8 façons d’utiliser ChatGPT pour les achats (+ 8 prompts efficaces)

ChatGPT est déjà largement utilisé dans de nombreux secteurs professionnels, y compris les achats.

Pour les équipes achats, ChatGPT peut aider à rédiger un RFP, préparer des questions pour un rendez-vous fournisseur, transformer des notes en e-mail ou découvrir rapidement une nouvelle catégorie d’achats.

Il est essentiel de savoir quand ChatGPT peut vous faire gagner du temps et quand l’expertise achats, les données et le contexte sont nécessaires.

Voici quelques exemples concrets d’utilisation de ChatGPT par les équipes achats, tout en gardant à l’esprit qu’il ne remplace pas le métier d’acheteur.

8 façons d’utiliser ChatGPT pour les achats

D’après OpenAI, 92 % des entreprises du Fortune 500 utilisent déjà ses produits. Il est donc probable que d’autres professionnels des achats testent aussi cet outil, qu’il soit officiellement autorisé ou non.

Voici les principaux usages de ChatGPT dans les achats :

1. Préparer les négociations avec les fournisseurs

La négociation reste le rôle du professionnel des achats, mais ChatGPT peut accélérer une grande partie de la préparation.

Fournissez à ChatGPT la proposition du fournisseur, votre contrat actuel, l’historique des prix, vos besoins métier et vos objectifs de négociation.

Il peut ensuite transformer ces informations en arguments, questions, compromis possibles et réponses potentielles.

Avantages :

• Structurer la préparation de la négociation
• Identifier les questions à poser aux fournisseurs
• Anticiper les objections possibles
• Explorer différents scénarios de négociation
• Transformer des notes dispersées en un plan clair

Exemple de prompt :

"Aide-moi à préparer une négociation avec [fournisseur]. Voici le contrat actuel, la proposition de renouvellement du fournisseur, nos dépenses annuelles actuelles, les informations d’utilisation, nos besoins métier et mes objectifs de négociation.

Identifie les arguments factuels les plus solides que je peux utiliser pendant la discussion, les questions que je devrais poser sur les prix proposés, les conditions que je pourrais négocier et les compromis que je pourrais envisager.

Joue ensuite le rôle du fournisseur dans 3 réponses probables et suggère comment je pourrais répondre à chacune. N’invente aucune donnée de marché ni aucun fait concernant le fournisseur qui ne figure pas dans les informations fournies."

ChatGPT peut vous aider à préparer la discussion, mais il ne peut pas analyser les réactions de votre interlocuteur pendant la négociation.

→ 💻 Découvrez comment négocier un prix d’achat plus bas sans offenser le vendeur

2. Créer des RFP et RFQ

Écrire un RFP ou un RFQ à partir de rien n’est généralement pas le meilleur usage du temps d’un acheteur.

ChatGPT peut transformer vos besoins métier en une première version structurée, incluant les questions à poser aux fournisseurs, les exigences techniques, les informations tarifaires, les attentes de mise en œuvre et les critères d’évaluation.

Avantages :

• Obtenir une première version plus rapidement
• Structurer plus clairement les exigences
• Créer des questions fournisseurs cohérentes
• Identifier les éventuelles lacunes dans les exigences
• Adapter des modèles à différents projets de sourcing

Exemple de prompt :

"Crée un RFQ détaillé pour une entreprise de taille moyenne souhaitant sélectionner une plateforme SaaS de gestion des dépenses.

La solution doit s’intégrer à Google Workspace et à notre système comptable, prendre en charge les accès basés sur les rôles, fournir des rapports sur les dépenses et répondre à nos exigences de sécurité.

Structure le RFQ en plusieurs sections : informations sur l’entreprise, exigences fonctionnelles, intégrations, sécurité et conformité, mise en œuvre, support, tarification, conditions contractuelles et références clients.

Pour chaque exigence, indique si le fournisseur doit fournir une réponse oui/non, une explication écrite ou une réponse chiffrée.

Ajoute un tableau final des tarifs proposés par le fournisseur et signale les exigences que l’équipe achats devrait clarifier en interne avant d’envoyer le RFQ."

