L'année 2020 restera certainement dans les mémoires comme l'année d'une crise sanitaire mondiale due à Covid-19. S'il est certain que l'économie en général - et les TPE et PME en particulier - ont largement souffert de ce contexte, une nouvelle façon de penser le travail a également émergé, qui bouleverse le modèle traditionnel.
Les technologies de l'information jouent un rôle essentiel pendant le lockdown en permettant la continuité des activités. Au-delà de l'aspect humain, largement impacté, il fallait trouver des moyens techniques pour accompagner ces changements. Les DSI l'ont bien compris, Covid-19 leur a permis d'accélérer la transformation numérique dans les entreprises afin d'adapter leurs processus, pour une productivité et une communication optimales malgré le contexte.
Le rôle du DSI devient de plus en plus central dans l'entreprise, car la digitalisation touche désormais tous les domaines de son activité et les différents métiers doivent de plus en plus s'y référer, y compris la direction financière dans une logique de compréhension et de contrôle budgétaire.
Une nécessaire adaptation des méthodes de travail via la technologie numérique
La numérisation comme lien avec les employés
Avec le pandemy Covid 19, de nombreux employés travaillent désormais à domicile, ce qui ne facilite pas la création de liens entre les employés ni l'intégration de nouveaux employés. C'est pourquoi les entreprises doivent mettre en place des processus numérisés pour maintenir ce lien.
Au nom de la sécurité sanitaire, le télétravail a connu un essor sans précédent. Peu répandu jusqu'alors, il s'est démocratisé afin de limiter les rencontres entre salariés et la concentration de personnes potentiellement contaminées.
Au lendemain de la crise, ces mesures d'adaptation ne disparaîtront pas. Le principal défi pour les chefs d'entreprise sera de trouver un nouveau modèle, en intégrant les ajustements réalisés pendant la crise sanitaire dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Ainsi, de manière générale, les évolutions porteront sur :
- L'amélioration de la présence numérique, initiée pendant la crise et qui devra être consolidée, en vue de faciliter la collaboration à distance ;
- L'intégration éventuelle des nouvelles recrues de l'entreprise ainsi que le maintien du lien entre l'entreprise et l'ensemble de ses employés, même dans un contexte de télétravail ;
- L'anticipation d'une éventuelle crise future par l'élaboration de processus clairs.
Numérisation des opérations
Les environnements de travail numériques ont explosé avec la crise sanitaire. Dans cet environnement éloigné, la mise en œuvre d'outils SaaS qui soutiennent des flux de travail modernes et agiles devient primordiale.
En effet, avec la crise sanitaire actuelle, les responsables technologiques ont été confrontés à un large éventail de demandes multidimensionnelles telles que la réorientation des demandes des clients vers les canaux numériques ou la reconfiguration des chaînes d'approvisionnement pour s'adapter à la nouvelle organisation de l'entreprise.
Ainsi, les DSI ont dû :
- améliorer leur présence numérique, en favorisant la mise en place de nouvelles solutions SaaS, tout en les contrôlant pour éviter le phénomène shadow IT ;
- Plus généralement, il s'agit de moderniser l'ensemble de l'écosystème informatique de l'entreprise afin d'acquérir un avantage concurrentiel.
Ces changements se poursuivront au-delà de la crise sanitaire et seront probablement la norme à l'avenir. Les entreprises capables de s'adapter à ces changements, voire de les anticiper, auront de meilleures chances de prospérer.
L'un des axes de développement peut être pour l'entreprise de se concentrer sur l'expérience client, en mettant davantage l'accent sur l'élément humain et en construisant une relation de confiance. De plus, la création de valeur sera basée sur la continuité entre les mondes physique et numérique.
Conséquences techniques
La numérisation des entreprises et des opérations se traduit par une explosion des logiciels SaaS utilisés en interne. Les services informatiques doivent donc veiller à la sécurité de l'utilisation de ces nouveaux outils et s'assurer qu'aucune faille ne se produit. Cela implique de former les employés aux bonnes pratiques de sécurité informatique, mais aussi de maintenir des applications et des procédures claires pour vérifier leur niveau de sécurité avant qu'elles ne soient utilisées.
Demain, la crise sera terminée et les entreprises reprendront leur rythme d'activité habituel. Le principal défi pour les responsables technologiques sera de renforcer les solutions mises en place dans un climat d'urgence lors de la pandémie.
Cela nécessitera le développement d'infrastructures qui soutiennent cette transition numérique, mais aussi l'élaboration d'une véritable stratégie pour leur déploiement. Au-delà de la création d'une architecture informatique résiliente et sécurisée, les responsables informatiques devront être vigilants dans la surveillance de leurs actifs, matériels et logiciels. Un bon système informatique ne peut être efficace que s'il s'appuie sur des équipements techniques fiables et performants.
Ces adaptations, qui sont appelées à s'imposer au fil du temps dans les entreprises comme de nouvelles formes d'organisation du travail, ne se font pas sans frais.
Un budget informatique en croissance exponentielle
Selon Gartner, les dépenses informatiques des entreprises augmenteront de 8,4 % en 2021, contre 2,3 % en 2019. Compte tenu des changements qui s'imposent actuellement, cette évolution n'est pas surprenante. Ces dépenses concernent principalement les équipements informatiques et les logiciels SaaS. Néanmoins, dans une période où une grande partie des entreprises ont souffert financièrement avec une baisse de leur chiffre d'affaires mais aussi de leurs ressources humaines, les coûts liés à cette transformation digitale, comme les autres, sont maîtrisés.
Pour ce faire, l'entreprise doit faire le point sur ce qui existe dans son organisation, y compris l'inventaire des applications SaaS utilisées. Une fois cet inventaire réalisé, l'entreprise peut passer à une phase de rationalisation, où les solutions qui ne sont pas assez utiles ou utilisées, ou celles qui seraient redondantes dans l'organisation, seront écartées. Cela permet de limiter les dépenses inutiles, en éliminant par exemple les solutions SaaS dont le retour sur investissement n'est pas assez élevé.
Une fois cette rationalisation achevée, les départements informatique et financier, en collaboration avec les différents métiers de l'entreprise, pourront sélectionner de nouvelles solutions innovantes pour favoriser le travail à distance au sein de l'organisation tout en maîtrisant leurs budgets.
La gestion du SaaS, un allié de la transformation numérique
Afin de garder un œil sur le nouvel écosystème numérique mis en place dans l'entreprise pendant cette période de pandémie, le département informatique doit mettre en place, conjointement avec l'équipe financière, une solution de SaaS Management leur permettant d'avoir une vue d'ensemble de ce qui est actuellement utilisé. Ils pourront ainsi décider de les maintenir ou de les remplacer par des solutions plus utiles ou plus modernes. A terme, cette solution aidera également à la prise de décision, notamment dans la sélection de nouveaux outils à l'échelle.
Du point de vue du contrôle budgétaire, un outil de gestion SaaS permettra d'identifier rapidement les solutions les plus coûteuses ainsi que les solutions dont l'entreprise pourrait se passer et donc de mieux gérer les logiciels utilisés par l'entreprise, afin de les optimiser.
La transformation numérique d'une entreprise peut rimer avec une augmentation du risque de failles de sécurité. Avec la multiplication des logiciels utilisés, les contrôles sur la sécurité de ces derniers doivent également augmenter. Un outil de gestion SaaS est un bon moyen d'avoir une vision claire et rapide des niveaux de sécurité de l'ensemble de l'écosystème logiciel utilisé dans l'entreprise. C'est donc l'allié parfait des DSI/CFO pour accompagner l'entreprise dans sa transformation numérique !
