Trouver une alternative à Quickbooks, le guide

À partir du 1er janvier 2024, les utilisateurs de QuickBooks ne pourront plus accéder à la plateforme. Même s’ils peuvent encore effectuer leurs déclarations pour l'année fiscale 2022, la possibilité de le faire pour l'année 2023 n'est pas garantie.

Point important : QuickBooks n'a pas annoncé de partenariat avec un autre logiciel de comptabilité pour transférer ses clients, ce qui laisse la liberté à ses utilisateurs de choisir le prochain logiciel qui répondra à leurs besoins.‍

Comment trouver une alternative à Quickbooks ?

Avant de se pencher en détail sur comment trouver une solution, nous avons pour vous, créé ce rétroplanning qui vous informe des dates à respecter pour migrer et choisir une solution dans les meilleures conditions :

• Avril-mai 2023 : évaluation des besoins et des fonctionnalités nécessaires pour créer un “use case”. Début des recherches sur les alternatives.
• Juin - juillet 2023 : démonstration des solutions sélectionnées et négociation des contrats.
• Septembre 2023 : mise en place de la nouvelle solution, migration des données et formation des employés.
• 31 décembre 2023 : date limite d'accès à la plateforme QuickBooks. 🚨

Étape 1 : Faire l’état des lieux de vos besoins.

Lors de la migration d'un logiciel de comptabilité, il est important d'évaluer ses besoins pour s'assurer que la nouvelle solution répond à ses attentes et à ses exigences. Voici les étapes à suivre pour évaluer ses besoins :

1. Identifier les fonctionnalités actuelles. Il est important d’évaluer les éléments qui doivent être inclus dans votre nouveau logiciel.
Exemples : Reporting, gestion de la paie, intégrations API, collaborations en temps réel, conformité fiscale, etc.
2. Analysez vos processus financiers.
3. Tenez compte de la taille de votre entreprise : Le nombre d'employés, le nombre de transactions financières et la complexité de votre activité peuvent influencer les fonctionnalités et le produit dont vous avez besoin.
4. Évaluez les besoins en matière de collaboration : Si vous travaillez avec des comptables ou des équipes financières, il est important d'en tenir compte dans le choix d'un logiciel qui facilite la communication et la transmission des données.
5. Évaluez votre budget pour déterminer les options financièrement viables qui répondent à vos besoins.

À partir de là, insérez ces éléments dans le tableau suivant pour avoir une vue d'ensemble.

Changer d'outil peut aussi être l'occasion d'améliorer les processus et d'augmenter la productivité. Pour ce faire, il faut déterminer les difficultés actuelles afin de trouver un outil qui puisse y remédier.

Étape 2 : Effectuer un Benchmark.

Une fois que vous avez identifié vos besoins, il est temps d'établir des priorités et de commencer à comparer les solutions existantes.

Voici un exemple de tableau comparatif comparant les fonctionnalités dont vous avez besoin et que vous avez priorisées :

1. Commencez à rechercher des solutions existantes :
Il s'agit d'une phase clé, et vous vous rendrez compte qu'elle peut prendre du temps. Le marché du SaaS étant opaque, il est parfois judicieux (et très économique) de faire appel à un acheteur.

Voici une liste de sites potentiels à utiliser :

• ‍G2: Un site de revues et de comparaisons de logiciels qui permet de rechercher et de comparer différents produits en fonction de leurs fonctionnalités, de leur coût et de leur popularité.
• ‍Capterra: Un autre site de revues et de comparaisons de logiciels qui offre des informations sur les fonctionnalités, les coûts et les avis des utilisateurs sur de nombreux produits.
• ‍GetApp: Un site qui aide à comparer les différents produits en fonction de leurs fonctionnalités, de leur coût et de leur popularité.

2. Une fois que vous avez présélectionné les solutions qui vous conviennent le mieux, il est temps d'ouvrir les négociations.

L'un des éléments clés de la négociation, outre le prix, sera l'assistance à la migration des données et la formation éventuelle de vos employés concernés sur l'outil.

Étape 3 : Négociations.

Grâce à la méthodologie expliquée ci-dessus, vous devriez avoir en tête 3-4 alternatives potentielles à Quickbooks.

Si vous possédez un département achat, n’hésitez pas à vous faire accompagner. Leurs expériences peuvent vous être très utiles lors d’achats à enjeux légal et fiscal.