Le RFQ final doit toujours refléter les besoins réels de votre organisation, et non ceux que ChatGPT pourrait imaginer.

3. Élaborer des stratégies de catégorie

Pour élaborer une bonne stratégie de catégorie, il faut faire des recherches, analyser les dépenses, bien connaître les fournisseurs, consulter les parties prenantes et établir un plan clair.

ChatGPT peut vous aider à organiser ce travail et à créer une première version cohérente.

Indiquez à ChatGPT votre catégorie, vos fournisseurs actuels, vos dépenses, vos besoins métier et les difficultés rencontrées. Il pourra alors vous aider à structurer la stratégie et à repérer les points à approfondir.

Avantages :

• Créer une première version d’une stratégie de catégorie
• Structurer les recherches internes et externes
• Identifier les opportunités potentielles de consolidation
• Définir des priorités initiales de sourcing
• Préparer des questions pour les parties prenantes et des plans d’action

Exemple de prompt :

"Agis comme un conseiller en achats stratégiques. À partir des informations ci-dessous sur la catégorie, crée une première version de stratégie pour [catégorie].

Inclue le profil actuel des dépenses, le paysage des fournisseurs, les besoins métier, les risques potentiels, les opportunités de consolidation, les options de sourcing, les opportunités de négociation et un plan d’action sur 12 mois.

Distingue clairement les faits fournis dans les données des hypothèses à valider.

Termine par 5 questions auxquelles je dois répondre avant de finaliser la stratégie."

4. Créer des critères d’évaluation des fournisseurs

Un projet de sourcing devient vite complexe si les parties prenantes n’ont pas la même vision des priorités.

ChatGPT peut transformer ces exigences en une grille d’évaluation structurée, avec des critères, des questions et une pondération suggérée. :

• Créer des critères d’évaluation cohérents
• Regrouper les besoins des parties prenantes dans une même grille
• Identifier les lacunes dans le processus d’évaluation
• Élaborer des modèles de notation des fournisseurs
• Faciliter la comparaison des propositions

Exemple de prompt :

"Nous évaluons des fournisseurs pour [produit/service]. À partir des exigences ci-dessous, crée une grille d’évaluation des fournisseurs comprenant 8 à 10 critères.

Pour chaque critère, donne une définition, une pondération suggérée, les éléments que les fournisseurs devraient fournir comme preuves et 3 questions que nous pouvons utiliser pour évaluer leur réponse. Garde le prix comme un critère parmi d’autres plutôt que comme le seul facteur de décision.

Identifie les critères qui se chevauchent et suggère comment éviter de les compter deux fois."

L’équipe achats doit définir les critères et les pondérations finales selon les besoins réels du projet.

5. Gérer les relations fournisseurs

Gérer les relations avec les fournisseurs demande beaucoup de communication, mais aussi de réfléchir aux problèmes de performance, aux attentes des parties prenantes et aux plans d’amélioration.

ChatGPT peut aider les équipes achats à structurer leurs retours aux fournisseurs, à préparer les ordres du jour des réunions et à rédiger des plans d’action correctifs si les performances ne sont pas satisfaisantes.

Avantages :

• Préparer les réunions avec les fournisseurs
• Structurer les retours sur les performances
• Rédiger des plans d’actions correctives
• Rendre les communications difficiles plus claires
• Assurer une communication cohérente avec les fournisseurs

Exemple de prompt :

"Aide-moi à préparer une revue trimestrielle avec [fournisseur].

En te basant sur les données de performance ci-dessous, repère les trois principaux problèmes à traiter. Rédige, pour chacun des arguments, un argument court, puis propose cinq questions qui aideront le fournisseur à expliquer les causes profondes plutôt que de se contenter de reconnaître le problème.

Ensuite, propose un plan d’actions correctives pour chaque problème, en précisant un responsable, une action à mener, une date cible et un indicateur de réussite. Adopte un ton ferme et collaboratif."

L’IA peut vous aider à préparer la réunion et à formuler vos messages, mais il reste essentiel d’exercer votre propre jugement pour gérer la relation avec le fournisseur.

