoir plus, consultez : Intake-to-Procure et comment améliorer les achats

2. Automatiser les validations

Ne perdez pas de temps à valider manuellement chaque petit achat. Mettez en place des workflows d’approbation automatisés basés sur des règles simples comme :

• seuils de montant
• catégories
• départements
• fournisseurs

Cela accélère la prise de décision, réduit les allers-retours et libère du temps pour les équipes achats et finance afin qu’elles se concentrent sur des négociations à plus forte valeur.

3. Consolider les fournisseurs

Le coût marginal implique souvent des dizaines, voire des centaines de fournisseurs différents selon les équipes, chacun avec ses propres prix, conditions de facturation et interlocuteurs.

En consolidant les fournisseurs, vous pouvez réduire la charge administrative, limiter les outils en doublon et les services qui se chevauchent, et concentrer le volume sur moins de partenaires.

Cela conduit généralement à de meilleurs tarifs négociés, des SLA plus clairs, des validations plus simples et un meilleur levier lors des renouvellements de contrats.

4. Mettre en place des politiques de dépenses claires

Définissez des règles simples sur ce qui peut être acheté, auprès de qui et dans quelles limites budgétaires. Des politiques claires réduisent les achats non autorisés et améliorent la conformité.

Une politique de coût marginal efficace doit préciser :

• Ce qui peut être acheté : les catégories et types d’achats autorisés, afin que “lié au travail” ne soit pas interprété librement.
• Auprès de qui : les fournisseurs préférés ou pré-approuvés à consulter en priorité.
• Les limites de dépenses : les seuils d’achat en autonomie et ceux nécessitant une validation.
• Qui valide quoi : les responsables d’approbation (souvent un manager ou chef de service) et les éléments à fournir.
• Comment c’est contrôlé : des vérifications régulières des dépenses pour détecter doublons, écarts et opportunités d’économies.

Gardez ces règles courtes et simples : les gens les survolent. Un document trop détaillé est souvent ignoré.

5. Utiliser des catalogues approuvés

Donnez aux employés un accès facile à des produits, services et fournisseurs pré-approuvés via un catalogue ou un portail d’achat simple.

Il est essentiel d’être clair sur ce qui est autorisé, ce qui ne l’est pas, et comment demander une exception. Quand l’option approuvée est plus rapide que l’achat hors processus, la plupart des utilisateurs la privilégient, et les dépenses “hors cadre” diminuent naturellement.

6. Améliorer la visibilité des dépenses

Comme ces achats sont petits et dispersés entre équipes, fournisseurs et moyens de paiement, les données sont souvent fragmentées et incohérentes.

La solution consiste à regrouper tous les achats dans une vue unique et normalisée. Une fois les données consolidées et catégorisées, des patterns apparaissent qu’aucune équipe ne peut voir seule :

• Outils en doublon : plusieurs équipes paient le même logiciel sans le savoir
• Fournisseurs cachés : un même prestataire apparaît sous plusieurs noms
• Coûts qui dérivent : abonnements et renouvellements qui augmentent progressivement
• Achats hors politique : dépenses effectuées en dehors du processus validé

Cette visibilité transforme des intuitions floues en chiffres concrets sur lesquels agir, et c’est la base de toutes les autres stratégies.

Sans cela, vous devinez ; avec cela, vous savez exactement où se trouvent les gaspillages et leur valeur.

7. Suivre les contrats et les renouvellements

Les petits contrats reçoivent rarement autant d’attention que les gros, ce qui explique pourquoi ils grignotent les budgets discrètement.

