Dans un contexte de crise sanitaire et économique, de nombreuses entreprises ont récemment connu des difficultés de paiement. Dans l'enquête mondiale sur la trésorerie 2021 PWC présente la gestion de la trésorerie et des liquidités comme une priorité stratégique.
Il est essentiel pour les entreprises d'optimiser leurs dépenses et de gérer efficacement leur trésorerie. Cependant, les problèmes de perte de trésorerie restent récurrents.
Comment éviter cette surconsommation de liquidités? Dans cet article, nous vous présentons des stratégies pour minimiser les pertes de trésorerie de votre entreprise, notamment en utilisant des solutions SaaS.
Causes courantes des pertes de trésorerie
Pertes de trésorerie communes
Tout d'abord, rappelons que la trésorerie d'une entreprise est constituée des liquidités immédiatement disponibles. En d'autres termes, la trésorerie est l'argent liquide qui se trouve sur le compte bancaire de l'organisation.
Il arrive cependant qu'une entreprise utilise une partie de ses liquidités sans en exploiter tout le potentiel, voire sans les exploiter du tout. Dans ce cas, le terme"pertes de trésorerie" est utilisé pour décrire les liquidités qui ont été dépensées alors qu'elles auraient pu être mieux utilisées.
Ces pertes sont très courantes et passent souvent inaperçues lorsque leur montant est faible. Cependant, lorsqu'elles s'accumulent, elles deviennent une perte de revenus importante pour une entreprise.
Bien qu'elles soient toutes le résultat d'une mauvaise gestion de la trésorerie, ces pertes de trésorerie peuvent être causées par un certain nombre de problèmes différents. Examinons les deux principales causes.
Dépenses redondantes ou inutiles
La première forme de perte de trésorerie est aussi la plus évidente : les dépenses inutiles. Il existe plusieurs types de dépenses inutiles :
→ Dépenses pour un service non utilisé ou qui ne crée pas de valeur
→ Dépenses trop élevées par rapport à la qualité du bien ou du service
→ Dépenses redondantes pour un bien ou un service dupliqué.
Si vous pensez que ce type de dépenses inutiles ne vous concerne pas, détrompez-vous ! Elles sont en fait très courantes, en particulier parmi les abonnements d'entreprise: Internet, nettoyage des bureaux, logiciels, etc.
Ces services nous semblent obligatoires et les dépenses associées incompressibles. Peu de gens prennent le temps d'optimiser ces dépenses. Il en résulte une perte de trésorerie tout à fait évitable.
Mauvaise gestion des liquidités
La deuxième source de pertes de trésorerie est une mauvaise gestion des flux financiers dans le temps. Dans ce cas, l'entreprise n'anticipe pas ses dépenses afin de maintenir un flux de trésorerie disponible suffisant.
Par exemple, si vous payez vos fournisseurs à l'avance mais que vos clients vous paient en retard, cela crée un décalage de trésorerie. Vous devez alors avancer la trésorerie de l'entreprise. Il s'agit en fait d'une forme de perte de trésorerie : les liquidités que vous avancez sont autant de liquidités en moins à investir dans votre entreprise ou à rembourser vos dettes.
Bien entendu, le calendrier des flux de trésorerie dépend du secteur d'activité de l'entreprise et peut être plus ou moins grave selon l'importance de l'entreprise. Toutefois, de nombreuses entreprises disposent d'une grande marge de manœuvre et pourraient générer davantage de liquidités si elles étaient mieux organisées.
Les erreurs comptables peuvent également entraîner des pertes de trésorerie. En effet, l'enregistrement d'informations erronées conduit parfois à payer plus ou à recevoir moins.
Stratégies pour mieux contrôler vos dépenses
Qu'elles soient dues à des dépenses inutiles ou mal gérées, les pertes de trésorerie sont très dommageables pour les entreprises. Il est toutefois possible d'agir et de les minimiser grâce à un certain nombre de stratégies.
Contrôler les flux de trésorerie
Tout d'abord, il est essentiel de suivre en détail les flux de trésorerie de votre entreprise. Cela inclut une vision régulière des dépenses, afin de pouvoir analyser la situation de votre entreprise.
Une fois mis en place, ce suivi facilite le contrôle et la vérification des transactions. Il limite les erreurs et permet de détecter des dépenses qui pourraient être évitées. En outre, il est important d'examiner la structure des flux financiers entrants et sortants pour comprendre les écarts de trésorerie.
Concrètement, le suivi de la trésorerie est à la base de toute stratégie de minimisation des pertes. En effet, il est important d'avoir une vision de sa trésorerie dès le départ et de pouvoir suivre son évolution afin de mettre en place de nouvelles méthodes de gestion plus efficaces.
Optimiser vos dépenses
Grâce au suivi que vous avez mis en place, il est alors possible d'éviter les dépenses inutiles
→ En suivant les dépenses qui pourraient être évitées
Il s'agit de lister chaque poste de consommation et d'évaluer la valeur qu'il apporte à l'entreprise. Par exemple, avez-vous vraiment besoin d'un service de maintenance qui couvre le week-end ?