6. Rechercher des informations sur les catégories d’achats

Quand une équipe achats découvre une nouvelle catégorie, il y a souvent beaucoup à apprendre avant de lancer le processus de sourcing.

ChatGPT peut être utile pour expliquer la terminologie, présenter les points clés à considérer lors du sourcing et suggérer des questions à poser aux fournisseurs et aux parties prenantes internes.

Avantages :

• Se familiariser rapidement avec des catégories peu connues
• Comprendre la terminologie pertinente
• Identifier les principaux éléments à prendre en compte dans les achats
• Créer de premiers questionnaires fournisseurs
• Élaborer une checklist de recherche

Exemple de prompt :

"Je suis un professionnel des achats qui prépare le sourcing de la catégorie [catégorie]. Donne-moi une présentation pratique de cette catégorie couvrant :

• les principaux produits/services concernés
• les modèles fournisseurs courants
• les principaux termes techniques et commerciaux
• les structures tarifaires habituelles
• les principaux risques liés aux achats
• les critères d’évaluation des fournisseurs
• les questions que je devrais poser aux parties prenantes internes

Distingue les connaissances générales du secteur des informations qui nécessiteraient une recherche de marché à jour. Termine par une checklist des éléments que je devrais vérifier avant de lancer le processus de sourcing."

Cela aide à mieux connaître une catégorie, mais il est important de s’appuyer sur des sources fiables et à jour pour obtenir des informations à jour sur le marché.

7. Rédiger les communications avec les fournisseurs

Les équipes achats envoient de nombreux e-mails. Certains portent sur des négociations importantes, d’autres sont simplement des relances, comme « je me permets de revenir vers vous au sujet de mon précédent e-mail ».

ChatGPT peut prendre en charge une grande partie de la rédaction et aider les professionnels des achats à transformer des notes brutes en messages clairs et professionnels.

Avantages :

• Gagner du temps sur les e-mails répétitifs
• Adapter le ton à différentes situations
• Rendre les demandes plus claires
• Standardiser les communications récurrentes
• Rédiger plus facilement des messages difficiles

Exemple de prompt :

"Réécris l’e-mail ci-dessous, destiné à un fournisseur, afin qu’il soit concis, professionnel et direct, sans paraître agressif.

Nous avons besoin que le fournisseur explique la hausse de prix proposée de 12 % et nous transmette une nouvelle proposition commerciale d’ici vendredi. Garde une relation collaborative, mais n’affaiblis pas la demande et ne laisse pas entendre que nous avons déjà accepté cette hausse.

Donne-moi une version ferme et une version plus collaborative."

8. Suivre la conformité des achats

La conformité des achats consiste souvent à vérifier que les activités d’achat respectent les politiques internes, les exigences d’approbation et les processus documentés.

ChatGPT peut transformer des politiques complexes en listes de contrôle pratiques et organiser les écarts repérés au sein d’un plan d’action.

Avantages :

• Transformer les politiques en checklists utilisables
• Structurer les contrôles de conformité
• Identifier les éventuelles lacunes dans les processus
• Préparer les documents nécessaires aux audits
• Organizer les actions correctives

Exemple de prompt :

"Analyse la politique d’achats ci-dessous et transforme-la en une checklist pratique de conformité. Pour chaque exigence, indique quelles preuves permettraient de démontrer sa conformité, qui en serait généralement responsable et quels éléments pourraient indiquer une éventuelle lacune.

Crée ensuite un modèle d’audit simple que l’équipe achats pourrait utiliser pour examiner un échantillon de transactions d’achat. N’interprète pas les exigences légales ou réglementaires au-delà du contenu de la politique fournie.

Pour les questions de conformité réglementaire, les experts juridiques ou de conformité concernés doivent vérifier l’interprétation finale."

→ 💻 Pour en savoir plus, consultez notre article sur la conformité des licences logicielles, ses avantages et ses fonctionnalités, ainsi que sur la façon de choisir une solution adaptée.

Les limites de ChatGPT dans les achats

ChatGPT peut accélérer de nombreuses tâches d’achat, mais il a une limite importante : il ne connaît que les informations que vous lui donnez.