Beaucoup se renouvellent automatiquement à des tarifs jamais révisés. La première étape est donc de savoir exactement ce que vous avez et quand cela expire. Gardez un registre unique et suivez :

• Dates de renouvellement : pour éviter tout renouvellement automatique non contrôlé
• Délais de préavis : souvent cachés dans les petites lignes
• Prix et conditions : pour identifier les hausses et comparer au marché
• Usage réel : pour vérifier si l’outil est encore nécessaire et à quel niveau

Un minimum d’anticipation avant chaque renouvellement redonne du pouvoir de négociation. Au lieu de réagir à la dernière minute, vous avez le temps de renégocier, réduire ou arrêter le service.

8. Adopter une approche “crawl, walk, run”

Essayer de corriger tout le coût marginal d’un coup est souvent trop ambitieux, et c’est une des raisons pour lesquelles ces initiatives échouent.

Une meilleure approche consiste à avancer progressivement :

• Crawl (ramper) : commencer avec une seule unité métier ou catégorie de dépenses. Obtenir l’adhésion des parties prenantes et connecter les outils au système P2P ou ERP.
• Walk (marcher) : étendre progressivement le programme et introduire plus d’automatisation. Les gains de données et de processus créent de la dynamique.
• Run (courir) : une fois les résultats prouvés, déployer à l’échelle de l’organisation et automatiser au maximum. Cela libère les équipes achats pour des tâches stratégiques à plus forte valeur.

Chaque succès initial facilite le suivant. Progressivement, ces déploiements construisent un système global sans jamais ressembler à un projet trop lourd.

Le coût marginal Vs gestion interne

Le choix entre gérer le coût marginal en interne ou l’externaliser dépend des forces de votre organisation et de la structure de vos dépenses.

Si votre entreprise dispose de systèmes d’achats solides, de données de dépenses fiables et de processus d’achat automatisés, vous pouvez généralement gérer le coût marginal en interne tout en gardant le contrôle des politiques.

L’externalisation est plus adaptée lorsque le coût marginal est dispersé entre de nombreux fournisseurs et départements, ce qui rend la gestion interne coûteuse et lente.

Les prestataires spécialisés apportent des capacités d’analyse, de consolidation des fournisseurs et une expertise en achats pour aider à réduire les coûts et améliorer l’efficacité.

La bonne approche dépend de vos ressources, de la maturité de votre fonction achats et de votre capacité à gérer la complexité à grande échelle.

Quelle que soit la voie choisie, l’objectif est de réduire durablement la complexité, et non simplement de la déplacer ailleurs.

Quels sont les avantages de la gestion du coût marginal

Lorsque vous gérez le coût marginal, les résultats apparaissent souvent rapidement. Des études montrent que l’utilisation d’outils digitaux pour le coût marginal peut réduire les coûts annuels de 5 % à 10 % et générer jusqu’à 20 % d’économies sur cette catégorie de dépenses.

Voici ce que vous pouvez attendre concrètement :

• Réduction directe des coûts : en consolidant les fournisseurs et en négociant de meilleurs tarifs, vous payez moins cher des achats auparavant réalisés au prix fort.
• Des cycles plus rapides : les validations automatisées et les catalogues suppriment les étapes manuelles, ce qui accélère fortement le traitement des demandes.
• Plus de dépenses sous contrôle : lorsque les petits achats suivent un processus défini, une plus grande part du budget est maîtrisée et non dépensée hors contrat.
• Des données plus propres : centraliser tous les achats dans un système cohérent rend les rapports et prévisions plus fiables.
• Moins de risques : travailler avec des fournisseurs approuvés réduit les failles de sécurité et de conformité liées aux achats dispersés.
• Gain de temps : en automatisant les tâches répétitives, les équipes peuvent se concentrer sur des achats stratégiques à plus forte valeur.

Bien gérés, ces petits achats finissent par générer des gains bien supérieurs à leur taille initiale.