Dans le cas où vous ne possédez pas de département achat IT ou d’acheteur IT (spécialisé dans l’achat de software), prenez rendez-vous avec nous pour vous faire accompagner et réaliser cette transition de la meilleure des façons possibles en cliquant ici.

Les étapes pour négocier :

1. Comprendre les conditions générales des contrats proposés: Pour négocier les contrats et les tarifs de manière efficace, il est important de comprendre les conditions générales des contrats proposés. Elles peuvent inclure des informations sur les garanties, ou les coûts supplémentaires associés.

2. Évaluer les coûts à long terme de chaque solution: Pour prendre une décision éclairée sur la meilleure alternative à QuickBooks, il est important de considérer les coûts à long terme associés à chaque option.

3. Pour obtenir les meilleures conditions pour votre entreprise, il est important de négocier les tarifs avec les fournisseurs.
Vous pouvez essayer de faire levier sur :

• Les coûts de migration,
• Coûts de formation

Il est également important de déterminer les conditions de paiement et les garanties associées à chaque option.‍

Étape 4 : Contractualisation.

Avant de contractualiser la souscription à un nouvel outil de comptabilité en ligne en remplacement de Quickbooks. Voici les étapes importantes à suivre :

1. Identifiez les parties prenantes internes impliquées dans la décision d'adopter le nouvel outil de comptabilité en ligne.
2. Présentez les avantages et les inconvénients du nouvel outil à toutes les parties prenantes pour qu'elles puissent prendre une décision éclairée.
3. Obtenir l'approbation du service juridique et de la direction pour s'assurer que le contrat est conforme aux politiques et procédures de l'entreprise.
4. Assurez-vous que tous les utilisateurs du nouvel outil ont été (ou seront) formés et ont accepté de l'utiliser.‍

Points importants à ne pas négliger :

• S'assurer que toutes les parties prenantes internes sont informées et ont accepté le nouvel outil de comptabilité en ligne.
• Assurez-vous que le contrat est clair et compréhensible pour toutes les parties concernées.
• Veillez à ce que le contrat comporte des clauses de confidentialité pour protéger les données de l'entreprise.
• Établissez des responsabilités claires pour chaque partie afin d'éviter les malentendus.
• Veillez à ce que les conditions de paiement et de facturation soient claires et appropriées.
• S'assurer que le contrat est conforme aux lois applicables en matière de protection des données et de propriété intellectuelle.
• Assurez-vous que les conditions sont négociées et acceptées par les deux parties avant la signature du contrat.

Étape 5 : le Switch

Il ne suffit pas de signer un contrat avec un nouveau fournisseur, il est également essentiel de mettre en place des actions concrètes pour accompagner les utilisateurs dans la transition et de s'assurer de la bonne conduite de la réversibilité en cas de besoin.

Voici quelques points à considérer pour réussir la conduite du changement et la réversibilité :

• Conduite du changement :

1. Prévoir une période de transition pour les utilisateurs, avec des formations et un accompagnement appropriés pour les aider à se familiariser avec le nouvel outil de comptabilité en ligne.
2. Communiquez régulièrement sur l'état d'avancement du projet de transition et les avantages du nouvel outil pour encourager l'adhésion des utilisateurs.
3. Impliquez les utilisateurs dans la transition en sollicitant leur avis et en répondant à leurs questions et préoccupations.

• Réversibilité :

1. Veillez que le contrat avec le nouvel outil de comptabilité en ligne inclut des clauses spécifiant les modalités de transfert des données et des informations en cas de besoin.
2. Inclure des procédures de récupération des données et de transfert de Quickbooks vers le nouvel outil.
3. Vérifiez que les données et les informations sont récupérables à partir du nouvel outil dans un format facilement utilisable pour éviter toute perte d'information.
4. Mettre en place un plan d'action pour la réversibilité en cas de besoin.

Points importants à ne pas négliger :

• Veillez à ce que les formations et l'accompagnement des utilisateurs soient bien délivrés pour faciliter la transition vers le nouvel outil.
• Prévoir des séances de support pour répondre aux questions des utilisateurs et les aider à résoudre les problèmes liés au nouvel outil.
• Vérifiez que les données sont correctement migrées vers le nouvel outil de comptabilité en ligne afin d'éviter toute perte d'informations.
• Veillez à ce que les termes et conditions du contrat avec le nouveau fournisseur comprennent des clauses de réversibilité appropriées afin d'éviter les complications en cas de besoin.
• Établir un plan détaillé pour la transition et la réversibilité, en impliquant les parties prenantes concernées pour éviter les malentendus et les retards.