→ Optimisation des dépenses nécessaires
Vous devez vérifier que vos dépenses ne sont pas redondantes, ce qui est souvent le cas avec le SaaS. Pour estimer vos pertes actuelles liées au SaaS, utilisez dès maintenant le calculateur gratuit de Najar.
Pour optimiser vos dépenses, vous pouvez également comparer les offres pour choisir les meilleurs fournisseurs au moindre coût.
Renégociez vos contrats
Pour minimiser les pertes de trésorerie, vous pouvez également renégocier les termes de vos contrats, notamment :
→ Prix
Renégocier le prix d'un service ou d'un bien avec un fournisseur nécessite certes une bonne connaissance du service et des offres, mais cela peut vous faire économiser beaucoup d'argent, notamment pour les abonnements pluriannuels. Par exemple, il peut être très intéressant de négocier les tarifs des services Saas que vous utilisez.
→ Délais
La renégociation des délais peut également réduire considérablement les pertes de trésorerie. L'objectif : payer en retard et être payé en avance. En payant vos fournisseurs en retard et en recevant rapidement les paiements de vos clients, vous augmentez votre trésorerie et vous disposez de plus d'argent à investir.
Utiliser un Saas pour minimiser les pertes de trésorerie
Cependant, les stratégies que nous venons d'esquisser sont difficiles à mettre en place sans le soutien de solutions SaaS. Examinons les avantages de ces outils.
Comment un outil SaaS peut-il vous aider ?
Il est très complexe de surveiller, d'analyser et d'optimiser efficacement les flux de trésorerie d'une entreprise sans un soutien informatique sous forme de SaaS.
Un SaaS, ou logiciel en tant que service, est un logiciel mis à disposition par un fournisseur et installé sur un serveur distant. En utilisant le SaaS, vous pouvez accéder à des services spécifiques directement sur votre ordinateur, tels que des outils de comptabilité.
Pour minimiser les pertes de trésorerie, les SaaS de gestion de trésorerie sont un outil redoutable ! Selon les offres, ils mettent à votre disposition une large palette d'outils pour optimiser vos flux financiers :
→ Services de visualisation des données
→ Regroupement des comptes bancaires
→ Informations sur les paiements courants
→ Suggestions d'optimisation
→ Planification de scénarios et tests
→ Intégration de l'intelligence artificielle pour l'analyse des flux
→ Etc.
Comment choisir un SaaS ?
Les offres de SaaS sont nombreuses et variées, et il existe un service pour chaque secteur et chaque échelle. Ainsi, quels que soient votre activité et votre budget, il existe un SaaS pour répondre à vos problématiques financières et vous aider à minimiser vos pertes.
Parmi les SaaS de gestion de trésorerie, Agicap, Pennylane et Fygr sont leaders en France. Elles proposent des services d'agrégation et de visualisation de données financières pour vous aider à contrôler votre trésorerie.
Ces outils ne sont que deux exemples, et il existe de nombreuses autres solutions SaaS pertinentes. Il peut donc être difficile d'identifier celle qui vous convient. C'est précisément l'enjeu du service d'inventaire de Najar, qui vise à réduire vos dépenses inutiles en optimisant l'éventail des solutions SaaS à votre disposition.
Comment tirer le meilleur parti d'un logiciel-service ?
Une fois que vous avez fait le bon choix, vous devez utiliser intelligemment votre nouveau logiciel de gestion de trésorerie. En effet, la mauvaise utilisation d'un SaaS est en soi une forme de perte de trésorerie.
Pour vous assurer que votre SaaS de gestion vous permet de minimiser efficacement vos fuites, voici quelques bonnes pratiques :
→ Établir un état financier et mettre en place un suivi régulier des flux de trésorerie, sous la forme d'un tableau de bord par exemple.
→ Mise en place d'indicateurs d'alerte de trésorerie
→ Obtenir l'aide de conseillers pour adapter l'outil à vos besoins
→ Si possible, gérez un maximum de vos dépenses et de vos flux financiers via SaaS, afin de centraliser vos processus.
→ Vérifiez les options d'évolutivité du SaaS, afin de vous assurer que vous pourrez utiliser cet outil tout au long du développement de votre entreprise.
Vous l'avez trouvé : une gestion inattentive de la trésorerie de votre entreprise peut entraîner d'importantes pertes de liquidités. Il s'agit d'un problème très courant, car ces fuites passent souvent inaperçues.
Le SaaS est la solution idéale. Ils vous permettent de suivre vos flux financiers avec précision, afin de mieux contrôler vos dépenses.
Si vous souhaitez remédier à ces pertes de trésorerie au sein de votre entreprise, nous vous suggérons de choisir un SaaS adapté. Utilisé à bon escient, c'est un outil essentiel pour minimiser les fuites de trésorerie et exploiter tout le potentiel de votre trésorerie.