Si vous souhaitez qu’il identifie des opportunités d’économies sans lui transmettre vos données de dépenses, il ne pourra que formuler des suggestions.

C’est pareil pour la gestion des fournisseurs et des contrats. ChatGPT ne saura pas quels contrats arrivent à échéance, combien vous dépensez chez chaque fournisseur ou si plusieurs services achètent les mêmes outils, sauf si vous lui donnez ces informations.

Les équipes achats doivent également garder à l’esprit d’autres limites :

1. La fiabilité des réponses

ChatGPT peut parfois fournir des réponses qui semblent convaincantes sans être réellement correctes.

C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit d’informations relatives aux fournisseurs, de prix, de conditions contractuelles ou d’exigences de conformité. L’IA peut mal interpréter des données, passer à côté de détails importants ou inventer avec assurance des informations qui ne lui ont pas été fournies.

Pour les décisions d’achat importantes, comparez toujours les résultats de l’IA avec les documents originaux et des sources fiables. Utilisez ChatGPT comme point de départ, pas comme solution finale.

2. L’expertise achats

L’IA peut aider à analyser et à préparer certaines tâches, mais elle ne remplace pas le jugement humain dans les achats.

En plus de comparer les prix, les équipes doivent prendre en compte les besoins métier, les relations avec les fournisseurs, les risques, les conditions contractuelles, les politiques internes et la valeur à long terme.

L’IA peut organiser et analyser ces informations, mais elle ne sait pas quels critères comptent le plus pour votre entreprise. Les professionnels des achats doivent toujours choisir ce qu’il faut mesurer, la manière d’évaluer les critères et savoir si une économie potentielle vaut la peine d’être poursuivie.

C’est encore plus vrai pour le sourcing stratégique et les négociations, où l’expérience et la connaissance du marché comptent souvent plus que la recherche du prix le plus bas.

3. La confidentialité des données

Les équipes achats traitent souvent des informations sensibles, notamment des contrats, des tarifs fournisseurs, des données financières et des informations internes relatives aux achats.

Avant de partager ces informations avec un outil d’IA, il est important de savoir comment il gère les données et de vérifier qu’il respecte vos normes de sécurité et de confidentialité.

4. L’absence de workflows achats

ChatGPT peut vous aider à créer un workflow d’achats, mais il ne l’exécutera pas pour vous.

Seul, il ne peut pas faire circuler les demandes d’achat pour approbation, suivre les renouvellements de fournisseurs, centraliser la base de données des fournisseurs ou connecter les activités d’achat entre les services.

C’est là qu’un logiciel d’achats dédié peut vraiment faire la différence.

ChatGPT vs. outil d’IA pour les achats

ChatGPT peut vous aider dans presque toutes les tâches d’achat que vous lui confiez, de l’analyse des dépenses à la revue des contrats, en passant par la préparation des négociations avec les fournisseurs.

Un outil d’achats basé sur l’IA couvre bon nombre de ces mêmes cas d’usage, mais avec des données d’achats externes, des workflows et des automatisations intégrés.

Le tableau ci-dessous montre les domaines où les deux se chevauchent, ainsi que ceux où Najar va plus loin en connectant ces tâches au processus d’achat dans son ensemble.

Fonctionnalité achatsChatGPTNajarAnalyser les dépenses achats✓✓Identifier automatiquement les opportunités d’économies✕✓Comparer les propositions fournisseurs✓✓Rechercher des fournisseurs✓✓Évaluer les risques fournisseurs✓✓Examiner les contrats fournisseurs✓✓Suivre les renouvellements de contrats✕✓Préparer les négociations avec les fournisseurs✓✓Accompagner les négociations avec les fournisseurs✕✓Créer des RFP et RFQ✓✓Gérer les demandes d’achat✕✓Automatiser les workflows d’approbation✕✓Gérer les relations fournisseurs✕✓Suivre la conformité des achats✓✓Centraliser les données fournisseurs et contractuelles✕✓Connecter les données de dépenses, fournisseurs et contrats✕✓Appliquer des benchmarks et l’expertise achats✕✓Automatiser les tâches achats récurrentes✕✓Gérer le processus achats de bout en bout✕✓

ChatGPT peut examiner un contrat que vous lui fournissez. Najar peut relier ce contrat au fournisseur concerné, à son historique de dépenses, à sa date de renouvellement et à l’ensemble de votre activité d’achats.