Comment choisir un logiciel de gestion du coût marginal

Choisir la bonne plateforme est essentiel pour mettre votre stratégie en pratique. Voici les critères principaux à considérer :

• Couverture complète des dépenses : l’outil doit centraliser les dépenses directes et indirectes, produits et services, afin de ne rien laisser de côté.
• Efficacité des processus : privilégiez un outil avec automatisation des bons de commande, rapprochement des factures et validations.
• Simplicité d’utilisation : un outil intuitif et basé sur un catalogue est crucial, sinon les équipes ne l’adopteront pas.
• Gestion des fournisseurs : centraliser tous les fournisseurs permet de garder une base propre et structurée.
• Intégration : le système doit se connecter à votre ERP ou P2P pour éviter les saisies manuelles et fluidifier les données.

Il vaut mieux un outil réellement utilisé par les équipes qu’une solution très complète mais ignorée. Sans adoption, il n’y a pas de valeur.

→💡 Pour une comparaison détaillée, consultez notre guide des meilleures plateformes de gestion SaaS

Étude de cas : comment Back Market a repris le contrôle de ses dépenses dispersées

Back Market est un leader du marché des appareils reconditionnés, avec environ 700 employés répartis dans 16 pays. En cherchant à atteindre la rentabilité, leurs achats sont devenus réactifs et difficiles à suivre, un problème typique de coût marginal.

Types d’outils utilisés :

CMS, recherche & découverte, suite de productivité et collaboration, intégration de données, engagement client

Najar permet de planifier les renouvellements longtemps à l’avance et de centraliser tous les contrats dans un seul espace.

Les acheteurs IT de Najar ont revu chaque achat, vérifié la nécessité des licences et comparé les prix au marché.

En un an, Back Market a économisé en moyenne 16 % par négociation et récupéré environ 300 heures de temps achats.

Comment Najar garde votre coût marginal sous contrôle

Najar est la plateforme de gestion des dépenses à la croissance la plus rapide en Europe, conçue pour les scale-ups et les entreprises confrontées à la prolifération de logiciels et à de nombreux petits achats dispersés.

Vous bénéficiez du contrôle d’une plateforme complète de gestion des achats et des avantages d’une équipe procurement interne, sans avoir à recruter du personnel supplémentaire.

En moyenne, nos clients économisent jusqu’à 36 % sur leurs dépenses logicielles grâce à une négociation experte et de meilleures conditions contractuelles. Certains ont même réalisé des économies de plus de 45 %.

Notre plateforme gère l’ensemble du cycle d’achat au même endroit, des demandes d’achat au suivi des contrats et des renouvellements, afin que les petits achats qui passent habituellement entre les mailles du filet soient enfin structurés dans un processus clair.

Nous prenons en charge la recherche et la sélection des fournisseurs, ainsi que la négociation des prix, des conditions, des droits d’utilisation et des clauses de support.

FAQ

Qu’est-ce que le coût marginal ?
Le coût marginal désigne les nombreux achats de faible valeur et dispersés qui ne font pas partie des catégories gérées. Ils représentent généralement environ 20 % des dépenses totales mais une grande majorité des transactions.

Qu’est-ce que l’analyse du coût marginal ?
Il s’agit de centraliser toutes les données de dépenses afin d’identifier les achats faibles, fréquents et dispersés, et de voir où consolider, automatiser ou renégocier.

Quelles sont les catégories courantes du coût marginal ?
Fournitures de bureau, maintenance basique, pièces MRO, achats logiciels ponctuels, freelances et services professionnels occasionnels.

Faut-il externaliser la gestion du coût marginal ?
L’externalisation est pertinente si les dépenses sont très dispersées ou si l’équipe manque de temps. La gestion en interne fonctionne mieux avec des données solides et des achats centralisés.

Comment réduire le coût marginal ?
Centraliser les achats, réduire le nombre de fournisseurs, automatiser les validations et définir des politiques claires. Suivre les résultats et répéter le processus par équipe.

Quel logiciel aide à gérer le coût marginal ?
Des plateformes de gestion des dépenses ou d’achats offrant automatisation, catalogues approuvés, gestion des fournisseurs et intégration ERP facile.