ChatGPT peut vous aider à préparer une négociation, tandis que Najar rassemble les données d’achat, les benchmarks tarifaires et des acheteurs experts pour accompagner la négociation elle-même.

Vous passez donc moins de temps à saisir des informations et plus de temps à appliquer les enseignements obtenus.

Vous gardez le contrôle sans avoir à tout confier à l’IA ou à l’automatisation. Najar permet aux équipes achats de rester impliquées là où le jugement humain compte, tout en gérant en arrière-plan une grande partie du travail répétitif.

Sa plateforme connecte l’ensemble du processus, depuis la première demande jusqu’au sourcing, aux approbations, aux contrats et à l’optimisation des dépenses.

Si ChatGPT ressemble à un assistant que vous utilisez lorsque vous avez besoin de réaliser une tâche, une plateforme d’achats basée sur l’IA comme Najar intègre directement cette capacité à votre processus d’achat.

Réalisez plus, avec moins de prompts grâce à Najar

ChatGPT peut vous aider à gérer de nombreuses tâches répétitives en achats. Mais si vous devez sans cesse importer des documents, copier des données de dépenses, rédiger des prompts détaillés et vérifier les résultats, cela peut vite devenir une charge de travail supplémentaire.

Un outil d’achat basé sur l’IA comme Najar peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Avec Najar, vous n’avez plus à demander à ChatGPT d’analyser chaque contrat, de comparer les fournisseurs, de préparer les négociations ou de rechercher des économies, prompt après prompt.

Najar relie directement ces tâches à votre processus d’achat. Il centralise les demandes d’achat, les informations fournisseurs, les contrats, les données de dépenses, les approbations et les négociations au même endroit, pour que vous ne repartiez pas de zéro à chaque fois.

Un seul outil, moins de détours dans les achats

Najar gère de nombreuses tâches que vous pourriez confier à ChatGPT, mais avec des données d’achat et des workflows déjà intégrés.

• Analyser les dépenses : Les informations financières exploitables de Najar vous aident à repérer les outils sous-utilisés, les abonnements en double, les contrats inutiles et d’autres opportunités d’économies.
• Gérer les demandes d’achat : Les demandes d’achat intelligentes centralisent toutes les demandes et collectent les informations nécessaires avant de poursuivre un achat.
• Accélérer les validations : La validation simplifiée des demandes transmet automatiquement les demandes aux bonnes personnes, réduisant les échanges nécessaires pour faire approuver les achats.
• Comparer les fournisseurs et gérer le sourcing : Le sourcing de fournisseurs en toute confiance aide votre équipe à trouver des fournisseurs, à comparer les options, à comprendre les prix du marché et à négocier de meilleures conditions.
• Garder les parties prenantes alignées : La Salle d’approbation collaborative rassemble les détails des achats, les documents, les retours et les approbations au même endroit, plutôt que de les disperser entre les e-mails et les discussions.
• Examiner et gérer les contrats : La gestion des contrats en pilote automatique extrait les informations importantes des contrats, suit les dates de renouvellement et indique aux équipes quand une action est nécessaire.
• Réduire les coûts SaaS : L'optimisation des dépenses identifie les outils en double, les licences inutilisées et les possibilités de renégociation. L’équipe Najar peut même prendre en charge la négociation à votre place.

Aller au-delà des prompts dans les achats

ChatGPT peut faire beaucoup de choses. Mais si chaque tâche commence par « Tu te souviens de notre dernière conversation… », « Utilise cette feuille de calcul… » ou « Regarde ces captures d’écran… », il est peut-être temps de passer à une solution plus connectée.

Najar rassemble l’IA, les données d’achat, les workflows et l’expertise humaine, pour que vous passiez moins de temps à rédiger des prompts et plus de temps à faire avancer vos achats.